會(huì)議的成本

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日本太陽(yáng)公司有一個(gè)很有名的會(huì)議成本公式：

會(huì)議成本＝每小時(shí)平均工資的3倍X2X開會(huì)人數(shù)X會(huì)議時(shí)間（小時(shí)）。

平均工資乘以3，是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值是平均工資的3倍，乘2是因?yàn)閰⒓訒?huì)議要中斷經(jīng)常性的工作。因此，參加會(huì)議的人越多，成本越高，有了成本分析。如果開會(huì)的效率再不高，會(huì)議上經(jīng)常扯閑話，對(duì)管理資源的浪費(fèi)就更無(wú)法計(jì)算。

提起開會(huì)，大家都很無(wú)奈。不開會(huì)，工作卡殼推不動(dòng)，凡事都開會(huì)，則又特別占用時(shí)間。尤其是對(duì)于那些弱相關(guān)或不相關(guān)部門，被要求參加會(huì)議基本上就是在扼殺時(shí)間，部門領(lǐng)導(dǎo)、骨干人員把大量的時(shí)間用于開會(huì)，按職責(zé)做好本職工作的時(shí)間就非常有限了。在一些管理不規(guī)范的企業(yè)，開會(huì)時(shí)間甚至可以占用管理者的1/3的時(shí)間，按太陽(yáng)公司的計(jì)算公式推算，這是多么大的浪費(fèi)？！

相對(duì)于增加成本，更為嚴(yán)重的是，開會(huì)事必會(huì)在某種程度破壞既有的規(guī)則，破壞規(guī)則對(duì)于組織管理害莫大焉，一是為一件事破壞規(guī)則，制度的嚴(yán)肅性便不復(fù)存在，便凡事都可找到理由破壞規(guī)則，企業(yè)管理便沒有規(guī)則可言，工作亦無(wú)秩序可循，亂象由此而生。二是開會(huì)容易讓事事靠會(huì)議解決習(xí)慣，流程、職責(zé)、制度便產(chǎn)生松弛。于是乎制度規(guī)定對(duì)自己有用的便堅(jiān)持，不利于自己的便尋找借口逃脫制度約束懲罰，制度不是為規(guī)范高效管理保駕護(hù)航，反而成了一部分人投機(jī)取巧、逃脫懲罰的工具。三是組織活動(dòng)依賴于會(huì)議而不按流程和制度辦事，則企業(yè)中行事規(guī)則便往往變成比職位大小，比嘴巴大小。這樣形成一個(gè)非常壞的風(fēng)氣，首先是置領(lǐng)導(dǎo)于尷尬境地，不發(fā)言，事情沒進(jìn)展，一說話，操辦者便逃脫責(zé)任（好了也是你領(lǐng)導(dǎo)的，辦壞了也你領(lǐng)導(dǎo)決定的），其次也使職能部門養(yǎng)成惰性，平時(shí)不把工作做扎實(shí)，不做細(xì)致調(diào)研分析，事事靠領(lǐng)導(dǎo)作指示，感覺是尊敬領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)則是推卸責(zé)任（領(lǐng)導(dǎo)是人不是神，也不能事事拍對(duì)吧）！四是會(huì)議太多，組織的驅(qū)動(dòng)便不再由職責(zé)、流程制度驅(qū)動(dòng)，而變成單純靠會(huì)議、靠人靠驅(qū)動(dòng)，人走事停，人忘政息。領(lǐng)導(dǎo)不在，不但工作態(tài)度會(huì)不一樣，甚至許多緊急工作也無(wú)法進(jìn)行，造成企業(yè)貽誤戰(zhàn)機(jī)，這對(duì)處于完全競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)的企業(yè)，其后果何其可怕？！

有鑒于會(huì)議如此多的弊端，我們?cè)跁?huì)議管理上確實(shí)要提高效率，能不開就不開，能兩分鐘說完的事決不超過兩分半鐘，能縮小范圍的盡量縮小范圍。若說溝通，一封郵件，一條短消息，即時(shí)溝通工具，都完全可以達(dá)成目的。

在筆者的咨詢客戶中，有一些管理者非常在意開會(huì)的效率，為了控制會(huì)議時(shí)間，有些公司甚至在會(huì)議室不設(shè)桌椅，站著開會(huì)，還有的會(huì)議，限制發(fā)言者的時(shí)間（不允許浪費(fèi)別人的時(shí)間），規(guī)定觀點(diǎn)必須在2分鐘表達(dá)清楚，如果規(guī)定時(shí)間觀點(diǎn)不能表述清楚，則可能被轟下臺(tái)。

筆者在最近的咨詢活動(dòng)中，曾與十多位管理者就他們參加會(huì)議的時(shí)間進(jìn)行調(diào)研，被訪者不少人承認(rèn)至少三分之一的工作時(shí)間用于應(yīng)付各種會(huì)議。我想如果建設(shè)能有規(guī)范的職責(zé)和流程，普遍建立效率意識(shí)和規(guī)則意識(shí)，他們可以節(jié)省多少成本？如果能以職責(zé)和流程驅(qū)動(dòng)而非會(huì)議驅(qū)動(dòng)，把開會(huì)的時(shí)間用于工作，他們的產(chǎn)出和質(zhì)量將會(huì)是多么大的提高。當(dāng)然，真正規(guī)范了，即使不長(zhǎng)工資，絕大多數(shù)干部職工可以不用疲于奔命的加班加點(diǎn)，能規(guī)范的做事，高效地做事，規(guī)律的生活，我想這是我們大多數(shù)職業(yè)人的職業(yè)追求吧。