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使用OA管理系統(tǒng)解決費用報銷問題
在企業(yè)中，管理部門進行審批工作，是一項既簡單有困難的事情，我們?nèi)绾瓮ㄟ^系統(tǒng)將審批流程進行簡化，保證流程的完整性，也同時避免不必要的步驟。
一、企業(yè)費用報銷存在的問題
銷制度太機械，太依賴人工：雖然很多企業(yè)制定了費用報銷的管理辦法，但是由于要報銷的費用類型比較復(fù)雜，沒有明確的科目類型，也沒有為每一類費用提供原始工具。每個人對同一事件都會有不同的看法，甚至同一個人在不同時間對同一事件也會有不同的判斷。因此，如果在報銷過程的某一環(huán)節(jié)發(fā)生人員調(diào)動，會極大地影響報銷的一致性，甚至導(dǎo)致報銷前后數(shù)據(jù)不一致。
審計過程太長，審計人員缺乏責(zé)任感：由于審批流程需要更多的審批人和審批流程，報銷人需要一段時間才能收到報銷項目。長此以往，報銷人沒有很高的感知體驗，逐漸失去工作熱情，大大降低了工作效率和質(zhì)量。當(dāng)公司遇到需要財務(wù)核算的重要時期，會計人員也會承受更大的工作壓力。隨著審核人員的增多，難免會出現(xiàn)回避、敷衍的情況。很多審計人員沒有真正履行審計職責(zé)，責(zé)任心不強，最終導(dǎo)致費用報銷的前期審計工作無法真正有效的執(zhí)行。
缺乏健全的管理機制：目前我國大部分企業(yè)都把財務(wù)報銷作為財務(wù)部門的職責(zé)之一，沒有加強對財務(wù)報銷的管理，意識不到其對整個企業(yè)發(fā)展的影響。他們只是制定了一些相關(guān)的管理規(guī)范和報銷制度，并沒有真正落實日常的監(jiān)督管理。所以很多員工會為了個人利益報銷一些虛列的費用。此外，該企業(yè)部分財務(wù)人員對報銷人提供的原始憑證未認真核實，導(dǎo)致報銷嚴重失實，資金損失較大。
二、泛普OA管理系統(tǒng)解決企業(yè)費用報銷問題
1.系統(tǒng)審核
預(yù)算內(nèi)支出經(jīng)部門負責(zé)人和財務(wù)部門負責(zé)人共同在系統(tǒng)內(nèi)審核后，可當(dāng)場報銷，無需繁瑣的標準規(guī)范審核流程。預(yù)算內(nèi)分解到各部門的費用，可以在可控的前提下，由各部門直接簽字報銷。
2.規(guī)范流程
強化預(yù)算職能，需要各單位、各部門做好預(yù)算編制工作，預(yù)算報批，通過后嚴格執(zhí)行。如果需要增加預(yù)算或者預(yù)算發(fā)生變化，需要單位負責(zé)人簽字批準后才能進行下一步。預(yù)算中的橫向和縱向經(jīng)費可以由項目負責(zé)人直接報銷。經(jīng)管理部門審批后是可以的，不需要單位領(lǐng)導(dǎo)再審批，會增加時間。
3.自動化責(zé)任管理
對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)報銷，信息不對稱，公司的制度難以落地執(zhí)行。對于有問題的報銷，事后也不好查找追蹤，導(dǎo)致責(zé)帶關(guān)系不明，開源節(jié)流往往變成“紙”上談兵。通過自動化的OA系統(tǒng)流程運轉(zhuǎn)，報銷節(jié)點清晰，相關(guān)信息多維呈現(xiàn)，有效避免責(zé)任帶不清晰的情況發(fā)生。若報銷發(fā)生問題，也可以通過流程歸檔進行便捷搜索與查詢，每個環(huán)節(jié)責(zé)權(quán)明確，很容易找出責(zé)任人。
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