招標采購合同信息管理的步驟

2015年招標師考試教材《招標采購合同管理》

招標采購合同信息管理的步驟

合同信息管理的步驟主要包括：編制合同信息管理計劃、建立合同信息管理系統(tǒng)、合同信息收集及分析、合同信息傳遞、合同信息控制等。

1）合同信息管理計劃信息管理計劃是整個合同信息管理工作的指導文件，包括合同信息管理主體、合同信息管理的內容以及合同信息管理的總體進度和階段進度。建設工程項目立項后，招標人就應該編制合同信息管理計劃，并將責任落實到具體的部門和人員。合同信息管理計劃應包括：收集信息的范圍、內容、格式、使用的軟件工具、采集時間、檢查核對的方法，并就傳遞、匯集、整理等作出統(tǒng)一的規(guī)定，責任確定到個人。

2）建立合同信息管理系統(tǒng)合同信息管理系統(tǒng)至少應包括合同信息管理的工作職責、工作程序、實施辦法、績效評估辦法、維護辦法等。合同信息管理工作要實行統(tǒng)一領導，分級管理的原則。招標人應確定專人負責定期召集項目信息主管、信息員和信息使用人員會議，分析和評估合同信息管理績效，做到及時發(fā)現(xiàn)問題，及時制定改進措施。

3）合同信息收集及分析合同信息收集是合同信息菅理各環(huán)節(jié)中關鍵的第一步，是后續(xù)各環(huán)節(jié)得以開展的基礎。全面、及時、準確地識別、蹄選、收集原始數(shù)據(jù)是確保信息正確性與有效性的前提。

面對復雜的合同管理信息，應堅持目的性、準確性、適用性、系統(tǒng)性、及時性、經濟性等原則，緊緊圍繞信息收集的目的，以盡可能經濟的方式準確、及時、系統(tǒng)、全面地收集適用的數(shù)據(jù)。

4）合同信息傳遞信息傳遞包括信息送達和信息反饋，具體是指使信息以規(guī)范的形式傳遞給信息的需求者，并獲得信息獲取者的反饋的過程。項目的組織機構設置是項目內部信息傳遞的基本渠道。對于周期短、規(guī)模小的項目，合同信息管理沒有必要在項目運作的業(yè)務流程中單獨構成一個獨立的管理環(huán)節(jié)。但是對于周期較長、規(guī)模較大的項目，合同信息管理對于項目的成功將起到重要的作用。

信息傳遞途徑的設計需要考慮的主要問題包括信息傳遞的時間、反饋周期、信息接收系統(tǒng)的建立等方面，其目的應當以實現(xiàn)快速接受和合理反饋為核心。

合同信息傳遞途的設計與信息管理架構有關，主要包括：

①設立專門的信息管理機構，如項目信息中心；

②設立以項自經理為核心的項目信息收發(fā)與審批機制；

③設立部門信息聯(lián)絡機制，如在項目的計劃、財務、合同、物資、檔案、質量、辦公。

室等職能部門設立部門級項目信息員；

④列支計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫、項目管理軟件等的采購費用。

5）信息管理控制合同信息收集工作應堅持及時、準確、真實、有效的原則，嚴防編造數(shù)據(jù)、弄虛作假的現(xiàn)象發(fā)生。合同信息管理負責人對最終進人數(shù)據(jù)庫的信息負有核準的責任。合同信息管理負責人應根據(jù)信息管理的要求，嚴格執(zhí)行合同信息管理制度，有效控制信息質量，如發(fā)現(xiàn)項目數(shù)據(jù)庫、信息記錄項目、內容、格式、傳遞渠道等不能滿足項目信息的管理需求、不適應生產需要的，應當立即調整。

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