支招OA管理制度制定

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OA系統(tǒng)實(shí)施完成后，很多企業(yè)希望能夠建立一個(gè)OA系統(tǒng)的管理制度，對(duì)OA系統(tǒng)的使用做出明確的說(shuō)明和規(guī)范，確保OA系統(tǒng)的良好運(yùn)行。

　　但對(duì)于如何建立這個(gè)制度，很多企業(yè)又感覺(jué)無(wú)從下手。為此，筆者總結(jié)了一些經(jīng)驗(yàn)，供各企業(yè)參考。

筆者認(rèn)為不同企業(yè)對(duì)OA系統(tǒng)管理制度的制定，差別會(huì)很大，只能提供一些通用性的建議，說(shuō)一些常見(jiàn)的問(wèn)題，勉強(qiáng)可以稱為一個(gè)制度樣本，各個(gè)企業(yè)可以根據(jù)自己的實(shí)際情況來(lái)制定。

筆者認(rèn)為，企業(yè)在制定OA系統(tǒng)的管理制度時(shí)可參考以下七個(gè)方面：

1、組織職責(zé)。

　　包括OA系統(tǒng)維護(hù)部門(mén)的職責(zé)明細(xì)，這部分需要詳細(xì)說(shuō)明維護(hù)部門(mén)在OA系統(tǒng)設(shè)置、培訓(xùn)、維護(hù)、數(shù)據(jù)管理、需求管理、賬號(hào)管理等方面的工作內(nèi)容和權(quán)限；還包括其他部門(mén)/子公司的職責(zé)明細(xì)，主要指對(duì)本部門(mén)工作內(nèi)容的管理規(guī)定。

2、文件管理。

　　文件管理是OA系統(tǒng)應(yīng)用的重點(diǎn)，所以需要嚴(yán)格規(guī)范公司收文、發(fā)文、通知、公告、審批文件的管理方式，包括文檔格式的規(guī)范，以及文檔傳輸、審批、存檔的規(guī)范。

3、系統(tǒng)模塊。

　　規(guī)范OA系統(tǒng)各功能模塊的使用對(duì)象、使用權(quán)限、使用方式、使用流程等內(nèi)容。尤其是對(duì)于工作流這樣的核心應(yīng)用，更需要做出明確的規(guī)范，包括表單、流程、審批方式、審批時(shí)限、數(shù)據(jù)查看等方面。

4、用戶權(quán)限。

　　包括普通員工、部門(mén)主管、職能人員、主管領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)、OA管理員等各類(lèi)辦公角色的權(quán)限劃分，每個(gè)角色在OA系統(tǒng)中的權(quán)限是什么要有清晰的規(guī)范，包括每個(gè)角色能做什么，不能做什么，以及怎么做都要明確。

5、登陸規(guī)范。

　　包括OA系統(tǒng)的上下班登陸時(shí)間、考勤時(shí)間、賬號(hào)管理、密碼設(shè)置、登陸方式等問(wèn)題做出規(guī)范。

6、安全保密。

　　安全保密是OA系統(tǒng)使用過(guò)程中的重要內(nèi)容，所以必須對(duì)員工訪問(wèn)OA系統(tǒng)的電腦、網(wǎng)絡(luò)和方式做出嚴(yán)格要求，對(duì)訪問(wèn)OA系統(tǒng)中的各項(xiàng)信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行保密約束。

7、其他方面。

　　介紹OA系統(tǒng)管理制度和企業(yè)其他相關(guān)制度的關(guān)系，以及在使用OA系統(tǒng)的過(guò)程中可能產(chǎn)生的獎(jiǎng)勵(lì)或處罰辦法。

在實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)，OA系統(tǒng)的良好使用，一方面需要系統(tǒng)本身通過(guò)完善的功能應(yīng)用來(lái)約束和規(guī)范，另一方面也需要企業(yè)從管理制度的角度來(lái)約束和規(guī)范，這二者缺一不可。隨著中國(guó)企業(yè)對(duì)OA系統(tǒng)應(yīng)用的不斷普及和加深，OA系統(tǒng)的應(yīng)用體系也日漸成熟起來(lái)。

來(lái)源：中國(guó)軟件網(wǎng)