建筑工程文件編制歸檔管理軟件

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　　建設(shè)工程項目在實施的過程中，工程檔案資料是非常關(guān)鍵性的工作，工程檔案資料可以全面的反映出整個工程的實際情況。因此，充分的做好建設(shè)工程的檔案資料收集歸檔工作對于工程建設(shè)施工有著非常重要的作用，但是當前該項工作的實施還存在一些弊端和不足，因此，對檔案收集歸檔問題進行研究，并且采取有效的措施進行控制，對促進企業(yè)的發(fā)展有重要意義。

　　一、建筑工程文件編制歸檔中存在的問題

　　1、檔案材料不完整，歸檔文件的收集是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，也是首要工作，對后續(xù)的檔案管理有著非常重大的影響。一些建設(shè)單位圖書館員收集的文獻資料不全，很多沒有得到有效的整理。甚至有的單位檔案門類很少，只收藏文件，而有的文件、音像、科技檔案始終是空白。檔案的收集和整理將直接影響檔案的完整性。同時，對于工程檔案的管理，部分檔案保存時間不長，后續(xù)工作開展時會影響檔案的完整性。

　　2、缺乏統(tǒng)一的管理模式，工程中檔案的收集和歸檔存在很多問題，大部分是由于施工單位沒有建立完善的檔案管理制度造成的。檔案管理缺乏規(guī)范性，大量工作不完善，已建立的管理制度不積極落實到位，日常監(jiān)督管理存在漏洞。此外，許多工程單位對檔案管理重視不夠，忽視了這項工作，導(dǎo)致檔案管理存在嚴重問題。這些問題的存在使得檔案的收集和歸檔無法順利實施，對工程項目的實施和企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了負面影響。

　　3、缺乏復(fù)合型文件管理人員，隨著工程領(lǐng)域的發(fā)展，各個崗位都出現(xiàn)了人員短缺的情況，而工程檔案的收集和歸檔崗位人才短缺的情況極為嚴重。許多檔案收集和歸檔工作人員工作未經(jīng)全面培訓，工作經(jīng)驗不足，在具體工作中無法積極履行職責，未能按照檔案管理規(guī)范收集和歸檔檔案，整個領(lǐng)域的素質(zhì)和水平較低，嚴重阻礙了企業(yè)的發(fā)展和進步。

　　二、建筑工程文件編制歸檔的解決問題的對策

　　1、嚴格控制工程數(shù)據(jù)的過程

　　工程檔案管理采用"嚴格控制源頭，確?？⒐べY料的標準化;嚴格控制過程，確?？⒐べY料的標準化;嚴把審核關(guān)，確?？⒐べY料系統(tǒng)化，確保檔案工作與項目建設(shè)同步啟動、同步驗收，確保檔案管理更加有力、檔案資源結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)更加扎實、檔案服務(wù)功能更加高效。

　　2、完善檔案管理制度

　　健全的管理制度是開展檔案管理的基本條件。根據(jù)國家現(xiàn)行檔案的具體規(guī)定和企業(yè)的實際情況，結(jié)合當前企業(yè)建設(shè)項目涉及領(lǐng)域多、專業(yè)性強的特點，制定科學合理的管理制度，建立和完善項目檔案管理制度。涵蓋了從參與項目談判、技術(shù)資料交付、歸檔指導(dǎo)、項目文件編制、項目文件歸檔、文件實體與信息安全、有效的文件提供與利用等不同的業(yè)務(wù)類別。，并積極推進檔案管理，使檔案管理有法可依、有章可循，使檔案管理更加科學。

　　3、加強檔案信息化建設(shè)

　　現(xiàn)代社會，計算機技術(shù)水平有了很大的提高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸應(yīng)用于各個領(lǐng)域。工程檔案管理需要順應(yīng)時代發(fā)展，逐步引入現(xiàn)代信息技術(shù)來開展這項工作。對于項目檔案管理的信息化建設(shè)，應(yīng)投入更多的人力和財力進行研究，根據(jù)項目的具體情況開發(fā)符合實際情況的檔案管理軟件。同時，建設(shè)單位還應(yīng)利用計算機技術(shù)對檔案工作進行監(jiān)督和管理，構(gòu)建更加完善的檔案信息管理平臺。

　　三、泛普軟件建筑工程文件編制歸檔管理軟件有什么好處

　　1、提高工作效率

　　檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐漸取代了傳統(tǒng)的單一文件歸檔模式，不需要像以前那樣過多地編輯文件的條目和內(nèi)容，完全可以根據(jù)系統(tǒng)軟件的提示，在下一步進行歸檔和文件歸檔。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤的檔案信息，可以直接在系統(tǒng)中修改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式中重新編輯打印的環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間和資源。如果發(fā)現(xiàn)缺失的文件信息，可以直接插入補充，簡單易行，免去了對其他辦公軟件不熟悉帶來的錯誤。用戶還可以隨時隨地查閱文件資料，直接通過關(guān)鍵詞進行搜索，這樣就可以一次搜索，不再需要搜索和翻頁，大大提高了工作效率。

　　2、能夠更好地開發(fā)檔案內(nèi)容的信息

　　一般辦公軟件只能編輯單個文件，還要掃描文件附帶的文件，既浪費時間又浪費資源。檔案管理系統(tǒng)軟件可以在編輯檔案基本信息后添加檔案的掃描電子圖片，這樣打開目錄檔案就可以同時采集檔案的電子圖片，方便檔案管理人員查閱和上報檔案工作。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對相關(guān)檔案進行編輯，使各種相關(guān)的電子檔案可以很容易地被檢索工具檢索到，用戶可以更好地了解事件的來龍去脈，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。

　　3、更好地實現(xiàn)檔案保密的功能

　　一般的辦公軟件只能設(shè)置簡單的密碼，非常容易造成泄密。文件管理系統(tǒng)軟件可以劃分管理員、顧問等角色。通過設(shè)置權(quán)限管理，可以設(shè)置人員的訪問權(quán)限等。從而達到保密的效果。當文件搜索者搜索文件時，系統(tǒng)可以自行記錄，并形成查詢?nèi)罩尽?shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進行安全設(shè)計，確保文件的安全使用。文件管理系統(tǒng)軟件還配有電子鎖，使鎖與機器分離。即使別人打開了文件管理器的電腦，文件管理系統(tǒng)軟件也無法打開。

　　綜上所述，工程檔案能夠真實準確地反映整個工程的實際情況，是檢驗工程質(zhì)量的重要依據(jù)，也是現(xiàn)代社會發(fā)展的一項非常重要的任務(wù)。檔案的收集和歸檔是任何一個企業(yè)都必須做的工作，要做好各項工作，保證檔案的完整，使檔案發(fā)揮重要作用。結(jié)合實際，深入檔案管理實際了解工作中的缺陷和不足，及時改進和提升，積極推動企業(yè)檔案管理的發(fā)展和進步。