采購管理中的成本控制 （三）

　3.2 采購訂單的準(zhǔn)備

　　計(jì)劃部門應(yīng)盡早將產(chǎn)品計(jì)劃通知使用部門和采購部門, 以便使用部門盡早地將訂貨周期長的物料需求提交供應(yīng)部門。供應(yīng)部門還應(yīng)協(xié)助使用部門預(yù)測物料需求,不僅要求需求部門在填寫需求單時盡可能地采用標(biāo)準(zhǔn)化格式以及盡量少發(fā)特殊訂單, 而且應(yīng)督促盡早地預(yù)測需求以避免太多的緊急訂單, 由于了解市場情況和價格趨勢, 有時為了避免供應(yīng)中斷或價格上漲,供應(yīng)部門會發(fā)出一些期貨訂單。這就要求采購部門把標(biāo)準(zhǔn)化采購項(xiàng)目的市場變化情況通知使用部門。采購部門和供應(yīng)商早期參與會帶來許多信息, 從而可以削減成本,加速產(chǎn)品推向市場的速度, 給企業(yè)帶來更大的競爭優(yōu)勢。

　　3.3 進(jìn)行市場調(diào)查, 做到貨比三家

　　采購員對采購的物資不可能都了解質(zhì)量、價格與供貨情況, 這就要求對市場進(jìn)行調(diào)查, 當(dāng)申請的物資不曾被采購過, 就需發(fā)出詢價單。標(biāo)準(zhǔn)的詢價單準(zhǔn)備好后, 送給供應(yīng)商, 當(dāng)不同的供應(yīng)商的報(bào)價到達(dá)采購部門受理之后, 回填在報(bào)價表中, 然后由采購部門根據(jù)價格、交貨進(jìn)度等因素決定和哪個供應(yīng)商做生意。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)提供了快捷的市場信息, 網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)品價格與真正的當(dāng)?shù)貎r格會有一定的出入, 但可以作為重要的參考, 可在合同談判時使供應(yīng)商感覺你了解情況, 從而取得較好的價格。引起供應(yīng)商競爭, 是在買方市場條件下是降低成本十分有效的方法, 對同一種采購產(chǎn)品最好有兩家以上的供應(yīng)商。

　　4 進(jìn)行供應(yīng)商的評價和選擇

　　采購需求、市場的詢價工作已經(jīng)完成,這時就要有采購部門主要決定廠商的選擇。供應(yīng)商的選擇不是只考慮價格, 還應(yīng)把交貨進(jìn)度、質(zhì)量、供應(yīng)商的后期服務(wù)、客觀情況進(jìn)行綜合考慮。如果生產(chǎn)研制的產(chǎn)品的進(jìn)度會影響到企業(yè)的聲譽(yù)和后期的長遠(yuǎn)發(fā)展等重要事件, 就應(yīng)首選進(jìn)度有保證的供應(yīng)商。對于復(fù)雜的、需要技術(shù)支撐和后期服務(wù)的器材, 供應(yīng)商的實(shí)力則應(yīng)作為重要的選擇因素。當(dāng)然, 好的合作伙伴是在實(shí)際業(yè)務(wù)的交流中得出來的。供應(yīng)商提供的服務(wù)可能和產(chǎn)品的特性一樣重要, 服務(wù)可能包括設(shè)計(jì)、保存記錄、運(yùn)輸、儲存、處置、安裝、培訓(xùn)、監(jiān)察、維修、建議以及是否愿意對文檔錯誤和誤解作出滿意的調(diào)整。有些采購者可能會把其他標(biāo)準(zhǔn)也作為評價供應(yīng)商服務(wù)的一部分, 如供應(yīng)商是否愿意在接到階段通知時更改訂單, 是否會對非常規(guī)請求做出熱烈的反應(yīng)等, 供應(yīng)商保修單保修期限長短不一, 保修單的價值主要取決于供應(yīng)商的信譽(yù)和可能性, 而保修單的技術(shù)措辭不是很重要, 許多供應(yīng)商在銷售價格中注明了服務(wù)費(fèi)用, 而另一些供應(yīng)商則自己承擔(dān)服務(wù)費(fèi)用或索價低于競爭對手, 或用更完美的服務(wù)打開銷路。當(dāng)然, 所有的選擇是基于產(chǎn)品質(zhì)量得以保證為基礎(chǔ)的。采購管理部門應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商管理檔案, 對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理。

　　對于合同的談判、簽訂合同應(yīng)注意事項(xiàng)也不少。由于每個公司都會盡可能保護(hù)自己的利益, 而要求準(zhǔn)備自己準(zhǔn)備好的訂單合同書。通常到底選用哪一方的合同文本, 取決于雙方相對實(shí)力的強(qiáng)弱、采購物品的特點(diǎn)、交易的復(fù)雜程度以及發(fā)出訂單的策略。在這方面有許多令人困惑的地方, 采購方可能隨便地在供應(yīng)商派出的代表提供的訂單上簽字, 簡單地把訂單送到供應(yīng)商那里, 想當(dāng)然地認(rèn)為訂單對供應(yīng)商也有約束力。這種訂單對簽了字的采購方有約束力, 對供應(yīng)商而言, 只有在其總部的負(fù)責(zé)人確認(rèn)之后, 在法律上才有約束力。有時, 郵寄或寄出采購訂單后, 收到的答復(fù)不是接受函, 而是銷售訂單, 這種情況, 銷售方不是表示接受采購條件, 而是進(jìn)行還盤。要對采購訂單作出確認(rèn)的原因: 除了法律的原因外, 只有當(dāng)采購訂單被確認(rèn)接受后, 采購方才能確信在要求的日期內(nèi)供應(yīng)商發(fā)貨。如果供應(yīng)商不能履行合約, 采購方會威脅取消訂單或是以后可能的交易。在取得報(bào)價后, 合同談判有時也十分重要, 對于小額訂單, 一般在選取較低價格的報(bào)價后, 降價的余地不大或常常沒有。但對于大額的訂單, 則常常還可以取得一定的折扣。確定價格和采購條件可以招標(biāo)、查看價格表、商務(wù)談判等不同的方式進(jìn)行價格確定。訂單最好有書面形式, 它是在發(fā)生了糾紛后的依據(jù), 也是以后采購登記的依據(jù)。即使訂單是通過電話發(fā)出的, 也應(yīng)補(bǔ)上書面訂單。

　　5 采購物資的管理

　控制產(chǎn)品庫存水平, 要注意的問題也不少,如果能做到零庫存又能保證供應(yīng), 當(dāng)然好。但就目前我國的實(shí)際情況, 在保證供貨進(jìn)度的前提下,保有一定的庫存是必要的。但是哪些物料, 應(yīng)保有多大的庫存量?應(yīng)該是從歷史的統(tǒng)計(jì)中和對產(chǎn)品計(jì)劃的預(yù)測中及市場的訂貨情況等諸多因素綜合進(jìn)考慮的。一般的保有量應(yīng)以控制在3~6個月的供應(yīng)量為好, 采購周期短的物資不庫存或少庫存。發(fā)放的數(shù)量應(yīng)是物資生產(chǎn)的實(shí)際數(shù)量加上一定比例的余量, 對于發(fā)放用于生產(chǎn)的物料也應(yīng)該進(jìn)行登記管理,否則容易造成成本的流失。如果有條件, 最好對采購回來的物資進(jìn)行統(tǒng)一的管理保存。用多少領(lǐng)多少, 超出配套范圍的, 應(yīng)經(jīng)過審核后說明原因后再發(fā)放。這有利于發(fā)放后物資的管理和調(diào)劑。采購與供應(yīng)管理這一領(lǐng)域需要制定一系列標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作程序以便處理日常工作。一個良好的采購體系的形成, 對于采購管理是至關(guān)重要的。如果有條件建立物資采購管理軟件系統(tǒng), 對采購的計(jì)劃管理和成本控制無疑是十分有益的。當(dāng)然物資采購管理系統(tǒng)的建設(shè)也不是一件容易的事, 它需要對采購需求、采購計(jì)劃、采購合同、審核審批、收貨、檢驗(yàn)、入庫、發(fā)放、報(bào)廢等各個流程進(jìn)行優(yōu)化、固化。更需要領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。因?yàn)橐淖冞^去的習(xí)慣也不是一件容易的事, 沒有領(lǐng)導(dǎo)的支持, 管理系統(tǒng)是不可能很好實(shí)施的。

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