項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員時(shí)間管理初探

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摘　要：21世紀(jì)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要想獲得時(shí)基競爭上的優(yōu)勢，要做好“六個(gè)一”，即：增強(qiáng)第一時(shí)間觀念、建好一個(gè)時(shí)間日志、制定一個(gè)完整規(guī)劃、解決好第一號(hào)問題、第一次就把事情做對(duì)、牢固樹立一個(gè)理念－授權(quán)。
關(guān)鍵詞：團(tuán)隊(duì)成員　時(shí)間管理　第一時(shí)間　規(guī)劃　授權(quán)

　　0　引言
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　　21世紀(jì)，人類正在由后工業(yè)社會(huì)向知識(shí)社會(huì)轉(zhuǎn)變。企業(yè)、項(xiàng)目和個(gè)人都面臨著科技猛進(jìn)、知識(shí)裂變、網(wǎng)絡(luò)革命、時(shí)空壓縮[1]，資本以前所未有的速度周轉(zhuǎn)，財(cái)富以驚人的速度遞增。時(shí)間已經(jīng)由工業(yè)時(shí)代的“第三資源”演化成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的“第一資源”[2]，成為企業(yè)和項(xiàng)目競爭制勝的主要因素。因此，21世紀(jì)制勝的關(guān)鍵是速度，是時(shí)間管理上的競爭。
　　項(xiàng)目時(shí)間管理的目的就是為了在第一時(shí)間內(nèi)達(dá)到“四效”，即效果、效率、效益、效能（分別與質(zhì)量、時(shí)間、費(fèi)用和風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)應(yīng)）。這里的第一時(shí)間，并不見得是最快、最緊急的時(shí)間，而是指保證目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況下的最短時(shí)間。項(xiàng)目的時(shí)間管理包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的時(shí)間管理和項(xiàng)目的進(jìn)度管理兩部分[3]。項(xiàng)目的進(jìn)度管理在一般項(xiàng)目管理書上都有詳細(xì)的講述。在這里想探討一下，作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，如何對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行時(shí)間管理。

　　1　強(qiáng)化“第一時(shí)間”觀念

　　做任何事情都需要占用時(shí)間，時(shí)間是最珍貴、最稀有的資源，因此，我們必須強(qiáng)化在“第一時(shí)間”內(nèi)完成任務(wù)的觀念?！暗谝粫r(shí)間”觀念至少應(yīng)包括三方面的含義：一是嚴(yán)格遵守作息時(shí)間，在規(guī)定時(shí)間段內(nèi)的“起始點(diǎn)”完成任務(wù)；二是充分地利用時(shí)間，不占用、不浪費(fèi)任何一塊時(shí)間；三是有效地利用時(shí)間，提高工作效率。時(shí)間觀念是一個(gè)意識(shí)上的問題，是工作責(zé)任心的一個(gè)方面，它不像上班打卡那樣的標(biāo)準(zhǔn)化、形式化，但擁有了它，卻比打卡更管用，因?yàn)闀r(shí)間觀念對(duì)于員工來講是內(nèi)因、是根本，打卡只是外因、是手段。所以，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)利用各種可以利用的時(shí)機(jī)和場合，采取各種不同的手段和方法來強(qiáng)化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的“第一時(shí)間”觀念，增強(qiáng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)和每個(gè)人的責(zé)任感、緊迫感，在第一時(shí)間完成任務(wù)的意識(shí)。在此基礎(chǔ)上，通過培訓(xùn)、自我學(xué)習(xí)、實(shí)踐、工作交流等方法，提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的專業(yè)水平和團(tuán)隊(duì)的整體協(xié)調(diào)能力，爭取實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的“普遍提速”，提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)競爭力。

　　2　建好一個(gè)“時(shí)間日志”

　　建立一個(gè) “時(shí)間日志”，完整、準(zhǔn)確記錄你的時(shí)間是怎樣花費(fèi)掉的。這既是時(shí)間管理的開始，也是時(shí)間管理中一項(xiàng)重要的準(zhǔn)備工作。項(xiàng)目經(jīng)理不但自己要這樣做，而且要督促團(tuán)隊(duì)成員都要養(yǎng)成這樣一個(gè)良好習(xí)慣。對(duì)于這個(gè)問題，我們不能靠回憶來講我們做了些什么，因?yàn)椤跋胂蟆焙汀艾F(xiàn)實(shí)”常常有很大的不同，甚至有時(shí)會(huì)完全不同[4]。在通常情況下，我們可以根據(jù)需要選用適合個(gè)人特點(diǎn)的時(shí)間管理的工具，也可以每半個(gè)小時(shí)自己手動(dòng)記錄一次時(shí)間的使用情況，每兩周或一個(gè)月對(duì)記錄情況進(jìn)行一次分析。這樣我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己在時(shí)間利用上不合理的地方，從而找到改進(jìn)時(shí)間管理的辦法。記錄時(shí)要注意三點(diǎn)：一是時(shí)間間隔不要太短，防止產(chǎn)生負(fù)面效應(yīng)；二是不要在一個(gè)時(shí)間周期（如一天）結(jié)束之后再去填寫，防止記錄結(jié)果帶有欺騙性；三是記錄“時(shí)間日志”貴在堅(jiān)持，不能三天打魚，兩天曬網(wǎng)。
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　　3　制定一個(gè)完整規(guī)劃

　　規(guī)劃是時(shí)間管理的起點(diǎn)，因?yàn)橹挥袑?duì)時(shí)間進(jìn)行規(guī)劃之后，才能進(jìn)一步安排時(shí)間、調(diào)整時(shí)間、提高時(shí)間的利用率。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)首先制定好項(xiàng)目的整體規(guī)劃，然后再指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員依據(jù)項(xiàng)目整體規(guī)劃制定個(gè)人的時(shí)間管理規(guī)劃。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員個(gè)人可以從以下五個(gè)方面進(jìn)行規(guī)劃：一是制定一個(gè)以smart（specif