如何根據(jù)外界環(huán)境和市場(chǎng)變化的需求，迅速組建動(dòng)態(tài)團(tuán)隊(duì)，有效協(xié)調(diào)

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在經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)下，給企業(yè)帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)也相伴著各種各樣的管理問題：公司辦公、生產(chǎn)在不同地方，且營(yíng)銷機(jī)構(gòu)龐大，導(dǎo)致內(nèi)部上傳下達(dá)速度較慢，異地管理難，辦公效率低；通知公告發(fā)布、信息發(fā)送通知公告發(fā)布、信息發(fā)送普遍使用紙質(zhì)文檔，不具備跟蹤、監(jiān)控能力，浪費(fèi)比較嚴(yán)重；內(nèi)部溝通困難，經(jīng)常出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象；流程環(huán)節(jié)不固定，流程管理有待優(yōu)化；知識(shí)沉淀匱乏；領(lǐng)導(dǎo)掌握部門工作情況相對(duì)滯后，尤其對(duì)事項(xiàng)過(guò)程控制力度較弱。
　　擺在企業(yè)面前最迫切需要解決的問題就是如何根據(jù)外界環(huán)境和市場(chǎng)變化的需求，迅速組建動(dòng)態(tài)團(tuán)隊(duì)，有效協(xié)調(diào)、配置內(nèi)外部資源并打通內(nèi)外迅速響應(yīng)？

　　一個(gè)敏捷的組織

　　早上9：00，北京

　　小李，今年24歲，是某電子公司北京分部研發(fā)部的一名程序人員。今天，他跟往常一樣，從公司的bug維護(hù)系統(tǒng)中查看和處理客戶bug。他得到由客服部轉(zhuǎn)來(lái)的成都項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)理提交的成都某客戶的服務(wù)請(qǐng)求。小李與客戶直接聯(lián)系，希望能查明bug產(chǎn)生的環(huán)境并回現(xiàn)bug報(bào)錯(cuò)信息，未果。小李沒有被動(dòng)等待，他開始找人協(xié)助。向研發(fā)部經(jīng)理匯報(bào)，同時(shí)請(qǐng)求部門經(jīng)理安排人員協(xié)助。

　　早上9：10，深圳

　　研發(fā)部經(jīng)理批示并指導(dǎo)小李用另一種辦法追蹤bug原因；同時(shí)客服部經(jīng)理、客服咨詢工程師以及成都的研發(fā)經(jīng)理和測(cè)試工程師都加入了進(jìn)來(lái)。

　　早上10:10，深圳

　　客服部經(jīng)理匯報(bào)了與客戶溝通和測(cè)試及對(duì)bug問題根源的可能性分析的情況。

　　中午12:10，北京-深圳

　　小李通報(bào)了研發(fā)進(jìn)展和客戶反饋，客戶實(shí)施經(jīng)理在客戶現(xiàn)場(chǎng)對(duì)研發(fā)提出的解決辦法進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證，提出了新的方案。

　　同日，北京、深圳、成都的多人之間進(jìn)行了5次信息對(duì)稱的溝通、分工，確定了承諾客戶解決時(shí)間，客戶實(shí)施經(jīng)理在前線對(duì)此全部了然于胸。

　　3日后，北京

　　在北京通過(guò)研發(fā)的努力，完成了解決bug的補(bǔ)丁包，并進(jìn)行研發(fā)內(nèi)部測(cè)試。

　　4日后，成都

　　小李請(qǐng)客戶實(shí)施經(jīng)理協(xié)助配合在客戶實(shí)際環(huán)境中進(jìn)行了一次嚴(yán)格的測(cè)試，確認(rèn)無(wú)誤后將客戶系統(tǒng)升級(jí)，解決了問題。研發(fā)部測(cè)試工程師確認(rèn)客戶滿意后，此次協(xié)同工作結(jié)束。

　　從強(qiáng)者身上找入口

　　看完這個(gè)案例你肯定會(huì)想知道他們?nèi)绾螠贤ǖ?？他們的溝通方式是什么？在跨部門、跨地域的溝通中，如何確保信息的完整性？究竟又是由誰(shuí)來(lái)掌控整個(gè)流程？如何在快速響應(yīng)的模式下，打破原有的bug解決流程，建立新的協(xié)作流程而又不會(huì)出現(xiàn)管理失控？

　　如果能搞清楚這些問題，那么我們就能獲得敏捷組織的高效管理秘笈。

　　揭開強(qiáng)者的面紗

　　其實(shí)，這次完美高效的協(xié)作僅僅是通過(guò)泛普軟件的一條協(xié)同信息完成的。

　　當(dāng)小李收到客服部轉(zhuǎn)來(lái)的客戶bug處理請(qǐng)求的這個(gè)協(xié)同時(shí)，他發(fā)現(xiàn)這個(gè)問題是他個(gè)人能力范圍內(nèi)無(wú)法解決的，他第一時(shí)間想到了借助外部資源，于是，他在這個(gè)協(xié)同的基礎(chǔ)上通過(guò)“協(xié)同工作”的“加簽”應(yīng)用把他的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和其他同事加了進(jìn)來(lái)，同時(shí)依據(jù)事情的進(jìn)展情況，不斷擴(kuò)大協(xié)作部門和人員。而在這同一個(gè)流程中，每個(gè)人的處理意見可視，同時(shí)流程中的人可以振蕩往復(fù)的回復(fù)意見和溝通。

　　可視化的流程清晰地呈現(xiàn)了整個(gè)協(xié)作過(guò)程

　　在這條協(xié)同信息之外，小李還建立了這個(gè)bug處理的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)（通過(guò)項(xiàng)目管理功能來(lái)實(shí)現(xiàn)），項(xiàng)目建立后，每個(gè)成員的協(xié)同桌面都會(huì)自動(dòng)顯示一個(gè)項(xiàng)目鏈接。在整個(gè)過(guò)程中，各協(xié)作成員之間局部協(xié)同工作，跨部門的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)集中調(diào)度、把控執(zhí)行進(jìn)度。作為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員點(diǎn)擊協(xié)同桌面的這個(gè)bug處理項(xiàng)目的鏈接，每個(gè)成員都可以調(diào)用項(xiàng)目模板、追加項(xiàng)目計(jì)劃，召開項(xiàng)目會(huì)議，所有的過(guò)程都被記錄下來(lái)，自動(dòng)歸檔，即使最終項(xiàng)目完成，動(dòng)態(tài)團(tuán)隊(duì)被解散，項(xiàng)目的一切處理過(guò)程信息也都能被保存下來(lái)，知識(shí)經(jīng)驗(yàn)得到很好的沉淀，為以后的項(xiàng)目提供參考。

　　工作中，我們可實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)外的延伸，與供應(yīng)商、銷售渠道、服務(wù)商等上下游實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)、協(xié)調(diào)運(yùn)作，管理延伸到跨組織的虛擬組織管理，實(shí)現(xiàn)協(xié)同價(jià)值的傳遞。在對(duì)外接觸的崗位設(shè)置“崗位郵箱”，如招聘、投訴、銷售信息等，由專人負(fù)責(zé)進(jìn)行對(duì)外信息的采集和反饋，一旦接收到了相關(guān)信息，專人可以利用泛普軟件提供的獨(dú)特的“郵件轉(zhuǎn)協(xié)同”、“協(xié)同轉(zhuǎn)郵件”、“協(xié)同轉(zhuǎn)公告”等方式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快速地按照規(guī)范傳遞信息，并且將處理結(jié)果及時(shí)反饋給外部或發(fā)布到內(nèi)部。這樣快速把對(duì)外部信息的響應(yīng)轉(zhuǎn)化為內(nèi)部協(xié)同，以協(xié)同方式保證外部信息以外至內(nèi)減少衰減，由下而上的信息呈報(bào)，快速實(shí)現(xiàn)無(wú)衰減層層上報(bào)，同時(shí)把內(nèi)部流程處理結(jié)果轉(zhuǎn)化為向下的反饋和對(duì)外部的及時(shí)響應(yīng)。

　　綠色工作 協(xié)同增效

　　管理的本質(zhì)就是組織的協(xié)同工作過(guò)程，而協(xié)同工作效率的高低直接體現(xiàn)了組織執(zhí)行力的強(qiáng)弱，有效解決組織協(xié)同工作的效率問題，就是抓住了組織行為管理效率的“源 ”和“本”。從而，達(dá)到綠色工作，協(xié)同增效的新境界。

　　泛普軟件能幫助任何一個(gè)組織面對(duì)新的挑戰(zhàn)迅速組建跨部門團(tuán)隊(duì)，形成高度緊密的協(xié)作關(guān)系，不僅可以達(dá)成各種跨部門、跨組織、跨地區(qū)、跨系統(tǒng)的松散、動(dòng)態(tài)的團(tuán)隊(duì)管理，實(shí)現(xiàn)安全、高效、方便的信息交換和知識(shí)管理，即使動(dòng)態(tài)團(tuán)隊(duì)解散，也能夠保持所有的過(guò)程信息，沉淀為組織寶貴的知識(shí)財(cái)富。幫助組織從個(gè)人、流程、到動(dòng)態(tài)組織等各個(gè)層面去提升效率，從而提升組織整體的敏捷性。