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我的軟件經(jīng)驗(yàn)之<二>----溝通計(jì)劃

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1.4 溝通計(jì)劃
1.4.1 化被動(dòng)為主動(dòng)
頗多項(xiàng)目經(jīng)理是被動(dòng)型的,別人需要什么才給什么,或者別人詢問什么才去做什么;見招拆招,以應(yīng)付的心態(tài)供應(yīng)資訊信息。如此團(tuán)隊(duì)的工作效率可想而知是不高的,必須做的事情都擺著,逃不掉的。因此有必要換個(gè)積極的態(tài)度去面對(duì),事先整理出項(xiàng)目溝通線路、每個(gè)項(xiàng)目相關(guān)人員需要知道什么、成員需要怎樣的信息才能去完成某事、規(guī)劃各階段的工作方式、以怎樣的工作方式做事才是客戶滿意和最高效率的等,這讓參與項(xiàng)目的人員明白身處何處而不處于迷茫困惑狀態(tài),將保證項(xiàng)目順滑開展,對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理而言,也不會(huì)經(jīng)??吹街茉獗笮 绑@喜”。

1.4.2 溝通線路
談溝通計(jì)劃前,先說溝通線路,溝通線路總數(shù)量=參加人數(shù)*(參加人數(shù)-1)/2,線路數(shù)量越高成本越高費(fèi)時(shí)也越多??磮D1,假設(shè)是六人開發(fā)團(tuán)隊(duì),15條溝通線路;如果節(jié)點(diǎn)1的項(xiàng)目經(jīng)理覺得在這結(jié)構(gòu)中,自己花費(fèi)的時(shí)間過多,可以做一些優(yōu)化處理;看圖2,溝通結(jié)構(gòu)分成兩組,一組是項(xiàng)目經(jīng)理和節(jié)點(diǎn)2的技術(shù)高手,一組是節(jié)點(diǎn)2-6的開發(fā)人員,開發(fā)人員進(jìn)行工作交流,遇到問題,節(jié)點(diǎn)2跟項(xiàng)目經(jīng)理反映,這樣能釋放項(xiàng)目經(jīng)理的精力和時(shí)間,讓他更好地去關(guān)注項(xiàng)目進(jìn)度、處理其他環(huán)節(jié)的事情。所以在制定溝通計(jì)劃時(shí),要考慮如何優(yōu)化工作方式的溝通線路。




圖 1


圖 2


1.4.3 文檔習(xí)慣
對(duì)于修改次數(shù)多的文檔,文檔封面最好標(biāo)上編寫者、日期、狀態(tài)、版本、修訂內(nèi)容等,修訂內(nèi)容注明修改了文檔中哪個(gè)部分,這能提高讀者的閱讀效率,并對(duì)文檔有快速的反饋意見;如果修改內(nèi)容很多,編寫者把修改標(biāo)紅以便于加速定位。





































編號(hào)


編寫者


日期


狀態(tài)


版本


修訂內(nèi)容


1


林英魁


2007-8-9


初稿


1.0


 


2


李飛鴻


2007-8-9


修改


1.01


1、4.2節(jié)


3


范琪


2007-8-15


修改


1.02


4.1節(jié)


4


金鳳飛


2007-8-18


修改 審核


1.1


5.4、5.6節(jié)


表 1 文檔版本號(hào)和修訂內(nèi)容



1.4.4 溝通計(jì)劃
溝通計(jì)劃著重描述組織結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目各階段工作溝通方式:

組織結(jié)構(gòu):列出甲乙雙方的組織結(jié)構(gòu)圖、機(jī)構(gòu)(或稱部門、科室)與人員聯(lián)系方式。
組織結(jié)構(gòu)圖的簡單例子見圖3,如果下屬機(jī)構(gòu)還有組織結(jié)構(gòu)圖,要畫子圖一一列出。

圖 3

機(jī)構(gòu)、人員聯(lián)系方式的例子見表2。


























































































主要部門:


下屬部門


人員


職務(wù)


電話


電子郵箱


教研室


農(nóng)水教研室


胡耀軍


處長


85427655-6652


huyj@scu.js.cn


陳連進(jìn)


 


85427655-6653


chenlj@scu.js.cn


水工教研室


林崗


副處長


85427655-6682


ling@scu.js.cn


工管教研室


孫少楠


處長


85427655-6683


sunsn@scu.js.cn


石學(xué)軍


 


85427655-6684


shixj@scu.js.cn


水力學(xué)教研室


王二平


處長


85427655-6654


wangep@scu.js.cn


水文教研室


趙曉慎


副處長


85427655-6684


zhaoxs@scu.js.cn


實(shí)驗(yàn)室


水利館


孫東坡


科長


85427655-6642


sundp@scu.js.cn


水利實(shí)驗(yàn)中心


范峰中


處長


85427655-6405


fanfz@scu.js.cn


水力學(xué)實(shí)驗(yàn)室


李志紅


處長


85490041


lizh@scu.js.cn


學(xué)院辦公室


 


邱桂棟


 


85427655-6357


qiugd@scu.js.cn


團(tuán)委


 


焦海波


 


85427655-6656


jiaohb@scu.js.cn


學(xué)生工作辦公室


 


許巍巍


 


85427655-6656


xuww@scu.js.cn


表 2 機(jī)構(gòu)職能與人員聯(lián)絡(luò)表




    項(xiàng)目各階段工作溝通方式:以流程圖為主文字為輔定義項(xiàng)目各階段的工作方式,例如規(guī)定項(xiàng)目經(jīng)理是所有信息的唯一通道,所有的可交付物不管是誰完成的,都要經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審核和發(fā)送給相關(guān)人員;規(guī)定所有發(fā)給客戶的文檔,項(xiàng)目經(jīng)理要轉(zhuǎn)呈組織高層審閱,經(jīng)同意才能發(fā)送客戶;規(guī)定項(xiàng)目經(jīng)理定期出《每周項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告》和《每月項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告》等。例子見圖4、圖5。



    圖 4


    圖 5


    作者:林佩雯

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