我的早會、周會和月會管理經(jīng)驗

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我的早會、周會和月會管理經(jīng)驗
 
分享一下我的早會、周會和月會管理經(jīng)驗
 
上午十點左右，無意之中打開微信，看到一個多年的老同事剛發(fā)的一個微信，有照片（一群人正襟危坐在偌大的辦公室內(nèi)，拿著筆記本認(rèn)真記錄），有文字（晨會仍在進(jìn)行中……）
這個微信讓我想分享一下我的早會、周會和月會管理經(jīng)驗，拋磚引玉來交流。

我個人的理解是一個企業(yè)的例行管理靠三個計劃和三個會議來進(jìn)行管理的。其中三個計劃就是年度工作計劃表、月度工作計劃表和周工作計劃表。而三個會議則是早會、周會、月會。
 
這三個例行會議的管理首先就是要提高會議效率，不能打持久戰(zhàn)。所以我提出了“5分鐘早會，90分鐘周會， 120分鐘月會”的管理要求，主要目的是大家要會前認(rèn)真準(zhǔn)備并做好會前的溝通和協(xié)調(diào)，避免在會議上進(jìn)行過多的討論甚至爭執(zhí)。
 
對于早會，我的目的很單純，就是點人頭，到齊了嗎？然后統(tǒng)一目標(biāo)，上路開工，投入工作狀態(tài)。所以，我的早會有幾點：第一，開會時間不能太長，9點上班，每天早上9：05開始，盡可能在5分鐘之內(nèi)結(jié)束，如有特殊新增的且需全體成員參與的重要工作，可適當(dāng)延長，但最長不超過20分鐘。第二，輪流主持，每個人都要對會議主持有一個切身體會，以避免常見會議中的遲到、不主動、不認(rèn)真、不積極、散漫等行為的發(fā)生。期望大家能夠準(zhǔn)時、認(rèn)真、開放，切實體味尊重與被尊重是相互的。第三，會議主持人要在會議結(jié)束10分鐘之內(nèi)將當(dāng)日會議紀(jì)要（EXCEL版）放在內(nèi)部OA系統(tǒng)上，大家隨時都可以看。第四，早會內(nèi)容主要集中在今日重點工作安排，同時要求每個人當(dāng)日下班自己主動到OA系統(tǒng)上更新自己當(dāng)日工作的完成情況，力求做到日事日畢。第五，原則不鼓勵坐著開早會，期望大家站立開會，第一時間不長，第二站著精神狀態(tài)好些，對身體也好些。第六、磨刀不誤砍柴工，凡是工作日，一定堅持開早會，讓大家養(yǎng)成一個良好的工作習(xí)慣，并在堅持中持續(xù)改善。
 
有關(guān)周會，我的看法是周會就是對當(dāng)月工作進(jìn)度的一個階段性總結(jié)，是一個更短期的PDCA循環(huán)，看進(jìn)度、做調(diào)整、做改善。同時，主管也可以根據(jù)本周的主要問題點和員工標(biāo)桿行為進(jìn)行案例引申點評，做一些企業(yè)文化建設(shè)的分享交流，來統(tǒng)一大家的思想和認(rèn)識。所以，我的周會一般有幾個特點：第一，每周上班的第一天，時間是下午14:00—15：30，有主管或者其代理人主持；第二，設(shè)定專人做好會議紀(jì)要，并在當(dāng)日下班前放在OA系統(tǒng)內(nèi)，大家隨時可以看到；第三，周會的主要內(nèi)容就是上周工作進(jìn)度簡述，本周重點工作展望，需要大家協(xié)助的工作事項，每人5分鐘左右。同時主管可以做一些企業(yè)文化實踐經(jīng)驗分享交流。第四，每個人每周上班第一天，需要根據(jù)月度工作計劃、客戶需求、年度工作目標(biāo)等來確定本周重點工作計劃并有助理匯總成周工作計劃在內(nèi)部公告欄張貼公布。

有關(guān)月會，我認(rèn)為月會重點是當(dāng)月每個人的績效述職會議，同時也是年度工作目標(biāo)完成的一個PDCA管理循環(huán)。我開的月會的幾個要點是：第一，月會一般在每月上班的第一周第一天（最好是每月5日之前），具體時間為下午14:00—16：00，必須有主管主持。第二，月會的主要內(nèi)容包含上月工作進(jìn)度及改善（依照績效指標(biāo)完成情況、重要工作項目進(jìn)度、客戶需求滿足情況，內(nèi)部可以提供一個參考模版）；本月重點工作計劃，對公司或團(tuán)隊成員的需求內(nèi)容。 每人8--10分鐘； 最后，有一項是企業(yè)文化實踐經(jīng)驗交流分享或“用以致學(xué)”心得分享（主管或主管指定一人，既然對優(yōu)秀者的一種鼓勵，也是對其他人員的一種啟發(fā)，更重要的是可以創(chuàng)建一種學(xué)習(xí)型的團(tuán)隊氛圍）。第三，會議設(shè)定專人負(fù)責(zé)做好會議紀(jì)要，并在會后一個工作日內(nèi)將《會議紀(jì)要》電子郵件形式發(fā)各參會人員，重要的《會議紀(jì)要》還需會議參與人簽字，會議紀(jì)要電子版在內(nèi)部OA 系統(tǒng)公布，原件交相關(guān)人員歸檔保管。第四，會議記錄人員負(fù)責(zé)會議決議事項的進(jìn)度追蹤，及時向會議主持人匯報工作進(jìn)度，并在下次會議開始之前將上次會議決議的執(zhí)行情況通報給與會人員。第五、每月第一周，周會和月度工作總結(jié)、本月工作計劃會議整合一起召開。第六，每個人每月25日要和主管討論確定下月重點工作計劃。此月度計劃要在每月最后一周最后的2個工作日內(nèi)匯總成內(nèi)部月度行事歷并張貼公布在內(nèi)部公告欄。
  
沒有規(guī)矩，不成方圓。所以，為了保證會議的高效，對于月會會的議紀(jì)律，一般我提出以下要求：第一，會議組織人負(fù)責(zé)會議紀(jì)律的維護(hù)（手機(jī)靜音，不來回走動、報告收繳等），準(zhǔn)備簽到表，組織參會人員簽到。第二，參會人員提前5分鐘到達(dá)會場進(jìn)行簽到。會議開始時，組織人收回簽到表。會后，組織人在簽到表上標(biāo)注遲到（注明到會時間）、未到人員。第三，參會人員如不能按時出席，需提前1個小時向會議組織人請假。第四，如應(yīng)出席人因故不能出席，需指派代理人員參加，并提前告知會議組織者。
 
會議管理是企業(yè)管理中最常見的一種管理工具和管理手段，只要堅持貫徹執(zhí)行，管理必然會逐步走向規(guī)范，效率也必將會逐步提升。