高校集體戶口管理信息化的建設與思考

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摘要：高校的集體戶口管理是高校管理及服務校內(nèi)師生員工的一個重要組成部分，其特點是一項繁雜瑣碎、專業(yè)性、政策性很強的基礎工作。近年來，傳統(tǒng)高校戶籍管理方式面臨諸多挑戰(zhàn)，已經(jīng)滯后于國民經(jīng)濟的發(fā)展和改革的需要。實現(xiàn)集體戶口信息化管理，不但保證戶籍信息變動的準確性、及時性，而且通過信息化手段，提高了管理工作效率和質量，并輔助進行管理決策，提高管理水平，促進管理的科學化。 　　隨著改革開放不斷深入，高校傳統(tǒng)的集體戶口管理模式暴露出來越來越多的弊端^[1]，近來要求進行相應戶籍制度進行改革的呼聲越來越高。^[2]在這種情況下，隨著科學技術的不斷發(fā)展，如何實現(xiàn)信息化戶籍管理，發(fā)揮計算機和信息技術的優(yōu)勢，促進管理和決策的科學化，是一個值得深入研究和思考的課題。^[3]
　　清華大學自2007起，啟動建設集體戶口管理系統(tǒng)，相繼建設了戶籍基本信息管理、遷入、遷出、借用歸還、二代身份證管理、信息服務等多個模塊。經(jīng)過多年的建設，系統(tǒng)功能逐步完整，體系不斷完善，通過提供及時、準確的信息服務使得該系統(tǒng)在戶籍管理和決策支持方面發(fā)揮了重大的作用。
　　一、信息系統(tǒng)建設
　　高校的戶籍管理既是一項繁雜瑣碎、專業(yè)性、政策性很強的基礎工作，也是高校管理及服務校內(nèi)師生員工的一個重要組成部分。當前集體戶口的戶籍為雙重管理：行政管理權屬于轄區(qū)派出所，而戶口的相關紙質資料，包括戶口卡、首頁等，其存放和日常使用及管理由學校戶籍管理部門進行。
　　在傳統(tǒng)的戶籍管理模式下，戶口的遷入、遷出、借用、歸還等大部分工作通過手工進行，或通過excel輔助工作。存在著手工操作工作量大、效率低、數(shù)據(jù)準確性差、不能保證數(shù)據(jù)更新和傳遞的及時性等缺點。戶籍管理信息系統(tǒng)的建設和應用，實現(xiàn)了信息的網(wǎng)絡化管理，克服了諸多缺點，促進了管理和服務水平的提高^[4]。
　　1.系統(tǒng)功能設計
　?。?）戶口卡片網(wǎng)絡化：系統(tǒng)首先實現(xiàn)了對個人戶籍的完整信息的信息化管理，并將信息通過網(wǎng)絡，面向集體戶口個人開放戶口卡片的查詢和信息核對功能，個人在網(wǎng)頁上可以查詢到與戶口卡信息及版式相同的頁面，這樣，通過信息技術建立管理部門與個人的信息反饋機制，避免個人信息的錯誤狀態(tài)長期存在，給相關管理帶來損失。網(wǎng)上戶口卡片信息如圖1所示。
  　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　圖1　個人戶口卡片核對

　　另外，集體戶口人群中很大一部分為本校教職工，他們在住房、教育、社會保障等過程中，很多時候要用到集體戶口卡的首頁。以清華大學為例，一般為多個部門、幾百人共用一張戶口卡首頁，在相關業(yè)務辦理的集中階段，容易出現(xiàn)首頁借用沖突的情況。為此，戶口管理辦公室將首頁掃描到系統(tǒng)中，個人可以網(wǎng)上查看、打印首頁，持打印件到戶口辦公室蓋章。這樣，既避免了使用沖突，也大大減輕了工作人員查找、登記的工作量。
　?。?）優(yōu)化管理流程^[5]：戶口管理包括戶口的遷入、遷出、借用、歸還等多個業(yè)務階段，每階段有相應的管理流程。戶籍管理信息系統(tǒng)的建設，不是將管理流程簡單的計算機化，而是通過分析，對業(yè)務流程進行優(yōu)化，通過流程的整合、重組、再造，實現(xiàn)業(yè)務的更合理分工，促進科學化管理。^[6]比如在戶口遷入方面，系統(tǒng)實現(xiàn)與清華數(shù)字迎新系統(tǒng)的實時業(yè)務和數(shù)據(jù)接口；在戶口遷出方面，與就業(yè)中心分工合作，與將遷移證的發(fā)放與派遣證合并，減輕了部門的工作量，去繁就簡，也減少了畢業(yè)生手續(xù)辦理的環(huán)節(jié)，提供了優(yōu)質的服務，管理也更為科學；在戶口借用業(yè)務上，實現(xiàn)了網(wǎng)絡預約，學生可以不必到院系開介紹信，受到了學生的歡迎和好評。
　?。?）建設管理平臺：建設了綜合的戶籍管理平臺，實現(xiàn)戶籍管理全過程的信息化，包括戶口和身份證管理兩個部分。相關各項主要業(yè)務均通過系統(tǒng)進行，功能主要包括戶口遷入、日常管理、身份證管理、戶口遷出、查詢統(tǒng)計、信息服務等多個模塊，并根據(jù)戶籍管理的特點，支持戶口的批量遷入遷出、日常遷入遷出、戶口異動、戶口借出歸還、日常辦公等業(yè)務。不但保證了這些業(yè)務的有序辦理，而且在學校范圍實現(xiàn)了與教職工、學生等信息的共享。系統(tǒng)還與中關村派出所相關戶籍管理系統(tǒng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)交換接口，從源頭上保證了戶籍信息的準確性、完整性和更新及時性。