傳媒OA軟件工作流程管理模塊

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優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程

1. 問題的提出

在企業(yè)的實際管理和運營過程中，采用手工處理工作任務(wù)經(jīng)常會遇到這些問題：為了簽發(fā)一份合同而在各個部門奔波，并且經(jīng)常因為負(fù)責(zé)人不在而造成工作的延誤；工作流相關(guān)資料不能有效和統(tǒng)一的管理；工作流的審批意見不能完整地保存并歸檔；工作流牽涉到的相關(guān)數(shù)據(jù)更新必須人工二次錄入，甚而引發(fā)更多的待處理任務(wù)。

2. 解決方案

傳媒OA的解決方案：
l 各種簡單到復(fù)雜的流程都可進(jìn)行定義，如合同審批、訂單流轉(zhuǎn)、采購申請、任務(wù)安排等；
l 從信息表單、流轉(zhuǎn)步驟，到流轉(zhuǎn)條件、操作人員等，快速設(shè)置符合企業(yè)規(guī)范的流程；
l 強(qiáng)大的自定義，便捷的設(shè)置，無需二次開發(fā)即可迅速適應(yīng)業(yè)務(wù)調(diào)整；
l 電子化的流程，突破各種邊界，進(jìn)行跨部門、跨企業(yè)的即時溝通，構(gòu)造協(xié)作的環(huán)境。

3. 模塊架構(gòu)

傳媒OA辦公系統(tǒng)強(qiáng)大的自定義功能可以讓企業(yè)很方便的定制與業(yè)務(wù)規(guī)則一致的工作流程，流程將按照業(yè)務(wù)規(guī)則進(jìn)行流轉(zhuǎn)；傳媒OA打通協(xié)同管理系統(tǒng)的各個模塊，貫穿企業(yè)的內(nèi)外資源，無論是員工，還是客戶或合作伙伴，都可體驗它帶來的高效和便捷，共同參與企業(yè)的商務(wù)過程。任意模塊都可調(diào)用傳媒OA來完成相關(guān)的業(yè)務(wù)過程，并實現(xiàn)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的更新，這樣當(dāng)傳媒OA運作的時候就能帶動其它的六個模塊協(xié)同運轉(zhuǎn)，并為工作流程管理服務(wù)。

· 傳媒OA軟件模塊總體結(jié)構(gòu)圖
 

4. 模塊綜述

由于工作流預(yù)先定義的特性，已設(shè)定的請求可以很容易的遵守相應(yīng)的規(guī)則和實際操作情況。企業(yè)可以確信所有的請求都是根據(jù)規(guī)則和手續(xù)來輸入和批準(zhǔn)的，從而保證企業(yè)運作的規(guī)范化和透明化。

傳媒OA可以對內(nèi)部以及外部業(yè)務(wù)處理采取電子化管理動作。工作流管理是提高組織效率的有效工具。
由于采用了電子化的方式處理工作流，與傳統(tǒng)的紙張操作相比，每個請求都被可靠地保存而不會丟失。請求一旦被創(chuàng)建，就會沿著預(yù)先定義好的流程被發(fā)送給相應(yīng)階段的相關(guān)負(fù)責(zé)人，無論是請求的處理還是信息的反饋都得以高效地進(jìn)行，即便是相關(guān)負(fù)責(zé)人出差也不會延誤工作的進(jìn)展。同時，完全電子化的工作流保證了企業(yè)運作的規(guī)范化和透明化。

傳媒OA提供強(qiáng)大的自定義功能，支持企業(yè)復(fù)雜的工作流設(shè)置。企業(yè)可對工作流的組成因素包括流程完成需要的階段、每個階段的負(fù)責(zé)人、流轉(zhuǎn)條件，直至相對底層的表單和字段進(jìn)行自定義，使得工作流的定義完全與企業(yè)的政策和實際運營相符合，而不必進(jìn)行復(fù)雜的二次開發(fā)。

傳媒OA同時也提供了可定制的瀏覽和報告的功能，用戶可以對工作流的關(guān)鍵信息進(jìn)行任意的定義以獲得特定的報表。傳媒OA的特性可以使用戶獲得非常靈活和豐富的統(tǒng)計報告以對相關(guān)的決策作出支持。

5. 主要功能

■基礎(chǔ)功能

· 定義任意形式的工作流程
協(xié)同OA軟件強(qiáng)大的自定義功能可以滿足企業(yè)對復(fù)雜工作流程的定義。在此基礎(chǔ)上所有的請求都將根據(jù)定義的規(guī)則流轉(zhuǎn)。

· 基于人員組織和角色設(shè)計的工作流
傳媒OA與OA軟件結(jié)合，對于人員在組織結(jié)構(gòu)中的地位和角色將是工作流設(shè)計的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上定義的相互工作匯報關(guān)系將保證電子化的工作流程流轉(zhuǎn)與企業(yè)實際操作相一致。

· 字段定義
傳媒OA辦公軟件可對組成工作流信息表單的基本元素"字段"進(jìn)行定義，包括字段名稱、表現(xiàn)形式、字段類型和文本長度等。

· 表單定義
以字段為基礎(chǔ)，可以編輯任意形式的信息表單，這些表單將組成工作流的基本要素。傳媒OA提供多樣化電子表單的定義功能。

· 目錄定義
以目錄形式存放工作流，對工作流進(jìn)行規(guī)范化的管理。

· 動態(tài)定義群組
對工作流程的每個節(jié)點，可動態(tài)定義操作群組：

1、 單獨的操作者
2、 多個操作者組成的單個操作組
3、 多個操作組

對群組的條件定義可以是：
1、 以部門、角色、安全級別、職位等條件定義
2、 具體的人力資源
3、 以表單相關(guān)字段即時所選的信息定義

· 多節(jié)點定義
工作流程從"創(chuàng)建"到"歸檔"，中間需要經(jīng)歷一個或多個步驟。傳媒OA可定義無限的節(jié)點，滿足企業(yè)復(fù)雜和多步驟工作流程流轉(zhuǎn)的需求。
 

· 多路由定義
傳媒OA支持多重復(fù)雜的路由定義。在每個節(jié)點上都會對工作流程的相關(guān)表單信息進(jìn)行條件判斷，自動選擇路由和目標(biāo)節(jié)點。例如對于不同的請假天數(shù)，需要報送不同的部門批準(zhǔn)。

· 智能路由判斷
傳媒OA可以預(yù)先設(shè)置固定的判斷條件選擇路由，也可以設(shè)置根據(jù)流轉(zhuǎn)過程中的信息變量值而確定路由方向，傳媒OA可定義多重和復(fù)雜的判斷條件。例如資產(chǎn)使用報后勤申批，如需采購，后勤填寫的采購價格總額將影響到采購單的流轉(zhuǎn)路由。

· 工作流執(zhí)行
可設(shè)定的對工作流的執(zhí)行包括提交、批準(zhǔn)、拒絕、重新打開、歸檔。傳媒OA會根據(jù)路由的判定條件和當(dāng)前節(jié)點的執(zhí)行操作設(shè)置工作流的下一目標(biāo)節(jié)點。

· 工作流批注
除了影響工作流流轉(zhuǎn)的執(zhí)行性操作，傳媒OA允許在工作流流轉(zhuǎn)的過程中實時添加額外的批注者以保證實際操作者能夠獲得這些批注者的意見。
 

· 并行執(zhí)行
支持工作流程的并行執(zhí)行，即操作群組中的任何操作組對工作流執(zhí)行了操作，工作流都會流轉(zhuǎn)到下一目標(biāo)節(jié)點。例如對于某些公文的審批，當(dāng)某一執(zhí)行者缺席時，他的另一滿足操作條件的執(zhí)行者可代替他進(jìn)行操作，從而不會因為人員缺席而影響工作流流轉(zhuǎn)的速度。

· 串行執(zhí)行
支持工作流程的串行執(zhí)行，即只有每一操作組都對請求執(zhí)行了操作，工作流才會流轉(zhuǎn)到下一目標(biāo)節(jié)點。例如合同審批，設(shè)定各相關(guān)部門都審批通過后流轉(zhuǎn)到總經(jīng)理處審批。

· 串并行混合執(zhí)行
傳媒OA可以設(shè)置適應(yīng)復(fù)雜工作流程的混合執(zhí)行方式，串并行執(zhí)行在工作流程設(shè)計中交替使用以滿足企業(yè)復(fù)雜業(yè)務(wù)處理的需求。

· 超時自動跳轉(zhuǎn)
傳媒OA支持節(jié)點超時工作流自動流轉(zhuǎn)功能。這樣可以確保工作流在處理的過程中不會因為過長時間的等候而被延誤。

· 表單數(shù)據(jù)自動生成
表單的有些數(shù)據(jù)，不希望由人工輸入獲得，傳媒OA可以根據(jù)被計算字段、原始數(shù)據(jù)和計算方法自動得出目標(biāo)字段數(shù)據(jù)，并可以此作為下一路由選擇的判斷條件。表單信息格式定義
工作流流轉(zhuǎn)的每個節(jié)點，操作組所見的表單的信息可能會有所不同。傳媒OA對表單的信息顯示格式和可編輯性等屬性都可以進(jìn)行自由的定義。

· 工作流信息全面歸集
由于傳媒OA與其他模塊的協(xié)同，工作流程在流轉(zhuǎn)的過程中可對所有相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行鏈接。例如合同的流轉(zhuǎn)，除了合同本身，還可以將相關(guān)的客戶帳戶、涉及的項目等與其進(jìn)行鏈接。一旦數(shù)據(jù)間建立了鏈接關(guān)系，通過任意一個數(shù)據(jù)點都可獲得其他的相關(guān)數(shù)據(jù)。例如合同的流轉(zhuǎn)被自動加入客戶帳戶和項目的數(shù)據(jù)庫中，并作為客戶和項目信息的組成部分。

· 跟蹤和回溯
傳媒OA保留工作流流轉(zhuǎn)過程中的所有信息，包括：
1、 原有即定義的表單信息
2、 流轉(zhuǎn)過程中由系統(tǒng)或人工方式添加的表單信息
3、 各操作者、操作時間、操作類型
4、 審批和批注意見
5、 電子簽名
6、 其他與工作流相鏈接的信息，如相關(guān)的文檔或項目。

· 自動提醒
對于請求的不同狀況，例如新的請求到達(dá)、待處理請求、超時未處理請求、客戶聯(lián)系計劃、請求遞交被處理狀況等，系統(tǒng)都設(shè)定了多種提醒功能以確保請求的處理不致延誤。

· 流程自動激活
傳媒OA的一個強(qiáng)大之處就是在于它可以讓系統(tǒng)在運作的過程中自動觸發(fā)請求，并且還可以根據(jù)前一個請求的實際狀況對下一個觸發(fā)的請求進(jìn)行智能選擇。

流程自動激活的方式可以是一些特定操作，例如會議安排中，參會者填寫了訂票和訂房的申請，即自動觸發(fā)相關(guān)流程。也可以是某個工作流流轉(zhuǎn)過程中滿足特定條件而觸發(fā)另一工作流。例如員工遞交了資產(chǎn)使用請求，流轉(zhuǎn)過程中當(dāng)判斷資產(chǎn)庫存不滿足使用請求，會根據(jù)審批者意見自動觸發(fā)資產(chǎn)申購流程，并生成相關(guān)的申購單，申購流程結(jié)束后會自動觸發(fā)入庫流程并生成入庫單。
 

· 自動更新數(shù)據(jù)庫
傳媒OA在信息流轉(zhuǎn)的過程中，會自動更新系統(tǒng)原有的相關(guān)數(shù)據(jù)庫，這是傳媒OA另一個重要的特性體現(xiàn)，通過數(shù)據(jù)自動更新，避免了二次手工錄入帶來的工作效率低下和失誤的情況，真正實現(xiàn)企業(yè)管理和運營的電子化。例如交易、借款、報銷、預(yù)算等請求會自動對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，資產(chǎn)入庫流程會自動更新資產(chǎn)庫存量。

· 流程門戶定義
通過與企業(yè)信息門戶的結(jié)合，傳媒OA實現(xiàn)流程定義的門戶化，根據(jù)不同的信息門戶設(shè)定不同的流程。

· 圖形化工作流程
請求流轉(zhuǎn)的過程中，可以利用圖形化工具快速獲取請求流轉(zhuǎn)的情況。包括當(dāng)前所在節(jié)點、節(jié)點操作者、所流經(jīng)的路由和即將流經(jīng)的路由。

· 流程動態(tài)維護(hù)
企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)模式可能會經(jīng)常發(fā)生變化，系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的實際需求靈活的定制相關(guān)的工作流程，方便企業(yè)進(jìn)行各種工作流程的動態(tài)維護(hù)管理。
當(dāng)工作流程按企業(yè)實際情況的變化而被重新定義后，基于原來工作流程規(guī)則創(chuàng)建的所有請求都將按照新定義的工作流程來流轉(zhuǎn)。而這一切只需對系統(tǒng)進(jìn)行簡單便捷的操作就可以實現(xiàn)。

· 強(qiáng)大的搜索功能
可以設(shè)定多種條件對請求進(jìn)行搜索，傳媒OA與其他模塊的協(xié)同可以使用戶根據(jù)相關(guān)的CRM、文檔或項目等條件搜索請求。

■分析功能

· 固定報表
傳媒OA提供強(qiáng)大的視圖和報告。從這些報告中，可以對請求的內(nèi)容、處理時間、處理質(zhì)量等進(jìn)行分析，為企業(yè)制定相應(yīng)的措施提供決策支持。

· 自定義報表
企業(yè)所需的報表是多種多樣的，傳媒OA不僅提供固定報表，還提供報表的自定義。這些自定義報表的數(shù)據(jù)基于系統(tǒng)中的工作流程，由于工作流程本身也可自定義，所以自定義報表可以滿足企業(yè)對數(shù)據(jù)提取和分析的全面需求。
■協(xié)同功能

如果把企業(yè)比作生命體，諸如客戶關(guān)系管理、人力資源管理、資產(chǎn)管理等是這個生命體的器官，工作流程就是連通所有器官并支持其運作的血脈。企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)通過傳媒OA與各模塊的協(xié)同工作被承載并被帶向各個目標(biāo)點，實現(xiàn)信息流、資金流和物流在企業(yè)內(nèi)外部的無阻礙流動，并且在這過程中實現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)庫的更新，從而完成OA協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)對企業(yè)的管理和運營過程。