采購管理中的成本控制 （三）

　3.2 采購訂單的準備

　　計劃部門應盡早將產品計劃通知使用部門和采購部門, 以便使用部門盡早地將訂貨周期長的物料需求提交供應部門。供應部門還應協(xié)助使用部門預測物料需求,不僅要求需求部門在填寫需求單時盡可能地采用標準化格式以及盡量少發(fā)特殊訂單, 而且應督促盡早地預測需求以避免太多的緊急訂單, 由于了解市場情況和價格趨勢, 有時為了避免供應中斷或價格上漲,供應部門會發(fā)出一些期貨訂單。這就要求采購部門把標準化采購項目的市場變化情況通知使用部門。采購部門和供應商早期參與會帶來許多信息, 從而可以削減成本,加速產品推向市場的速度, 給企業(yè)帶來更大的競爭優(yōu)勢。

　　3.3 進行市場調查, 做到貨比三家

　　采購員對采購的物資不可能都了解質量、價格與供貨情況, 這就要求對市場進行調查, 當申請的物資不曾被采購過, 就需發(fā)出詢價單。標準的詢價單準備好后, 送給供應商, 當不同的供應商的報價到達采購部門受理之后, 回填在報價表中, 然后由采購部門根據(jù)價格、交貨進度等因素決定和哪個供應商做生意。現(xiàn)在網絡提供了快捷的市場信息, 網絡的產品價格與真正的當?shù)貎r格會有一定的出入, 但可以作為重要的參考, 可在合同談判時使供應商感覺你了解情況, 從而取得較好的價格。引起供應商競爭, 是在買方市場條件下是降低成本十分有效的方法, 對同一種采購產品最好有兩家以上的供應商。

　　4 進行供應商的評價和選擇

　　采購需求、市場的詢價工作已經完成,這時就要有采購部門主要決定廠商的選擇。供應商的選擇不是只考慮價格, 還應把交貨進度、質量、供應商的后期服務、客觀情況進行綜合考慮。如果生產研制的產品的進度會影響到企業(yè)的聲譽和后期的長遠發(fā)展等重要事件, 就應首選進度有保證的供應商。對于復雜的、需要技術支撐和后期服務的器材, 供應商的實力則應作為重要的選擇因素。當然, 好的合作伙伴是在實際業(yè)務的交流中得出來的。供應商提供的服務可能和產品的特性一樣重要, 服務可能包括設計、保存記錄、運輸、儲存、處置、安裝、培訓、監(jiān)察、維修、建議以及是否愿意對文檔錯誤和誤解作出滿意的調整。有些采購者可能會把其他標準也作為評價供應商服務的一部分, 如供應商是否愿意在接到階段通知時更改訂單, 是否會對非常規(guī)請求做出熱烈的反應等, 供應商保修單保修期限長短不一, 保修單的價值主要取決于供應商的信譽和可能性, 而保修單的技術措辭不是很重要, 許多供應商在銷售價格中注明了服務費用, 而另一些供應商則自己承擔服務費用或索價低于競爭對手, 或用更完美的服務打開銷路。當然, 所有的選擇是基于產品質量得以保證為基礎的。采購管理部門應當建立供應商管理檔案, 對供應商進行動態(tài)管理。

　　對于合同的談判、簽訂合同應注意事項也不少。由于每個公司都會盡可能保護自己的利益, 而要求準備自己準備好的訂單合同書。通常到底選用哪一方的合同文本, 取決于雙方相對實力的強弱、采購物品的特點、交易的復雜程度以及發(fā)出訂單的策略。在這方面有許多令人困惑的地方, 采購方可能隨便地在供應商派出的代表提供的訂單上簽字, 簡單地把訂單送到供應商那里, 想當然地認為訂單對供應商也有約束力。這種訂單對簽了字的采購方有約束力, 對供應商而言, 只有在其總部的負責人確認之后, 在法律上才有約束力。有時, 郵寄或寄出采購訂單后, 收到的答復不是接受函, 而是銷售訂單, 這種情況, 銷售方不是表示接受采購條件, 而是進行還盤。要對采購訂單作出確認的原因: 除了法律的原因外, 只有當采購訂單被確認接受后, 采購方才能確信在要求的日期內供應商發(fā)貨。如果供應商不能履行合約, 采購方會威脅取消訂單或是以后可能的交易。在取得報價后, 合同談判有時也十分重要, 對于小額訂單, 一般在選取較低價格的報價后, 降價的余地不大或常常沒有。但對于大額的訂單, 則常常還可以取得一定的折扣。確定價格和采購條件可以招標、查看價格表、商務談判等不同的方式進行價格確定。訂單最好有書面形式, 它是在發(fā)生了糾紛后的依據(jù), 也是以后采購登記的依據(jù)。即使訂單是通過電話發(fā)出的, 也應補上書面訂單。

　　5 采購物資的管理

　控制產品庫存水平, 要注意的問題也不少,如果能做到零庫存又能保證供應, 當然好。但就目前我國的實際情況, 在保證供貨進度的前提下,保有一定的庫存是必要的。但是哪些物料, 應保有多大的庫存量?應該是從歷史的統(tǒng)計中和對產品計劃的預測中及市場的訂貨情況等諸多因素綜合進考慮的。一般的保有量應以控制在3~6個月的供應量為好, 采購周期短的物資不庫存或少庫存。發(fā)放的數(shù)量應是物資生產的實際數(shù)量加上一定比例的余量, 對于發(fā)放用于生產的物料也應該進行登記管理,否則容易造成成本的流失。如果有條件, 最好對采購回來的物資進行統(tǒng)一的管理保存。用多少領多少, 超出配套范圍的, 應經過審核后說明原因后再發(fā)放。這有利于發(fā)放后物資的管理和調劑。采購與供應管理這一領域需要制定一系列標準化運作程序以便處理日常工作。一個良好的采購體系的形成, 對于采購管理是至關重要的。如果有條件建立物資采購管理軟件系統(tǒng), 對采購的計劃管理和成本控制無疑是十分有益的。當然物資采購管理系統(tǒng)的建設也不是一件容易的事, 它需要對采購需求、采購計劃、采購合同、審核審批、收貨、檢驗、入庫、發(fā)放、報廢等各個流程進行優(yōu)化、固化。更需要領導的重視和支持。因為要改變過去的習慣也不是一件容易的事, 沒有領導的支持, 管理系統(tǒng)是不可能很好實施的。

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