綜合管理之ERP實(shí)施方法和流程

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  　目前各類型的ERP軟件在市場(chǎng)中層出不窮,究竟哪一種軟件功能更強(qiáng)且更適應(yīng)用戶需求也越來越為用戶所關(guān)注。我們知道系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置越靈活,軟件性能越強(qiáng),越能滿足用戶的需求,但同時(shí)也加大了系統(tǒng)實(shí)施的難度。
　　實(shí)施過程分為6個(gè)階段，有的ERP公司分為5個(gè)階段。但大同小異。
　　項(xiàng)目啟動(dòng)
　　項(xiàng)目調(diào)研
　　數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
　　系統(tǒng)培訓(xùn)
　　系統(tǒng)切換
　　系統(tǒng)維護(hù)
　　ERP顧問初次拜訪客戶前必須了解的情況：
　　A、從銷售人員處首先了解客戶企業(yè)的目前運(yùn)營(yíng)狀況，以及信息化建設(shè)的現(xiàn)狀?
　　B、從銷售人員處了解企業(yè)中高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該ERP項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)，及其對(duì)啟動(dòng)該ERP項(xiàng)目的真正目的?
　　C、從銷售人員處了解該企業(yè)對(duì)該項(xiàng)目支持的情況：
　　如：哪些人支持該項(xiàng)目?
　　哪些人不支持該項(xiàng)目?
　　那些人保持中力?
　　以及這些人在企業(yè)中的地位。是否擁有該項(xiàng)目的決策權(quán)?
　　D、從銷售人員處企業(yè)明年的目標(biāo)或者企業(yè)未來的戰(zhàn)略目標(biāo)?
　　如：明年利潤(rùn)達(dá)到5個(gè)億?
　　2010年成為中國(guó)該行業(yè)內(nèi)十強(qiáng)?
　　E、從銷售人員處該客戶的所從事的行業(yè)?
　　F、客戶是否對(duì)該項(xiàng)目上線時(shí)間有所要求?
　　H、客戶是否是公司的戰(zhàn)略客戶或者是重點(diǎn)客戶?
　　I、熟記客戶高層領(lǐng)導(dǎo)和ERP項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的姓名。
　　ERP顧問初次拜訪客戶必須準(zhǔn)備的資料
　　A、實(shí)施ERP如何幫助(輔助)客戶高層領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)他的個(gè)人目標(biāo)?最終目的是得到他最大的支持。
　　B、實(shí)施ERP如何幫助(輔助)客戶實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)?最終目的是得到他最大的支持。
　　C、實(shí)施ERP如何幫助(輔助)客戶各個(gè)部門主管實(shí)現(xiàn)個(gè)人目標(biāo)及部門目標(biāo)?最終目的是得到他最大的支持。
　　D、項(xiàng)目的總體實(shí)施規(guī)劃，具體時(shí)間可以不定。可以到客戶方了解具體情況在做定奪，但是必須明確計(jì)劃實(shí)施過程中關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和實(shí)施過程。
　　E、準(zhǔn)備好和客戶高層或者項(xiàng)目經(jīng)理的溝通內(nèi)容，必須明確的告訴(或暗示)對(duì)方該項(xiàng)目的實(shí)施會(huì)提高他在企業(yè)中的地位。或者實(shí)現(xiàn)他的個(gè)人目標(biāo)。最終目的是得到他最大的支持。
　　F、準(zhǔn)備ERP實(shí)施方法的PPT，在講述實(shí)施方法的過程中必須給客戶進(jìn)行洗腦，明確指出ERP不是神，不可能實(shí)現(xiàn)所有的功能。ERP是實(shí)實(shí)在在的工具。是改善管理體系，提高利潤(rùn)、降低成本的管理方法。
　　目前各類型的ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)軟件在市場(chǎng)中層出不窮,究竟哪一種軟件功能更強(qiáng)且更適應(yīng)用戶需求也越來越為用戶所關(guān)注。我們知道系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置越靈活,軟件性能越強(qiáng),越能滿足用戶的需求,但同時(shí)也加大了系統(tǒng)實(shí)施的難度。/考試大/收集/眾所周知,成功的軟件實(shí)施需要軟件系統(tǒng)知識(shí)和企業(yè)管理思想相緊密結(jié)合,而這一點(diǎn)往往又是軟件商或用戶中任何一方難以單獨(dú)完成的,因?yàn)檐浖纳a(chǎn)者會(huì)更注重其產(chǎn)品性能的完善,而不能非常完整、系統(tǒng)地掌握用戶的需求信息;而作為用戶,一般并不能十分了解各系統(tǒng)的功能以及它們之間的差別,因此很難正確選擇適合本企業(yè)的系統(tǒng)。在這種情況下,既熟悉軟件功能,又熟悉企業(yè)狀況的咨詢機(jī)構(gòu)應(yīng)運(yùn)而生。這種較為獨(dú)立客觀的咨詢機(jī)構(gòu)能夠站在用戶的角度,并憑借自身對(duì)各種系統(tǒng)的熟悉與了解,在實(shí)施過程中與軟件商密切合作,發(fā)揮出系統(tǒng)的最大功效。
　　KPMG(畢馬威華振會(huì)計(jì)師事務(wù)所)的IT咨詢有多年系統(tǒng)實(shí)施的經(jīng)驗(yàn),并在實(shí)踐中形成一套較為成熟的實(shí)施方法(如圖)。此方法以用戶為中心,以用戶的需求為出發(fā)點(diǎn),將實(shí)施的各階段文檔化,從而在很大程度上能夠確保實(shí)施成功。下面結(jié)合我們的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì),具體談一談這一方法。
　　1.需求分析
　　需求分析是指在充分了解客戶情況,包括客戶生產(chǎn)/財(cái)務(wù)及管理流程后,與客戶一起討論對(duì)系統(tǒng)的具體要求方案,主要針對(duì)其現(xiàn)行體制中的不足及目前所需的信息,制定出一套用戶對(duì)系統(tǒng)的需求方案。在這一階段中我們發(fā)現(xiàn)有許多用戶并不十分了解其自身的需求,至少是并不十分明確。此時(shí),作為用戶的咨詢?nèi)藛T還應(yīng)主動(dòng)了解客戶情況,結(jié)合對(duì)各類系統(tǒng)功能的熟悉給用戶提供有價(jià)值的提示,幫助客戶明確自身的需求,并以此為藍(lán)本對(duì)軟件進(jìn)行選擇。需求分析是完全以客戶的需要以及實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn),因此為客戶合理地選擇系統(tǒng)提供了基本保障。需求分析按照由頂至底、由大到小、由粗到精的過程來進(jìn)行,可分為3步。
　　第一步:確定客戶的性質(zhì)和背景。
　　此時(shí),我們采用客戶定位的辦法,如下圖所示:
　　客戶定位的意義在于,不同的行業(yè),其運(yùn)營(yíng)及管理特點(diǎn)也存在著很大差異。找到客戶類型,也即制定出一些標(biāo)準(zhǔn)的需求(行業(yè)需求),即我們所謂的初步定位。
　　第二步:在初步定位的基礎(chǔ)上針對(duì)客戶的特點(diǎn)和業(yè)務(wù)流程特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)分析。
　　在這一過程中,我們會(huì)分各個(gè)流程與客戶的管理層進(jìn)行分析,如生產(chǎn)流程、財(cái)務(wù)流程、企業(yè)管理流程、人事/工資管理流程以及其他流程。此外,除了對(duì)整體流程定義具體需求之外,我們還將討論一些客戶在其它特定領(lǐng)域中的要求,如遠(yuǎn)程訪問以及與電子銷售系統(tǒng)相連接等。
　　第三步:結(jié)合各種軟件的不同功能對(duì)客戶的需求進(jìn)行分析。在這一步驟中,我們將綜合各類型(大、中、小型)系統(tǒng)的不同特點(diǎn)對(duì)企業(yè)需求進(jìn)行進(jìn)一步分析,以便給客戶管理層提供一些具有價(jià)值的引導(dǎo)和提示,其中包括對(duì)各類系統(tǒng)目前面臨的具有共性的問題以及近期的一些趨勢(shì)。
　　由于客戶在軟件行業(yè)方面的接觸面有限,那么這種綜合性的分析在很大程度上會(huì)帶給客戶對(duì)現(xiàn)階段及未來一段時(shí)間企業(yè)在信息系統(tǒng)方面需求的一些新認(rèn)識(shí)。我們稱這為引導(dǎo)提示性需求分析。
　　由上述的分析步驟及內(nèi)容可以看出,需求分析是整個(gè)實(shí)施過程中至關(guān)重要的一步,是否制定出合理的客戶需求決定了以后整個(gè)系統(tǒng)實(shí)施的成敗,這是因?yàn)?
　　(1)需求分析是進(jìn)行系統(tǒng)選型的指導(dǎo)
　　由于不同的系統(tǒng)其開發(fā)的側(cè)重點(diǎn)不同,所適用的行業(yè)也各不相同。就制造行業(yè)而言,不同企業(yè)其物料清單的結(jié)構(gòu)和生產(chǎn)方式大相徑庭,有A型結(jié)構(gòu)(離散型制造業(yè)),V型結(jié)構(gòu)(連續(xù)流程化工型制造業(yè)),X型特型(選擇裝配型產(chǎn)品制造業(yè)),在進(jìn)行主生產(chǎn)計(jì)劃(Master pl anning)和物料需求計(jì)劃(MRP)計(jì)算時(shí),軟件將物料清單的結(jié)構(gòu)展開,其計(jì)算方法存在很大區(qū)別,所產(chǎn)生的采購(gòu)計(jì)劃、銷售計(jì)劃和預(yù)計(jì)生產(chǎn)時(shí)間自然就會(huì)因系統(tǒng)而異。/考試大/收集/很難想象一個(gè)藥品制造業(yè)的企業(yè)采用裝配型產(chǎn)品制造業(yè)的成本核算系統(tǒng)會(huì)帶來什么結(jié)果--藥品制造業(yè)由于其行業(yè)的獨(dú)特性需嚴(yán)格追蹤其產(chǎn)品中各種成份的含量及生產(chǎn)時(shí)間,若采用了裝配型產(chǎn)品制造業(yè)的核算系統(tǒng),則無法準(zhǔn)確追蹤上述兩個(gè)因素,整個(gè)系統(tǒng)的功能也隨之打了一個(gè)很大的折扣。作為用戶和咨詢?nèi)藛T雙方都不希望看到投入很大精力、財(cái)力及時(shí)間取得的一套系統(tǒng)與自己當(dāng)初設(shè)想的功能完全不相吻合這一局面。因此是否能正確地選擇系統(tǒng)類型成為系統(tǒng)是否能發(fā)揮足夠效用的決定性因素。
　　(2)需求分析為鑒定一個(gè)系統(tǒng)是否適合于企業(yè)建立了參照標(biāo)準(zhǔn)。
　　大型IT系統(tǒng)的選擇是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作。許多客戶在選擇系統(tǒng)之初,往往只有一個(gè)模糊的、淺顯的概念,如:我需要一個(gè)能打印報(bào)表的財(cái)會(huì)系統(tǒng)……,要有中文界面……,要能控制財(cái)務(wù)借貸平衡……,等等。實(shí)際上,就所有系統(tǒng)而言,這些表淺的需求是容易得到滿足的。而更深一步的具有企業(yè)獨(dú)特性的需求才是用戶在選擇系統(tǒng)時(shí)需要予以最多考慮的。如果用戶對(duì)自身的需要不作深入的分析,往往會(huì)在系統(tǒng)實(shí)施一段時(shí)間以后,才發(fā)現(xiàn)具體業(yè)務(wù)及管理需求并沒有得到滿足,但此時(shí)系統(tǒng)已經(jīng)安裝完成,并已耗費(fèi)了大量的人力、物力資源。類似這樣的由于用戶沒有進(jìn)行深入的需求分析,或由于一種趨從的心理做出了錯(cuò)誤的系統(tǒng)選擇而導(dǎo)致大量資金、資源及時(shí)間的浪費(fèi)已屢見不鮮。而有經(jīng)驗(yàn)的IT咨詢顧問的作用則在于引導(dǎo)客戶制定正確的需求,從而根據(jù)這些需求協(xié)助客戶選擇出適合于自己的系統(tǒng)。
　　(3)需求分析還可以做到協(xié)助用戶確定合理的人力、財(cái)力方面的預(yù)算,在系統(tǒng)的實(shí)施過程中使各方面的要素得以優(yōu)化組合。