支招OA管理制度制定

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OA系統(tǒng)實施完成后，很多企業(yè)希望能夠建立一個OA系統(tǒng)的管理制度，對OA系統(tǒng)的使用做出明確的說明和規(guī)范，確保OA系統(tǒng)的良好運行。

　　但對于如何建立這個制度，很多企業(yè)又感覺無從下手。為此，筆者總結了一些經(jīng)驗，供各企業(yè)參考。

筆者認為不同企業(yè)對OA系統(tǒng)管理制度的制定，差別會很大，只能提供一些通用性的建議，說一些常見的問題，勉強可以稱為一個制度樣本，各個企業(yè)可以根據(jù)自己的實際情況來制定。

筆者認為，企業(yè)在制定OA系統(tǒng)的管理制度時可參考以下七個方面：

1、組織職責。

　　包括OA系統(tǒng)維護部門的職責明細，這部分需要詳細說明維護部門在OA系統(tǒng)設置、培訓、維護、數(shù)據(jù)管理、需求管理、賬號管理等方面的工作內容和權限；還包括其他部門/子公司的職責明細，主要指對本部門工作內容的管理規(guī)定。

2、文件管理。

　　文件管理是OA系統(tǒng)應用的重點，所以需要嚴格規(guī)范公司收文、發(fā)文、通知、公告、審批文件的管理方式，包括文檔格式的規(guī)范，以及文檔傳輸、審批、存檔的規(guī)范。

3、系統(tǒng)模塊。

　　規(guī)范OA系統(tǒng)各功能模塊的使用對象、使用權限、使用方式、使用流程等內容。尤其是對于工作流這樣的核心應用，更需要做出明確的規(guī)范，包括表單、流程、審批方式、審批時限、數(shù)據(jù)查看等方面。

4、用戶權限。

　　包括普通員工、部門主管、職能人員、主管領導、公司領導、OA管理員等各類辦公角色的權限劃分，每個角色在OA系統(tǒng)中的權限是什么要有清晰的規(guī)范，包括每個角色能做什么，不能做什么，以及怎么做都要明確。

5、登陸規(guī)范。

　　包括OA系統(tǒng)的上下班登陸時間、考勤時間、賬號管理、密碼設置、登陸方式等問題做出規(guī)范。

6、安全保密。

　　安全保密是OA系統(tǒng)使用過程中的重要內容，所以必須對員工訪問OA系統(tǒng)的電腦、網(wǎng)絡和方式做出嚴格要求，對訪問OA系統(tǒng)中的各項信息、數(shù)據(jù)進行保密約束。

7、其他方面。

　　介紹OA系統(tǒng)管理制度和企業(yè)其他相關制度的關系，以及在使用OA系統(tǒng)的過程中可能產(chǎn)生的獎勵或處罰辦法。

在實踐中我們發(fā)現(xiàn)，OA系統(tǒng)的良好使用，一方面需要系統(tǒng)本身通過完善的功能應用來約束和規(guī)范，另一方面也需要企業(yè)從管理制度的角度來約束和規(guī)范，這二者缺一不可。隨著中國企業(yè)對OA系統(tǒng)應用的不斷普及和加深，OA系統(tǒng)的應用體系也日漸成熟起來。

來源：中國軟件網(wǎng)