高?！百|(zhì)量工程”項目管理信息化建設(shè)的探索與實踐

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　　一、系統(tǒng)需求分析及功能定位

　　“高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程”(簡稱“質(zhì)量工程”)是教育部、財政部全面貫徹黨中央、國務(wù)院關(guān)于“把高等教育的工作重點放在提高質(zhì)量上”的一項重大戰(zhàn)略部署。“十一五”期間的建設(shè)內(nèi)容涵蓋精品課程、教學(xué)名師、實驗教學(xué)示范中心、大學(xué)生創(chuàng)新性實驗、特色專業(yè)、教學(xué)團隊、人才培養(yǎng)模式創(chuàng)新實驗區(qū)、雙語教學(xué)示范課程、大學(xué)英語教學(xué)改革示范院校等六大方面近十種類型的建設(shè)項目。“十二五”期間又新增專業(yè)教學(xué)質(zhì)量標準建設(shè)、專業(yè)綜合改革試點、戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)相關(guān)專業(yè)建設(shè)、卓越人才教育培養(yǎng)計劃、專業(yè)認證、精品視頻公開課、精品資源共享課、實驗教學(xué)示范中心、大學(xué)生校外實踐教育基地、大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練項目、教師教學(xué)發(fā)展中心等五大方面十余種類型的建設(shè)項目。[1] 項目建設(shè)至少有國家、省、校等三個層級，部分地方院校則多達國家、省、市、校、院(系)等五個層級;項目管理任務(wù)涉及遴選培育、立項申報、專家評審、中期檢查、結(jié)題驗收、績效評價、推廣應(yīng)用等諸多環(huán)節(jié);建設(shè)狀態(tài)呈現(xiàn)培育、在建、延期、結(jié)題等多種狀態(tài)。隨著項目建設(shè)的不斷深入，不同年度、類型及層級項目的立項、檢查、驗收及推廣應(yīng)用時常交織重疊，工作量急劇增長，項目管理效率與質(zhì)量要求亟需提高。

　　面對不斷增長的數(shù)量、質(zhì)量和效率要求，相當一部分高校的項目管理仍處于人工管理狀態(tài)，程序瑣碎且勞動強度大，效率也低，工作人員疲于應(yīng)付日常管理，幾乎無暇顧及內(nèi)涵提升。以項目申報及評審流程為例，常見的運作模式為：申報者根據(jù)上級部門的申報通知下載申報書→填寫并提交紙質(zhì)申請材料→管理人員收集、整理紙質(zhì)申請材料→管理人員根據(jù)申報項目內(nèi)容或?qū)傩詫ι陥髸爸尾牧线M行分組→聘請項目評審專家→分發(fā)紙質(zhì)評審材料→等候?qū)＜覍忛喸u審材料，填寫評分結(jié)果及評價意見→管理人員回收評審材料，匯總、整理專家評審意見→管理部門召集專家進行現(xiàn)場會議評審→匯總、形成專家評審意見→報領(lǐng)導(dǎo)審核并公示→公布評審結(jié)果。項目的中期檢查、結(jié)題驗收及績效評估工作的操作流程與此類似，只是所填報的申報材料，采用的評價指標不同而已。其間，申報者需提交一式多份紙質(zhì)材料，管理人員則需多次反復(fù)收集、整理、分發(fā)、回收、再整理申報材料，手工匯總并統(tǒng)計分析評審結(jié)果。整個申報評審過程耗時長，材料多，流程繁雜，人員和資源浪費嚴重，工作進程慢，容易出現(xiàn)人為的錯漏，工作質(zhì)量參差不齊。如遇有校外專家參與，則需遠程送交及回收紙質(zhì)申報材料，工作量更大，且容易出現(xiàn)延誤。整個工作流程，項目申報者、管理人員及申報專家均深陷其間，費時費力，工作效率低，人力物力耗費高。傳統(tǒng)的以手工操作、經(jīng)驗管理為主的運作模式已難以適應(yīng)形式發(fā)展的需要，亟需通過管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、無紙化，實現(xiàn)管理的程序化、規(guī)范化和標準化，提升管理水平和工作效率。基于上述背景，廣州大學(xué)自2009年起開始探索通過項目管理手段的信息化，實現(xiàn)管理流程優(yōu)化及管理效率與質(zhì)量的提升，經(jīng)過多輪調(diào)試、試用及完善，自主建成“質(zhì)量工程評審與管理系統(tǒng)”，實現(xiàn)了項目的在線申報、在線評審、在線查詢、項目信息集成管理及成果在線展示等功能，有效降低了勞動強度及資源耗費，同時顯著提升了管理水平與工作效率。