監(jiān)理工程系統(tǒng)如何做好資料管理工作

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　　工程監(jiān)理資料是監(jiān)理在工作過程中形成的信息記錄，是體現(xiàn)監(jiān)理活動(dòng)的重要形式和反映有關(guān)質(zhì)量、進(jìn)度、安全的依據(jù)，同時(shí)也是處理相關(guān)事件的有效證據(jù)。因此對于企業(yè)來說，能夠?qū)ΡO(jiān)理過程中的資料進(jìn)行管理是很重要的。

　　一、泛普軟件-監(jiān)理工程系統(tǒng)資料管理方法和措施

　　1、保障監(jiān)理資料的及時(shí)、真實(shí)有效性

　　施工單位申報(bào)的資料，監(jiān)理部均應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)范要求督促及時(shí)報(bào)送并審核簽署意見。監(jiān)理部對其它方面的資料每月匯總歸檔?？⒐を?yàn)收應(yīng)提前著手資料準(zhǔn)備，驗(yàn)收后形成合格的竣工資料向建設(shè)單位移交。監(jiān)理部應(yīng)堅(jiān)決克服過程中資料零亂、竣工后資料無人問津現(xiàn)象。

　　監(jiān)理部應(yīng)通過加強(qiáng)審核監(jiān)督，杜絕編造虛假施工數(shù)據(jù)、簽證行為，監(jiān)理人員應(yīng)保證抽檢、測量數(shù)據(jù)和各類監(jiān)理記錄內(nèi)容的真實(shí)性。凡由監(jiān)理審核收集的監(jiān)理資料，均應(yīng)保證其真實(shí)有效，并承擔(dān)因造假、工作疏忽而造成不良后果的責(zé)任。

　　2、促進(jìn)監(jiān)理資料的完整清晰、規(guī)范性

　　監(jiān)理資料應(yīng)保證內(nèi)容完整，涉及時(shí)間、地點(diǎn)、人物、過程要素清晰，具有可追溯性。收發(fā)文資料認(rèn)真登記簽收，以防在過程中缺失。

　　除建設(shè)單位另有規(guī)定外，簽署意見要規(guī)范用語，簽名要與備案合同人員相符。對旁站記錄、監(jiān)理日記等持續(xù)進(jìn)行的事件記載應(yīng)有連續(xù)性，相關(guān)資料在時(shí)間上不得矛盾。

　　施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工進(jìn)度計(jì)劃，監(jiān)理審查后要求補(bǔ)充修改的均應(yīng)重新報(bào)審。工序報(bào)驗(yàn)不能通過的，必須有整改后的重新報(bào)審。對施工缺陷發(fā)出整改通知單，必須取得監(jiān)理通知單回復(fù)并重新檢查批復(fù)。

　　3、完善監(jiān)理資料的保存、移交流程

　　已歸檔的監(jiān)理資料由專人保管，不得隨意放置。資料應(yīng)妥善保管，防止破損、污染、修改。監(jiān)理資料不得讓無關(guān)人員隨意翻閱，監(jiān)理部以外人員需要查閱資料，應(yīng)經(jīng)總監(jiān)理工程師同意。工程竣工后監(jiān)理資料及時(shí)移交建設(shè)單位，移交存檔的監(jiān)理資料應(yīng)按照公司規(guī)范的要求確定。

　　二、監(jiān)理工程系統(tǒng)解決了資料管理的哪些問題

　　1、施工綜合管理文件原件不齊全

　　由于空間和時(shí)間的關(guān)系，有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件，難以滿足檔案資料管理規(guī)定中“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的基本要求。例如：有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時(shí)又把關(guān)不嚴(yán)，同樣造成了原始文件遺失。

　　2、工程資料驗(yàn)收簽證不齊全，存在代簽現(xiàn)象

　　隨著工程施工進(jìn)度的需要，或?yàn)榱思庇跐M足施工進(jìn)度要求，工程進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)收后，沒有按照國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字，結(jié)果，等驗(yàn)收小組解散后，找不到當(dāng)事人簽字。

　　3、施工資料格式不規(guī)

　　施工過程中形成的資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范，例如：有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作較被動(dòng)。

　　施工原始資料書寫不規(guī)范施工過程中原始資料的書寫五花八門，形形色色，例如：有用純蘭墨水的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復(fù)寫紙的。而這些簽證都不利于檔案資料的長期保存，與竣工資料歸檔要求不符

　　除此之外，施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范也是企業(yè)普邊存在的問題，交工證書、隱蔽工程、竣工報(bào)告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進(jìn)行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了資料的使用價(jià)值，因此使用泛普軟件監(jiān)理工程系統(tǒng)進(jìn)行資料管理就顯得尤為重要，