對“班班通”工程實施項目管理的探討及實踐

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　　1  項目背景及工程特點

　　為推動全省義務教育的均衡發(fā)展，省教育廳推出了《全省農村義務教育薄弱學校改造計劃多媒體遠程教學設備采購項目》即“班班通”工程。經過激烈的投標競爭, 38所四創(chuàng)公司憑借其在教育領域里豐富的系統(tǒng)集成經驗和良好的聲譽，成為“班班通”工程的中標商之一，合同總額八千多萬元。

　　本期“班班通”工程特點是“時間緊，任務量大, 施工作業(yè)點地處偏遠且分散，60天內須完成2地市12個縣(區(qū))近9000個項目學校五種模式的多媒體教室建設任務”。

　　2   對“班班通”實施項目管理的方法與途徑

　　項目管理是將各種資源(人、材料、機械、資金、信息、技術和市場等)應用于項目，以實現項目的期望目標(時間、費用、質量和信譽)的一種活動。以項目的管理與運作為核心來重新構建企業(yè)的組織機構，已成為有效培育企業(yè)核心競爭力的一種手段。

　　按照項目特性即針對本期“班班通”工程特點，38所四創(chuàng)公司制定出新的項目管控方式。

　　2.1  項目組織機構

　　進行組織再造，搭建一個高效的、有活力的項目管理機構，它是項目能否成功運作的基本保證。具體做法是：

　　首先，組織起精干高效的項目班子，實現組織機構扁平化。即挑選出技術過硬、工程經驗豐富且年齡結構搭配恰當的員工擔任項目部團隊成員，其中項目主管選擇很關鍵，其綜合素質對項目的效果與成敗起著決定性作用。項目主管的選擇至少應考量以下幾點：親和力與威信、協(xié)調與組織能力、工程經驗、專業(yè)技能以及處理各種沖突的能力等。應明確項目班子各成員的職責范圍，避免責任不清、授權不明。

　　其次，向項目學校所在縣(區(qū))派駐工程督導，構建二級項目管控模式。像“班班通”這樣較大工程是由很多建設者參加的共同體，這就需要有一個嚴密的合同體系來規(guī)范和約束人們的行為和調動大家的積極性，避免相互拆臺與扯皮。然而，需要引起注意的是，國際上通行的做法即以合同為中心的工程項目管理理論并不完全適合中國國情。這是因為契約制在中國貫徹不徹底，項目總包方、分包商之間很難做到100%的誠信，因此作為項目總包方有必要主動介入到項目的具體實施過程中去。通過外派那些有經驗、懂技術、責任心強，能堅持原則的項目部成員到施工現場督導，以消除質量通病，提升項目總部對整個項目的管控能力，減少因分包而帶來的項目進度、質量、管理等可視性下降的風險。

　　這種采用由總部項目主管統(tǒng)一指揮協(xié)調和派駐工程督導現場跟蹤負責的項目組織架構，可保證“班班通”工程推進的總體進度及整體協(xié)調性，起到了以下作用：

　　(1)充分發(fā)揮項目總部的管理和技術優(yōu)勢，根據各地項目進展情況，統(tǒng)一調配項目總部的人力、物力、財力，如成立由專家和核心骨干所組成的應急分隊，當某項目學校遇到無法解決的技術、施工等問題時及時提供支援，為整個工程如期竣工提供保障，避免因個別分包商的誤工或工程停滯而影響整個項目的按期交付。

　　(2)派駐工程督導進行 “檢查監(jiān)督、業(yè)務指導”，避免以包代管。協(xié)助施工隊做好施工現場管理，及時、有效的解決現場中出現的種種疑難問題，使之能在下層解決的即在下層解決，無須逐級上報、請示，這樣可大大減輕項目總部和項目主管的工作負擔。

　　2.2  項目部團隊管理

　　團隊的總體目標應是保證工程按時竣工通過驗收，提高客戶滿意度，樹立良好的服務形象。要順利實現該目標，則一定要建立起良好的團隊精神和文化氛圍，促進團隊之間協(xié)同合作，減少沖突和內耗。為此，項目部要加強以下二方面的工作：

　　其一，健全制度體系。像“班班通”工程項目是一個復雜的系統(tǒng)工程，需要切合實際的制度提供保障。項目總部汲取和參照以往承建的《校校通》、《農遠教》等工程經驗與教訓，進一步補充和完善了數十個項目管理制度和程序文件(含工作流程與控制內容)，使之更具可操作性和適用性。如工程項目施工管理手冊、分包管理制度、施工工藝標準與驗收規(guī)范、安裝調試手冊(五種模式)、物資采購與檢驗制度、工程督導檢查制度、技術資料檔案制度、績效考核考評及獎罰制度等等，盡可能做到將煩瑣的事情程序化、表格化，將容易疏忽的方面制度化，從而科學的規(guī)范管理行為和施工行為，提升項目部的項目把控能力和人員管理能力，提高其工作效率。同時也留下寶貴的文件記錄。

　　其二，實施督察機制。建立總部外巡組，對外派工程督導人員的工作質量進行檢查與監(jiān)督。這是因為外派工程督導承擔著所轄地區(qū)的管理、監(jiān)督、協(xié)調項目實施的職責，其好壞將直接影響工程能否按期竣工和總承包商的信譽及形象。通過總部外巡組不定期的現場巡訪，可有效地防范工程督導因能力、責任心等誘因所造成的損失。要求工程督導們以上述管理制度來規(guī)范和約束諸如部分施工材料的選購、工作日志匯報等一些重要行為。這樣既可從制度上防止工程督導在項目實施過程中利用職權牟取私利，又可通過現場考察講評環(huán)節(jié)來促使其對施工方案的正確理解和技術規(guī)范的準確掌握，增強其臨場決斷能力。

　　2.3   進度管理

　　進度管理，主要是對項目實施的進展程度和為保證進度以及調控可能出現的偏差而采取的常規(guī)防范措施和應急措施的管理。

　　為保障“班班通”工程的順利實施，項目總部應以業(yè)主方所確定的竣工交付日為總工期最終目標，用結構分解法(WBS)將各項工作逐周進行分解和安排，編制出“班班通”施工總體方案和整體施工進度計劃(一級網絡圖)，并在計劃的內容與深度上綜合資源分配、費用控制等因素進行優(yōu)化，以實現“班班通”項目進度目標控制。

　　要搞好該項目的進度管控工作，使之有節(jié)奏、均衡地進行，應重點關注以下幾點：

　　一是，細化計劃。在各施工階段關鍵節(jié)點上如施工布線、設備進場(如交互式電視一體機、電子白板、投影機、DLP背投、音箱、計算機等)、硬件軟件安裝、系統(tǒng)整體調試等制定出詳細的階段性實施計劃(二級網絡圖)。做好設備與材料供應商、施工單位的招、評標以及合同的簽訂同施工階段性實施計劃相配套的各項準備工作。

　　二是，整合管理。要求施工方參照總體方案和整體施工進度計劃，制定出所負責區(qū)域的詳細施工方案和可監(jiān)督、可跟蹤的施工進度計劃表(三級網絡圖)，按天自查計劃的落實情況，并主動上報工程督導匯總。

　　三是，協(xié)調控制。項目總部通過對各分包商實施計劃落實情況的督查管理來協(xié)調與控制工程總進度。貫徹計劃進度的具體途徑之一是：定期召開項目例會或不定期召開專題會議，讓相關負責人了解各個環(huán)節(jié)的進展情況和需要解決與配合的問題，并形成會議紀要下發(fā)，以利于會后整改和監(jiān)督檢查。

　　四是，做好預案。重視對待可能會對工期產生延誤的因素，避免“計劃與控制結合松散、跟蹤不能及時到位”現象產生。采取適當措施消除或減少以下影響工期的種種不利因素：如“人員不穩(wěn)定和人員缺乏責任心;信息反饋和解決問題的渠道不通暢;設備到位不及時;發(fā)現設備存在質量問題的時間嚴重滯后，影響安裝與調試進度;因施工不規(guī)范而造成返工或因一些施工材料準備不足而耽誤時間;以及可能存在的施工時間受限制情況(如要求施工期間不得影響學校正常的教學活動)”等，做到事前有預見、事發(fā)冷靜應對、迅速解決。

　　2.4  過程質量管理

　　過程質量管理是指項目質量保證體系的執(zhí)行與完善。要通過技術手段和組織措施來保證工程質量滿足合同要求。幾點較為成功的做法如下：

　　首先，合同條款制約。在與各分包商(含施工方)的合同條款中明確規(guī)定質量目標“設備、材料及工程竣工驗收的合格率100%，優(yōu)良品率不低于90%”作為付款依據。采用經濟制約手段(如5%質量保證金(工程尾款)中的2%作為竣工資料完成的保證金)來有效地加強項目工程文檔資料的及時歸集。

　　其次，嚴控采購質量。為確保質量和工期，減低采購成本，由項目總部統(tǒng)一采購設備和材料(主材);并進行產品封樣保存。對違反合同規(guī)定的(如所提供的設備、材料與中標品牌、規(guī)格以及技術指標存在不相符的)及時進行換貨或退貨處理，并要求供貨商承擔違約賠償責任。

　　第三，采用“樣板引路”。即在每個項目縣(區(qū))中先分別選點建設出五種模式的“施工樣本教室”，讓使用方和教育主管部門(或監(jiān)理)進行驗證和確認，然后要求擬擔任日后全面施工的施工方嚴格參照執(zhí)行。在施工過程中要嚴格做到按樣本教室施工流程和已批準的設計圖紙施工，不得擅自改動。嚴格執(zhí)行國家有關施工規(guī)范與操作規(guī)程、質量標準和安全規(guī)則。

　　第四，實施過程監(jiān)控。工程督導對所轄地區(qū)的施工現場安裝和調試全過程進行專業(yè)化的管理與監(jiān)督檢查。比如(1)是否達到“路由布局合理，線槽橫平豎直，接口嚴密，設備標簽粘貼完整，設備及插座安裝到位”等安裝工藝要求;(2)整個安裝調試的過程是否有真實完整的詳細記錄(需填報的各類表格)，做到“事事有記錄”;(3)嚴查施工過程中違章作業(yè)、不按圖施工或偷工減料等不良行為，對特別嚴重的，應及時上報總部，清理出施工隊伍。

　　2.5  溝通管理

　　良好的溝通環(huán)境是項目成功的重要因素。需要與項目干系人精誠合作，搞好關系，使整個項目在協(xié)調的氛圍下進行。

　　“班班通”工程為多方參與建設模式，涉及到多方面的事與人，因此內外部的溝通和協(xié)調工作量較大。項目部應注意與業(yè)主和項目學校保持溝通與交流，積極爭取后者全力配合和提供必要的后勤保障(如項目學校安排專人配合，并提供良好的施工環(huán)境和便利，像施工期間的電源使用以及協(xié)助保管施工器材與設備等)。

　　建立起暢通的項目總部的內外部信息來源與處理通道，可避免諸如信息溝通不暢、可供決策的信息不能及時提供、決策相對滯后造成總部與各地分部之間的物資和人員難以及時合理調配等種種現象出現。建議采取如下溝通方式：

　　(1)建立項目干系人的聯(lián)系總表和總部與各地督導之間工作交流反饋機制，實現信息及時準確地傳遞和資源共享，以提高相互配合和協(xié)調的效果，避免重犯同樣的錯誤。

　　(2)采用電話、E-mail或建QQ群等方式，向項目部或項目主管通報進度、質量等相關情況。

　　(3)按照《工程簡報》或《工程進度日報》的標準格式要求，定期或每日以書面形式向不同的項目干系人報告不同內容的工程進展情況階段匯總或者當日施工狀況(含遇到的實際問題、處理方法建議及下一步工作計劃等)。

　　事實證明，此法對工程進度的順利推進和樹立良好的服務形象起到了較大作用。

　　3  主要成效

　　總之，工程項目管理是以有效的方式取得預期成果的過程。通過對“班班通”工程實施有效的組織、計劃、監(jiān)督、控制、協(xié)調等過程管理，取得了良好的效果和成績：

　　(1)提升了企業(yè)工程管理的精益化水平，使承接新工程從方案設計到工程竣工的速度變得更快，成本更低，質量更佳。

　　(2)形成了強調團隊精神和合作共贏的企業(yè)文化，拓寬了溝通渠道，規(guī)范了預測問題和解決爭論的機制和方法，使工程管理更具效率和效益。

　　(3)實現了資源整合與再利用。所建立的各項管理制度和程序文件作為經驗的積累和傳遞，對后續(xù)類似工程建設有著較大的指導作用。