項目團隊成員時間管理初探

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摘　要：21世紀，項目團隊要想獲得時基競爭上的優(yōu)勢，要做好“六個一”，即：增強第一時間觀念、建好一個時間日志、制定一個完整規(guī)劃、解決好第一號問題、第一次就把事情做對、牢固樹立一個理念－授權(quán)。
關(guān)鍵詞：團隊成員　時間管理　第一時間　規(guī)劃　授權(quán)

　　0　引言
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　　21世紀，人類正在由后工業(yè)社會向知識社會轉(zhuǎn)變。企業(yè)、項目和個人都面臨著科技猛進、知識裂變、網(wǎng)絡(luò)革命、時空壓縮[1]，資本以前所未有的速度周轉(zhuǎn)，財富以驚人的速度遞增。時間已經(jīng)由工業(yè)時代的“第三資源”演化成為知識經(jīng)濟時代的“第一資源”[2]，成為企業(yè)和項目競爭制勝的主要因素。因此，21世紀制勝的關(guān)鍵是速度，是時間管理上的競爭。
　　項目時間管理的目的就是為了在第一時間內(nèi)達到“四效”，即效果、效率、效益、效能（分別與質(zhì)量、時間、費用和風險相對應(yīng)）。這里的第一時間，并不見得是最快、最緊急的時間，而是指保證目標實現(xiàn)情況下的最短時間。項目的時間管理包括項目團隊成員的時間管理和項目的進度管理兩部分[3]。項目的進度管理在一般項目管理書上都有詳細的講述。在這里想探討一下，作為項目負責人，如何對項目團隊成員進行時間管理。

　　1　強化“第一時間”觀念

　　做任何事情都需要占用時間，時間是最珍貴、最稀有的資源，因此，我們必須強化在“第一時間”內(nèi)完成任務(wù)的觀念。“第一時間”觀念至少應(yīng)包括三方面的含義：一是嚴格遵守作息時間，在規(guī)定時間段內(nèi)的“起始點”完成任務(wù)；二是充分地利用時間，不占用、不浪費任何一塊時間；三是有效地利用時間，提高工作效率。時間觀念是一個意識上的問題，是工作責任心的一個方面，它不像上班打卡那樣的標準化、形式化，但擁有了它，卻比打卡更管用，因為時間觀念對于員工來講是內(nèi)因、是根本，打卡只是外因、是手段。所以，項目經(jīng)理應(yīng)當利用各種可以利用的時機和場合，采取各種不同的手段和方法來強化項目團隊成員的“第一時間”觀念，增強整個團隊和每個人的責任感、緊迫感，在第一時間完成任務(wù)的意識。在此基礎(chǔ)上，通過培訓、自我學習、實踐、工作交流等方法，提高項目團隊成員的專業(yè)水平和團隊的整體協(xié)調(diào)能力，爭取實現(xiàn)項目的“普遍提速”，提高整個團隊競爭力。

　　2　建好一個“時間日志”

　　建立一個 “時間日志”，完整、準確記錄你的時間是怎樣花費掉的。這既是時間管理的開始，也是時間管理中一項重要的準備工作。項目經(jīng)理不但自己要這樣做，而且要督促團隊成員都要養(yǎng)成這樣一個良好習慣。對于這個問題，我們不能靠回憶來講我們做了些什么，因為“想象”和“現(xiàn)實”常常有很大的不同，甚至有時會完全不同[4]。在通常情況下，我們可以根據(jù)需要選用適合個人特點的時間管理的工具，也可以每半個小時自己手動記錄一次時間的使用情況，每兩周或一個月對記錄情況進行一次分析。這樣我們就會發(fā)現(xiàn)自己在時間利用上不合理的地方，從而找到改進時間管理的辦法。記錄時要注意三點：一是時間間隔不要太短，防止產(chǎn)生負面效應(yīng)；二是不要在一個時間周期（如一天）結(jié)束之后再去填寫，防止記錄結(jié)果帶有欺騙性；三是記錄“時間日志”貴在堅持，不能三天打魚，兩天曬網(wǎng)。
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　　3　制定一個完整規(guī)劃

　　規(guī)劃是時間管理的起點，因為只有對時間進行規(guī)劃之后，才能進一步安排時間、調(diào)整時間、提高時間的利用率。項目經(jīng)理應(yīng)當首先制定好項目的整體規(guī)劃，然后再指導團隊成員依據(jù)項目整體規(guī)劃制定個人的時間管理規(guī)劃。項目團隊成員個人可以從以下五個方面進行規(guī)劃：一是制定一個以smart（specif