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四所高校的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都與檔案管理系統(tǒng)連接

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　　OA系統(tǒng)檔案管理的缺失

　　(來自：泛普軟件)

　　(一)泛普軟件的OA系統(tǒng)歸檔方式

　　“目前OA系統(tǒng)歸檔方式有兩種:一種是將OA系統(tǒng)導(dǎo)出的電子文件導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)，另一種就是直接存儲(chǔ)在脫機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行管理”。所謂在線歸檔是直接通過學(xué)校檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)的物理鏈接，將所需信息在線移交到檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔。而脫機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)一般指U盤、光盤或者紙質(zhì)。兩種存儲(chǔ)方式的不同點(diǎn)在于:在線歸檔更及時(shí)，不受時(shí)空限制，而脫機(jī)移交歸檔方式需要人工實(shí)施介質(zhì)傳送，同時(shí)需要在兩個(gè)地點(diǎn)進(jìn)行文件信息的導(dǎo)出與導(dǎo)入工作，既增加了成本又降低了工作效率。然而，事實(shí)即便如名校華南師范大學(xué)，采取的也是脫機(jī)存儲(chǔ)方式，把打印的紙質(zhì)稿送到檔案室，由檔案室對(duì)公文進(jìn)行掃描，以PDF格式存儲(chǔ)。因?yàn)楹芏嗳嗽诎l(fā)文后不愿意對(duì)公文進(jìn)行歸檔，以為歸檔是檔案室的事。我院目前采用的也是脫機(jī)介質(zhì)歸檔方式，主要是因?yàn)闄n案室建設(shè)滯后，沒有專門的檔案管理系統(tǒng)軟件，OA系統(tǒng)發(fā)文沒有傳輸?shù)綑n案室數(shù)據(jù)庫，常用的歸檔方式是一個(gè)學(xué)期集中整理一次OA辦公軟件系統(tǒng)發(fā)文，刻錄成光盤移交到檔案室保管，并打印紙質(zhì)稿，以備長期保存。

　　(二)原因分析

　　泛普軟件所走訪的四所公立高校，都設(shè)有專門的檔案館，其中華南師范大學(xué)位于廣州大學(xué)城的檔案館設(shè)施最為齊全，屬正處級(jí)單位。暨南大學(xué)的檔案館歸校長辦公室管理，屬副處級(jí)單位。這四所高校的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都與檔案管理系統(tǒng)連接，

　　OA系統(tǒng)檔案管理的缺失

 

發(fā)布：2006-12-11 18:55    編輯：泛普軟件 · hujian    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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