外資工程的合同管理

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　　近年來，隨著我國加入WTO進程的深入，眾多外資企業(yè)正以前所未有的速度落戶中國。江都市安裝工程有限公司瞄準這一市場機遇，果斷調(diào)整經(jīng)營思路，在承接外資工程上做足文章，開創(chuàng)了一片發(fā)展新天地。為了在外資工程市場站穩(wěn)腳跟，企業(yè)不斷加強基礎建設，提高管理水平。特別是在合同管理上，針對外資工程特點，企業(yè)在實踐中不斷總結(jié)，逐步摸索出了一套適應外資工程市場的合同管理辦法。

　　一、外資工程的合同管理需要有專門人才

　　在參與外資工程市場競爭的過程中，公司遇到的第一個難題就是語言關。因為與中資工程不同的是，絕大多數(shù)外資企業(yè)要求標書和合同文本采用中、英文對照形式。為此，公司集中選派一批外文基礎好的經(jīng)營、技術骨干接受強化輔導，在短時間內(nèi)迅速提高了外文讀寫和交流水平。公司加強了對專(兼)職合同管理員的業(yè)務技能培訓，要求必須熟練掌握和運用中、外工程建設法律、法規(guī)，精通涉外合同業(yè)務，勝任合同擬稿、修改、談判和解釋，熟悉外資合同履行和工程索賠管理，了解WTO規(guī)則和國際工程建設慣例。同時為適應外企的管理模式和工作習慣，企業(yè)還組織相關人員進行外企實地參觀和學習，進一步熟悉外企運作模式和工程施工特點。目前，公司已與美國JAQ公司、德國美施威爾公司、日本東洋工程株式會社等多家國外建筑承包商建立了穩(wěn)定的合作關系，公司職工在與他們打交道的過程中展示出了良好的素質(zhì)，工作也顯得游刃有余，甚至有多名管理人員被外企借用，從而為進一步拓展外資工程市場創(chuàng)造了有利條件。

　　二、外資工程的合同簽訂要注意的幾個問題

　　在目前我公司承接的外資工程中，業(yè)主一般要求采用固定總價合同，因為這種合同形式工程竣工結(jié)算方式簡單，合同執(zhí)行過程中就價格的爭議較少，它與我們在中資工程中經(jīng)常采用的工作量單價合同的最大區(qū)別就是：在約定風險范圍內(nèi)合同價款不再調(diào)整。由此帶來的就是，施工單位承擔較大風險。因此，在合同簽訂之前，我們要求做到：

　　一是認真做好標前評審。2002年，公司參加了一美資企業(yè)建材生產(chǎn)線項目的投標。為保證中標，公司動員幾乎所有精英力量組成投標小組，耗時半個多月編制標書并進行模擬答辯演練，勢在必得最終也如愿以償。就在公司等待簽約時卻傳來了業(yè)主訂購設備出現(xiàn)問題需要重新設計制造的消息，工程只能擱淺，至今該項目仍未能上馬，一場耗費巨大的投標大戰(zhàn)打了水漂。在交上了第一筆“學費”后，我們認識到了標前評審的重要性。對于外資工程評審，我們更側(cè)重于投資企業(yè)的背景、實施項目的能力、主要材料供應商的情況等內(nèi)容。對于專業(yè)性強、工藝要求高、各工種交叉作業(yè)多、工期緊張的工程尤其要慎重，確認本企業(yè)施工組織能力是否能夠滿足工程需要，避免盲目投標，造成無謂的人力、物力投入，以降低經(jīng)營成本。

　　二是謹慎報價，嚴防價格風險。由于目前建筑市場“僧多粥少”，競爭激烈，導致買方市場嚴重傾斜，肆意壓價、讓利優(yōu)惠屢見不鮮，愈演愈烈。我公司在初涉外資工程市場時，沿用了過去在中資市場上的一貫做法，為追求價格優(yōu)勢采取加大讓利幅度措施，而沒有考慮外資工程成本加大的因素，造成工程利潤微薄甚至虧本的現(xiàn)象。我們在經(jīng)過分析后認為，由于工程總價固定，在外資工程投標報價中不能一味追求低價中標，更要避免計算錯誤、漏報項目。如果工程項目正式施工圖尚未完成，工作量無法詳細核算，按經(jīng)驗或統(tǒng)計資料估量，就更需注意價格風險。為此，公司改革投標審核程序，每份報價必須經(jīng)過項目預算員、公司合同管理科負責人、公司主管業(yè)務領導三級評審，實行分工負責并與工作績效、薪酬掛鉤。在業(yè)主要求讓利時，我們堅守價格底線，不打無把握之仗。

　　三是加強對合同文本的分析。由于合同采用中、英文雙語版本，因此合同文本的分析對于外資工程合同管理的意義就顯得尤為重要。鑒于外企要求嚴格的特點，我們在進行外資合同文本分析時，特別注意合同中付款方式、工期、質(zhì)量要求是否合理，合同條款是否符合我國有關法律、法規(guī)，對于一些過于苛刻、單方面約束性的條款更需特別慎重。今年我們在洽談昆山一臺資項目時，業(yè)主提供的合同文本中規(guī)定：工程變更在合同總價10%范圍之內(nèi)，合同總價不變。而合同中規(guī)定由施工單位采購的材料市場價格正在一路攀升，而工程材料款又是分期支付，為防止在等待業(yè)主資金期間材料價格繼續(xù)上漲，我們需要墊付相當一部分資金，工程成本已經(jīng)增加。如果再發(fā)生工程變更，那么這個本來盈利空間就不大的項目即將面臨虧損的風險。我們在談判中據(jù)理力爭，以詳盡的事實和誠懇的態(tài)度說服了對方，最終這項條款改為：工程變更按實計算。同時，為避免由于不同語言的翻譯和不同國家的工程慣例，常常會對同一條款產(chǎn)生不同理解的現(xiàn)象，在合同審查時還要對意義不清、標準不明確之處，要求業(yè)主做出解釋。在外資工程合同簽訂前，我們還邀請企業(yè)法律顧問對合同文本進行法律方面的審查，確保合同的合法性、完整性和平等性。

　　三、外資工程的合同管理應落實的幾項措施

　　合同簽訂后工程進入實施階段。相對于中資工程來講，外資工程在工程施工階段的合同管理必須更加嚴密，確保合同目標的逐一實現(xiàn)。

　　一是建立合同實施保證體系。對于外資工程，公司一律抽調(diào)精干力量組建項目部，項目部設立合同管理組，由公司合同管理員兼任項目部合同管理組組長，以利于發(fā)現(xiàn)問題并及時解決。同時，項目部將合同責任目標進行分解，落實到部門和責任人，提高全員合同意識。對于合同中可能存在的不確定風險，我們制定并采取針對性保護措施，讓風險化解于萌芽狀態(tài)。2005年我公司承接了上海瑞德超薄吸濕材料有限公司設備、管道、電氣安裝工程，合同工期十分緊張，而且與土建項目交叉施工，作業(yè)難度較大。公司預見到了該風險并做好了緊急應對準備。施工后期，眼看正常作業(yè)必將延誤工期，據(jù)項目部申請，公司立即啟動保護措施，抽調(diào)上海另一項目施工人員與該項目組成施工突擊隊，實行24小時三班輪換作業(yè)，終于在合同工期前順利完成合同工作量提請驗收交付。

　　二是認真做好合同交底工作。在合同簽訂后，公司合同管理科會同工程、安全、質(zhì)檢等部門對合同執(zhí)行部門及人員進行合同交底，使項目部熟悉合同中的主要內(nèi)容，明確工程中的風險、重點或關鍵性問題，在施工過程中利用好對自己有利的條款，規(guī)避對自己不利的條款。在外資合同交底中，我們深有體會的是：合同交底不僅僅要做到對合同條款的解釋，同時要盡可能地使項目部了解業(yè)主的基本情況、業(yè)主和監(jiān)理單位工作人員的工作習慣和日常禮儀、項目的主要功能及工藝流程、施工所在地的風土人情等等，這些信息的提供將對工程的順利進行起到不可或缺的輔助作用。

　　三是及時對合同實施情況進行跟蹤管理。目前，我公司在外資工程中普遍采用了合同目標實施情況收集、對比、分析計算機管理系統(tǒng)。2003年底，公司中標日觸化工(張家港)有限公司CCA項目，合同總價3100萬元，項目涉及管道、設備、電氣、儀表、防腐、保溫等專業(yè)，工藝要求高，工作量大，工期也相對緊張。為了保證合同的順利履行，我們首次采用微機管理系統(tǒng)進行實時監(jiān)控。具體做法是：首先將整個工程分為若干個單項工程，將合同總目標分解為各單項工程目標，確定各單項工程合同目標值錄入計算機，并制定出階段性目標值;再將每天完成的合同目標工作量輸入系統(tǒng)，按照工程實際情況定期進行對比分析，找出其中的偏差，對合同履行情況作出診斷，提出合同實施方面的意見、建議，甚至警告。比如在施工過程中項目合同管理員發(fā)現(xiàn)，設備安裝工程優(yōu)良率持續(xù)降低，已接近擬定的該單項工程優(yōu)良率目標值底線，于是立即提醒項目經(jīng)理提高設備安裝作業(yè)質(zhì)量。項目經(jīng)理得知后迅速調(diào)整施工力量，加強質(zhì)檢力度，保證了設備安裝工程優(yōu)良率的順利實現(xiàn)。在近一年的施工期內(nèi)，正因充分發(fā)揮了這套系統(tǒng)的作用，該日資項目圓滿完成合同各項條款，并以無可挑剔的管理和服務，得到了日商和當?shù)赜嘘P部門的一致好評。

　　四是重視合同變更管理。外資工程合同變更管理重在證據(jù)的保全。多年的施工實踐經(jīng)驗告訴我們，在外資工程合同管理中，需要注意所有原始資料的保管、分類、匯總，以便在索賠事件發(fā)生時提供齊備的資料證明。同時應盡量將單項索賠在執(zhí)行過程中陸續(xù)加以解決，避免后期綜合索賠所帶來的矛盾復雜化。目前，我們在外資工程中普遍實行“一單一結(jié)”制，即我方收到外企業(yè)主一份變更通知單時，就工程計量、單價、補償及對總工期的影響等，與其達成一致意見后進行簽證，變更完成后及時進行結(jié)算，不留尾巴。

　　由于將合同管理貫穿于外資工程市場開拓的全過程，企業(yè)不但有效防范了經(jīng)營風險，而且提高了經(jīng)濟效益，提高了服務質(zhì)量，提高了企業(yè)信譽。合同管理，已成為公司承接外資工程的堅定護航者。