把脈中小企業(yè)“電子郵件綜合癥”

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有誰(shuí)會(huì)對(duì)電子郵件毫無(wú)怨言？這項(xiàng)電腦技術(shù)已成為生活中必不可少的內(nèi)容，但也將人們的生活搞得一團(tuán)糟。美國(guó)在線(AOL)是最早推廣電子郵件使用的機(jī)構(gòu)之一，它對(duì)電子郵件使用情況進(jìn)行了多年研究，發(fā)現(xiàn)這項(xiàng)技術(shù)已令許多人沉迷。例如越來(lái)越多的人在制定度假計(jì)劃的時(shí)候都要考慮度假目的地能否使用電子郵件。

以下是美國(guó)在線的“消費(fèi)者在線顧問(wèn)”瑞加娜•劉易斯(Regina Lewis)對(duì)于控制“電子郵件綜合癥”的一些看法。

問(wèn)：過(guò)去度假能起到讓人與世隔絕的作用，而現(xiàn)在電子郵件仍然陪伴著許多人的假期。如果回到過(guò)去沒(méi)有電子郵件的日子，世界是否會(huì)更美好？

答：在度假期間完全棄電子郵件不用，是件需要膽量和平衡能力的事情，而且得對(duì)自己的職業(yè)生涯有一定的信心。對(duì)能做到這點(diǎn)的人，我們要向他們致敬，但你必須明白自身所處的領(lǐng)域，以及所處的職業(yè)狀態(tài)。

而從事情的另一面看，在電子郵件出現(xiàn)之前，有些人可能根本無(wú)法去度假，或是因?yàn)榉判牟幌鹿ぷ?，度假時(shí)要推遲一天走或提早一天回來(lái)。

問(wèn)：像Blackberry之類的設(shè)備如何改變了電子郵件？

答：這與人的個(gè)性有關(guān)。對(duì)某些人而言，Blackberry有助于減少對(duì)電腦的依賴。但某些人則有“電子郵件強(qiáng)迫癥”，一收到郵件就必須要查閱。他們對(duì) Blackberry的振動(dòng)會(huì)產(chǎn)生類似于條件反射式的反應(yīng)。鑒于這種設(shè)計(jì)用來(lái)提高工作效率的設(shè)備正成為打擾生活的東西，所以使用時(shí)必須要講究策略，其中一種辦法就是將之設(shè)成休眠模式，許多人甚至都不知道還有這項(xiàng)功能。

問(wèn)：電子郵件對(duì)工作又產(chǎn)生了什么影響？

答：有持某種觀點(diǎn)的人呼吁，不要一大早首先查閱電子郵件。如果早上在家先看電子郵件，那接下來(lái)會(huì)發(fā)生的是小孩上課遲到，自己也要耽誤原本該出席的會(huì)議。發(fā)生這種事情，都因?yàn)樽约合胂榷脼榭?。但如果將查閱郵件的時(shí)間由8點(diǎn)推遲到10點(diǎn)，就會(huì)驚奇的發(fā)現(xiàn)事情在這兩小時(shí)內(nèi)都得到解決了。

某些人會(huì)說(shuō)這樣做自己“奢侈”不起。但仔細(xì)想想，是真的奢侈不起，還是不想這樣做？看看自己的信箱，里面能有多少真有必要看的？

問(wèn)：電子郵件的哪些通訊功能未得到充分利用？

答：無(wú)法馬上查閱電子郵件的留言。這種辦法可以為自己贏得時(shí)間，給自己的放行。這樣朋友不會(huì)再發(fā)五六封郵件與你討論高中聚會(huì)的事情。使用這樣的留言毫不妨礙你在度假期間每天上線10來(lái)分鐘，如果你是那種坐在沙灘上心里還惦記著電子郵件的人，這尤其適合。

問(wèn)：你還有什么其他經(jīng)驗(yàn)可以介紹？

答：我是一個(gè)堅(jiān)信事不過(guò)三的人。如果與同一個(gè)人就同一個(gè)問(wèn)題發(fā)了三封以上的電子郵件，這時(shí)你或許就該與他通話或是當(dāng)面交流一下。

此外，不要過(guò)度回復(fù)郵件。過(guò)度回復(fù)即指回信中僅有“OK”、“好”或者“謝謝”之類的廢話。曾幾何時(shí)，人們會(huì)回復(fù)每一封郵件。而如電子郵件使用得越來(lái)越頻繁，也就不再指望他人能回每一封信。不過(guò)在信中用“不必回信”這樣的詞會(huì)比“不要回信”顯得更妥當(dāng)。