證件管理

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　證件管理功能不僅對企業(yè)來說很重要，而且對建筑工程企業(yè)來說也很重要。企業(yè)則主要是針對營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證、勞動執(zhí)法合格證、社保登記證、個人職稱證、崗位資格證等證件的管理。在建筑企業(yè)日常管理中，證書證件管理是其中必不可少的環(huán)節(jié)。規(guī)范的證件管理在保障企業(yè)依法經(jīng)營、安全生產(chǎn)過程中發(fā)揮重要的作用。

　　為了加強(qiáng)建筑企業(yè)的證件管理，確保證件在建筑工程企業(yè)管理中的安全、有效、合法地使用，一套行而有效的關(guān)于建筑企業(yè)證件管理系統(tǒng)勢必非常重要。

　　據(jù)了解，目前市面上，辦公OA類軟件數(shù)量繁多，建筑施工工程管理類軟件也很常見，這些軟件流行了很久，且都具有一定的證書管理功能，但是很多大多數(shù)企業(yè)卻表示，OA系統(tǒng)功能很強(qiáng)大，但用來管理證件，卻顯得不夠?qū)I(yè)。

　　一、對于建筑企業(yè)來說一般的OA系統(tǒng)在證件管理當(dāng)中存在哪些問題?

　　1、有些軟件的證書檔案管理，所有類型的證書都是同一個模板，而且還很死板

　　2、雖然OA系統(tǒng)功能很多，但是仔細(xì)看下來，能用得上的估計也就30%，顯得不太劃算

　　3、企業(yè)主要想要證書管理的功能，預(yù)警、借還、調(diào)證要方便，能滿足的軟件很少

　　4、公司有在用的OA系統(tǒng)和項目管理系統(tǒng)，但都沒有專門的證件管理功能，有的雖然有，但是過于簡單，不適用，想找一款專門的證件管理系統(tǒng)作為補充。

　　除了以上的這些問題，當(dāng)然肯定還有關(guān)于一般OA系統(tǒng)在管理證件時存在的其他的一些問題，而這些問題都是在OA辦公系統(tǒng)當(dāng)中解決不了的。那么，應(yīng)該是怎么樣一款OA系統(tǒng)讓這些建筑企業(yè)滿意呢?我們接下來繼續(xù)了解。

　　二、怎么樣的OA辦公系統(tǒng)可以滿足建筑企業(yè)的需求?

　　很多建筑公司在證書不多的情況下，大多都沒有專門的證書證件管理人員，在方式上多采用電子表格粗略記錄證書信息，而對于擁有發(fā)展起來有一定規(guī)模的建筑企業(yè)，證書數(shù)量成百上千，這種方式則顯得效率低下，非常原始，他們更愿意采用一些例如泛普軟件的建筑工程企業(yè)OA管理系統(tǒng)等專門管理證件問題，以確保證書證件的信息準(zhǔn)確、去向明確、處理及時、查看方便。

　　無論是OA系統(tǒng)的哪種方式，在建筑企業(yè)證件管理當(dāng)中有幾大必不可少的因素，主要有以下幾點：

　　1、證書信息的準(zhǔn)確性：這一點對于建筑企業(yè)來說是前提也是基礎(chǔ)，不用多說。

　　2、關(guān)于證書的期限：與證書相關(guān)的期限，不只包括證書本身的有效期，還包括證書的年審期限，人員證書的繼續(xù)教育期限等等，因證書過期無法使用造成項目投標(biāo)、資質(zhì)申報中的麻煩數(shù)不勝數(shù)，因此證書管理人員必須緊密關(guān)注證書的到期情況，及時進(jìn)行處理。

　　3、證件借出歸還的登記：建筑公司各部門、各項目、各分公司，經(jīng)常因工作需要借用各類證書，如果沒有嚴(yán)格的借用登記管理，一來二去證書不知所蹤時長發(fā)生，遺失補辦又是件非常麻煩的事。

　　4、證件的準(zhǔn)確調(diào)用：報項目、報資質(zhì)，需要調(diào)用各類證書，如果使用了已押證的證書，可能造成廢標(biāo)、申報無效等后果。因此證書調(diào)用必須準(zhǔn)確無誤。

　　5、證件準(zhǔn)確的分類統(tǒng)計：作為證書管理崗位，必須對企業(yè)證書的總體情況心中有數(shù)，隨時掌握證書的動向，為企業(yè)管理層的重要決策提供參考。

　　6、證件的費用清算：工程項目多、分支機(jī)構(gòu)多，都有證書使用需求，都要承擔(dān)相應(yīng)費用，但是費用的計算涉及到證書類型、用證時間、分?jǐn)偙壤葦?shù)據(jù)，結(jié)算起來很不方便，容易出錯。

　　以上幾點在建筑OA辦公管理系統(tǒng)當(dāng)中實現(xiàn)就可以滿足很多的建筑企業(yè)對于證件管理的需求了。目前市面上一些建筑行業(yè)OA管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等集成了部分證書證件管理的模塊，但因為并非核心功能，大多不夠完善。而泛普軟件的OA辦公管理系統(tǒng)則就可以滿足建筑企業(yè)對以上的需求。

　　三、泛普OA辦公管理系統(tǒng)關(guān)于證件管理的功能亮點有哪些?

　　1、證件看板一目了然：在系統(tǒng)當(dāng)中“證件看板”主要集中展示證件數(shù)量、類型、人員情況、到期情況、去向情況等，圖表與數(shù)據(jù)結(jié)合，證件概況、統(tǒng)計情況，一目了然。

　　2、證件到期短信提醒：通過證件管理系統(tǒng)管理證件到期，可根據(jù)證件類別自由設(shè)置提醒提前天數(shù)，不僅在系統(tǒng)中自動生成到期統(tǒng)計，更可通過手機(jī)短信及時獲得消息提示。

　　3、證件借還使用登記：系統(tǒng)記錄證件的借用人、借用時間、借用事項、借用證書等信息，關(guān)聯(lián)證件使用項目、時長、歸還情況等，保證每本證書的借還、使用有據(jù)可查。

　　4、證件類型自由設(shè)置：用戶可自由定義證件類型，不僅適用于建筑施工行業(yè)，監(jiān)理、造價、勞務(wù)、化工、石油等各行業(yè)各類證件均可通過系統(tǒng)進(jìn)行管理，適用面廣，方便靈活。

　　5、證件合同和收支管理：根據(jù)人員及證件的聘用，提供合同管理功能，便于記錄合同期限和費用情況，并可對每一份合同登記收款或付款，跟進(jìn)合同的執(zhí)行。

　　6、證件使用和費用分?jǐn)偅?/strong>證件管理部門可對每本證件在實際使用過程中產(chǎn)生的每一筆補貼等費用進(jìn)行登記，用證部門是誰，用多久，分?jǐn)偠嗌儋M用等。并可一鍵完成所需時間段的費用結(jié)算明細(xì)和統(tǒng)計。

　　除以上的這些證件管理的功能亮點之外，泛普OA系統(tǒng)還支持對系統(tǒng)的功能進(jìn)行修改，在已有功能的基礎(chǔ)上，依據(jù)用戶的要求進(jìn)行個性化的業(yè)務(wù)流程調(diào)整和功能新增，以達(dá)到完全滿足證件管理實際業(yè)務(wù)的運行。

　　同時能在證件管理已有功能的基礎(chǔ)上，依據(jù)用戶的需求進(jìn)行新增功能開發(fā)，或者在證件管理模塊之外，增加如投標(biāo)、項目、檔案、分公司等功能模塊。

　　以上就是對于泛普軟件OA建筑工程系統(tǒng)的介紹。在建筑企業(yè)當(dāng)中如果當(dāng)達(dá)到一定的證書數(shù)量，管理起來感到吃力的時候，盡量尋找專門的管理工具來幫忙。在選擇管理工具時，至少應(yīng)具備證書證件分類錄入、證書到期預(yù)警、證書借還管理、證書配置等功能等。