典型的項(xiàng)目會(huì)議議程

典型的項(xiàng)目會(huì)議議程

一個(gè)典型的項(xiàng)目會(huì)議議程可能包括：

1 上次會(huì)議的報(bào)告
2 項(xiàng)目進(jìn)展情況
3 計(jì)劃
4 其他業(yè)務(wù)事宜
5 下次會(huì)談的日期與時(shí)間

“上次會(huì)議的報(bào)告”顯而易見(jiàn)應(yīng)該是開始每一次會(huì)議的一項(xiàng)內(nèi)容．它的作用是提醒大家上次會(huì)議中達(dá)成共識(shí)的項(xiàng)目所處的狀態(tài)。它包括上次討論事項(xiàng)的概要和得出的結(jié)論。你應(yīng)該在每次會(huì)議后立刻寫出這份報(bào)告，這樣，你同你的項(xiàng)目主管對(duì)每次會(huì)議的結(jié)果都很清楚．作為你具有成功管理項(xiàng)目的能力的證明，也可以把這些報(bào)告作為項(xiàng)目最終報(bào)告的附錄．

在“項(xiàng)目進(jìn)展情況”中，你參照項(xiàng)目計(jì)劃匯報(bào)完成的增況．在匯報(bào)中，你應(yīng)該養(yǎng)成總結(jié)介紹的習(xí)慣．你可能說(shuō)：”現(xiàn)在第3周結(jié)束了，項(xiàng)目工作正按計(jì)劃進(jìn)行．”如果需要進(jìn)一步的細(xì)節(jié)的話，你可能補(bǔ)充：“需求定義已經(jīng)完成，需求規(guī)格說(shuō)明書的第1遍草稿也完成了．’如果還需要進(jìn)一步說(shuō)明的話，你可能增加：“準(zhǔn)備2頁(yè)的需求定義花了3天時(shí)間，現(xiàn)在的需求規(guī)格說(shuō)明書15頁(yè)長(zhǎng)，花了12天時(shí)間完成，其中包括熟悉字處理工具，等等．”

在“計(jì)劃”中復(fù)查下一步將要發(fā)生的事情．如果有必要，對(duì)時(shí)間進(jìn)度的任何改動(dòng)應(yīng)達(dá)成一致，比如由于缺乏設(shè)備而引起的變動(dòng)．在這項(xiàng)議程結(jié)束時(shí)，你或者同意現(xiàn)在的計(jì)劃是準(zhǔn)確的，或者決定應(yīng)做哪些修改，并在會(huì)議后，立刻將這些修改加人計(jì)劃中．

在“其他業(yè)務(wù)事宜”中，你應(yīng)討論先前在進(jìn)展和計(jì)劃之中未處理的事項(xiàng)，比如；你的項(xiàng)目主管希望你為一組訪問(wèn)者提供一份演示范例，由于種種原因（如玩游戲的人太多或是需要一定的優(yōu)先級(jí)）你卻難于找到一臺(tái)空閑機(jī)器．

最后，需要確定下次會(huì)議的日期和時(shí)間以及應(yīng)交付的產(chǎn)品。

每次會(huì)議后，你要立刻寫一份簡(jiǎn)短（1頁(yè)）的報(bào)告，包括：會(huì)上提出的事項(xiàng)，一份更新的項(xiàng)目時(shí)間表，和一份下次會(huì)議要交付產(chǎn)品的列表。記住給你的項(xiàng)目主管拷貝一份。

一般情況下，我們有許多的事情要在會(huì)上討論，而時(shí)間不夠．如果你不可能完成所有的議程事項(xiàng)，那么最好確定一下剩余項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)．如果必要，確定每一個(gè)事項(xiàng)的最長(zhǎng)時(shí)間，然后根據(jù)會(huì)議計(jì)劃行事．將未處理的事項(xiàng)移到下一次會(huì)議。
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發(fā)布：2007-03-23 14:28 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁(yè)] [關(guān)閉]

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