把脈中小企業(yè)“電子郵件綜合癥”

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有誰會對電子郵件毫無怨言？這項電腦技術(shù)已成為生活中必不可少的內(nèi)容，但也將人們的生活搞得一團糟。美國在線(AOL)是最早推廣電子郵件使用的機構(gòu)之一，它對電子郵件使用情況進行了多年研究，發(fā)現(xiàn)這項技術(shù)已令許多人沉迷。例如越來越多的人在制定度假計劃的時候都要考慮度假目的地能否使用電子郵件。

以下是美國在線的“消費者在線顧問”瑞加娜•劉易斯(Regina Lewis)對于控制“電子郵件綜合癥”的一些看法。

問：過去度假能起到讓人與世隔絕的作用，而現(xiàn)在電子郵件仍然陪伴著許多人的假期。如果回到過去沒有電子郵件的日子，世界是否會更美好？

答：在度假期間完全棄電子郵件不用，是件需要膽量和平衡能力的事情，而且得對自己的職業(yè)生涯有一定的信心。對能做到這點的人，我們要向他們致敬，但你必須明白自身所處的領(lǐng)域，以及所處的職業(yè)狀態(tài)。

而從事情的另一面看，在電子郵件出現(xiàn)之前，有些人可能根本無法去度假，或是因為放心不下工作，度假時要推遲一天走或提早一天回來。

問：像Blackberry之類的設(shè)備如何改變了電子郵件？

答：這與人的個性有關(guān)。對某些人而言，Blackberry有助于減少對電腦的依賴。但某些人則有“電子郵件強迫癥”，一收到郵件就必須要查閱。他們對 Blackberry的振動會產(chǎn)生類似于條件反射式的反應(yīng)。鑒于這種設(shè)計用來提高工作效率的設(shè)備正成為打擾生活的東西，所以使用時必須要講究策略，其中一種辦法就是將之設(shè)成休眠模式，許多人甚至都不知道還有這項功能。

問：電子郵件對工作又產(chǎn)生了什么影響？

答：有持某種觀點的人呼吁，不要一大早首先查閱電子郵件。如果早上在家先看電子郵件，那接下來會發(fā)生的是小孩上課遲到，自己也要耽誤原本該出席的會議。發(fā)生這種事情，都因為自己想先睹為快。但如果將查閱郵件的時間由8點推遲到10點，就會驚奇的發(fā)現(xiàn)事情在這兩小時內(nèi)都得到解決了。

某些人會說這樣做自己“奢侈”不起。但仔細想想，是真的奢侈不起，還是不想這樣做？看看自己的信箱，里面能有多少真有必要看的？

問：電子郵件的哪些通訊功能未得到充分利用？

答：無法馬上查閱電子郵件的留言。這種辦法可以為自己贏得時間，給自己的放行。這樣朋友不會再發(fā)五六封郵件與你討論高中聚會的事情。使用這樣的留言毫不妨礙你在度假期間每天上線10來分鐘，如果你是那種坐在沙灘上心里還惦記著電子郵件的人，這尤其適合。

問：你還有什么其他經(jīng)驗可以介紹？

答：我是一個堅信事不過三的人。如果與同一個人就同一個問題發(fā)了三封以上的電子郵件，這時你或許就該與他通話或是當(dāng)面交流一下。

此外，不要過度回復(fù)郵件。過度回復(fù)即指回信中僅有“OK”、“好”或者“謝謝”之類的廢話。曾幾何時，人們會回復(fù)每一封郵件。而如電子郵件使用得越來越頻繁，也就不再指望他人能回每一封信。不過在信中用“不必回信”這樣的詞會比“不要回信”顯得更妥當(dāng)。