采購(gòu)管理中的成本控制 (二)

采購(gòu)部門應(yīng)是采購(gòu)的責(zé)任部門。如果使用者直接和供應(yīng)商聯(lián)系, 而采購(gòu)部門又對(duì)此一無(wú)所知, 這將會(huì)產(chǎn)生所謂的后門銷售, 即一個(gè)潛在的供應(yīng)商將通過(guò)影響使用者對(duì)物資的規(guī)格方面的要求從而成為唯一的供應(yīng)商?；蚴巧暾?qǐng)采購(gòu)者可能私自給供應(yīng)商一些許諾, 從而使采購(gòu)部門不能以最低的最終價(jià)格簽訂理想的合同。如果供應(yīng)商的技術(shù)人員需要和采購(gòu)企業(yè)的工程技術(shù)人員和生產(chǎn)人員交換意見, 采購(gòu)部門應(yīng)負(fù)責(zé)安排會(huì)談并對(duì)會(huì)談的結(jié)果加以審核。

　　(3) 采購(gòu)供應(yīng)部門和市場(chǎng)營(yíng)銷部門之間應(yīng)建立互為依存的緊密關(guān)系。市場(chǎng)營(yíng)銷部門可以使采購(gòu)部門及時(shí)了解營(yíng)銷活動(dòng)和銷售預(yù)測(cè), 邀請(qǐng)采購(gòu)部門參與最終用戶的會(huì)談, 幫助采購(gòu)部門更好地了解顧客的需求。便于采購(gòu)部門提高采購(gòu)計(jì)劃的自覺性和主動(dòng)性。計(jì)劃部門可以根據(jù)市場(chǎng)情況將科研生產(chǎn)計(jì)劃及時(shí)下達(dá), 以利于采購(gòu)部門有充足的采購(gòu)時(shí)間。采購(gòu)部門也可以提供市場(chǎng)方面的原材料、元器件采購(gòu)周期、供應(yīng)來(lái)源是否能買到, 其價(jià)格質(zhì)量情況, 供應(yīng)商的績(jī)效, 特殊產(chǎn)品的市場(chǎng)供應(yīng)情況等信息給市場(chǎng)營(yíng)銷部門, 以使其了解產(chǎn)品成本的構(gòu)成和市場(chǎng)價(jià)格的預(yù)測(cè), 為出售產(chǎn)品的合同洽談提供依據(jù)?！　? 集中采購(gòu)對(duì)控制成本的優(yōu)勢(shì)與不足

　　2.1 集中采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)

　　(1)集中采購(gòu)所購(gòu)物資比較容易標(biāo)準(zhǔn)化。例如, 在網(wǎng)上看到一個(gè)多部門的電子公司中, 來(lái)自工程、質(zhì)量保證、市場(chǎng)、研發(fā)等不同部門的代表組成一個(gè)產(chǎn)品團(tuán)隊(duì), 專門解決電容器的問(wèn)題, 涉及4500 種不同的電容器, 標(biāo)準(zhǔn)化和簡(jiǎn)化工作開展后, 電容器的數(shù)量減少到400種, 供應(yīng)商的數(shù)量從35個(gè)減少到6個(gè), 提前期縮短了70%, 價(jià)格則下降了10%, 也就是這樣, 才導(dǎo)致人們對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化和簡(jiǎn)化這兩個(gè)最古老也最有效的、用于提高價(jià)值的采購(gòu)產(chǎn)生了新的興趣。如果不是集中采購(gòu), 標(biāo)準(zhǔn)化的管理是難以實(shí)現(xiàn)的。

　　(2)集中采購(gòu)可以減少管理上的重復(fù)設(shè)置。

　　(3)集中采購(gòu)的訂單數(shù)量足以引起供應(yīng)商的注意, 采購(gòu)部門可以說(shuō)服供應(yīng)商盡快發(fā)送或給以較大折扣, 可以節(jié)省運(yùn)費(fèi), 也便于與供應(yīng)商打交道。

　　(4)集中采購(gòu)有利于對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行更有效地控制。對(duì)一個(gè)部門的控制比多個(gè)部門的控制要容易得多。

(5)集中采購(gòu)有利于采購(gòu)的專業(yè)化分工和專業(yè)技能的發(fā)展。各部門各負(fù)其責(zé), 研究人員和生產(chǎn)員工可以把更多的精力用在設(shè)計(jì)、研究和生產(chǎn)方面?！　?.2 集中采購(gòu)的不足

　　(1)集中采購(gòu)對(duì)于緊急使用的物資采購(gòu)周期難以滿足使用部門的緊急需求。特別是在預(yù)研階段, 數(shù)量、型號(hào)不確定, 會(huì)給采購(gòu)帶來(lái)較大的困難, 并且溝通需要時(shí)間,會(huì)在進(jìn)度上難以使研究人員感到滿意, 也會(huì)為極少器材的采購(gòu)花費(fèi)采購(gòu)人員的精力, 而影響采購(gòu)大宗、大額產(chǎn)品的質(zhì)量和精力。

　　(2)絕大多數(shù)的訂單符合帕雷托定律:全部采購(gòu)的70%僅僅占采購(gòu)金額的10%,由于小額訂單所涉及的物料短缺而造成的損失與這些物料的本身的價(jià)值不成比例。因而確保物料的供應(yīng)是首要目標(biāo)。解決辦法是: 對(duì)少量緊急的物料可以采取簡(jiǎn)化采購(gòu)程序, 或賦予使用部門小額的采購(gòu)權(quán)限,以便減少采購(gòu)時(shí)間和管理費(fèi)用。

　　3 采購(gòu)的前期準(zhǔn)備工作

　　3.1 需求申請(qǐng)單的提交

　　準(zhǔn)確地描述所需物品和服務(wù)主要是設(shè)計(jì)者和使用部門的責(zé)任, 但采購(gòu)部門和供應(yīng)商也應(yīng)起到積極的作用。采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)現(xiàn)存的規(guī)格要求提出質(zhì)疑, 并提供準(zhǔn)確的規(guī)格型號(hào)。當(dāng)所需的物品在市場(chǎng)上處于短缺狀態(tài)時(shí), 確定采用什么替代品, 采購(gòu)部門和需求部門在采購(gòu)的初級(jí)階段進(jìn)行密切的 交流有重要的意義。否則, 由于需求不準(zhǔn)確浪費(fèi)時(shí)間, 有時(shí)會(huì)因?yàn)橛嗀涘e(cuò)誤產(chǎn)生嚴(yán)重的財(cái)務(wù)后果, 甚至導(dǎo)致供應(yīng)中斷、內(nèi)部關(guān)系惡化, 喪失產(chǎn)品改進(jìn)的機(jī)會(huì)、失去供應(yīng)商的尊重和信任。如果使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理, 數(shù)據(jù)庫(kù)( 包括歸檔的原材料清單) 要一致準(zhǔn)確, 否則會(huì)帶來(lái)混亂和金錢上的浪費(fèi)。任何關(guān)于申請(qǐng)事項(xiàng)的描述的準(zhǔn)確性的問(wèn)題都應(yīng)該向申購(gòu)者或供應(yīng)商進(jìn)行咨詢, 采購(gòu)部門不能單方面想當(dāng)然處理。采購(gòu)人員在采購(gòu)之前必須把采購(gòu)申清認(rèn)真地核對(duì)一遍, 采購(gòu)數(shù)量應(yīng)該基于預(yù)期的需求, 而且要考慮經(jīng)濟(jì)訂貨數(shù)量。需求申請(qǐng)單要求的到貨日期應(yīng)該滿足必要的詢價(jià)、談判、定單、運(yùn)輸、收貨、檢驗(yàn)、老化的時(shí)間。如果時(shí)間不足, 將增加采購(gòu)成本, 應(yīng)及時(shí)地提請(qǐng)申請(qǐng)者加以注意。但要使申請(qǐng)者關(guān)注成本的問(wèn)題, 還需在制度上和教育上落實(shí)。這里, 如果技術(shù)狀態(tài)的到位, 配套清單準(zhǔn)確無(wú)誤, 可以省去技術(shù)人員提出清單及核對(duì)的許多時(shí)間, 實(shí)際上是縮短了采購(gòu)周期, 并且減少了因?yàn)槭韬鲈斐梢?guī)格型號(hào)等參數(shù)上描述的錯(cuò)誤。因此, 做好技術(shù)狀態(tài)的管理對(duì)采購(gòu)管理和成本控制是極為重要的。

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