合肥OA切換 切忌“藕斷絲連”

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合肥OA的實(shí)施經(jīng)歷過(guò)選型、培訓(xùn)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理、會(huì)議室試點(diǎn)后，就面臨著最關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，就是合肥OA系統(tǒng)的切換，所謂切換就是要求拋棄目前手工操作的模式，采用全新的合肥OA系統(tǒng)操作模式，這對(duì)于整個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，不僅是一次業(yè)務(wù)流程的變革，更是一次管理思想上的洗禮。如何更好的走完這最后一步，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的成功實(shí)施起著決定性的作用。

切換前期的準(zhǔn)備工作必須十分充分，如果草率行事，注定要失敗。應(yīng)該說(shuō)會(huì)議室試點(diǎn)是合肥OA是否能夠正常運(yùn)行的一次模擬考試，針對(duì)在這次考試中出現(xiàn)的問(wèn)題點(diǎn)，必須十分重視。一般情況下，會(huì)議室試點(diǎn)中爆發(fā)的主要問(wèn)題有以下兩點(diǎn)：其一是業(yè)務(wù)流程重組不徹底，現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程無(wú)法適應(yīng)合肥OA操作模式的需要，當(dāng)出現(xiàn)了這類問(wèn)題后，公司一把手必須真正重視起來(lái)，把生產(chǎn)過(guò)程中無(wú)法解開(kāi)的死結(jié)徹底解決掉，決不能手軟，該換人的必須換人，該撤并的崗位堅(jiān)決撤并，該增設(shè)的硬件馬上添加等等，不斷優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程是成功實(shí)施合肥OA系統(tǒng)的先決條件，有些公司就忽視了這一點(diǎn)，他們的觀點(diǎn)不是去主動(dòng)適應(yīng)新的流程，而是不斷的對(duì)合肥OA軟件進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，讓合肥OA系統(tǒng)來(lái)適應(yīng)企業(yè)，結(jié)果將系統(tǒng)改得面貌全非，毫無(wú)可操作性，最后不得不以失敗而告終。其二是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量太差，賬務(wù)不符，BOM表結(jié)構(gòu)錯(cuò)誤，生產(chǎn)計(jì)劃參數(shù)設(shè)置錯(cuò)誤等，因?yàn)榛A(chǔ)數(shù)據(jù)的整理是一項(xiàng)十分細(xì)致繁瑣的工作，不能一籌而就，必須扎扎實(shí)實(shí)的去做。除了靜態(tài)數(shù)據(jù)外，動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的分割鏈接也非常重要，也就是將手工系統(tǒng)的各種操作截?cái)啵绾螌?dǎo)入到合肥OA系統(tǒng)中。在導(dǎo)入動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)時(shí)，我們可以設(shè)計(jì)一個(gè)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)切換的計(jì)劃表，主要內(nèi)容包括如何安排結(jié)賬、庫(kù)存余額、倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)、生產(chǎn)線存貨盤(pán)點(diǎn)等，還有一些業(yè)務(wù)訂單、生產(chǎn)訂單、采購(gòu)訂單的處理，統(tǒng)計(jì)出已經(jīng)下達(dá)但還沒(méi)有處理的相關(guān)訂單和正在處理的相關(guān)訂單，主要參與者包括銷(xiāo)售部的業(yè)務(wù)人員、采購(gòu)、生產(chǎn)計(jì)劃員、倉(cāng)管員等，此項(xiàng)工作必須細(xì)致，要求有較高的準(zhǔn)確性。

要保證合肥OA系統(tǒng)的順利切換，前期的培訓(xùn)工作是不能忽視的，需要強(qiáng)調(diào)的是合肥OA培訓(xùn)千萬(wàn)不要走過(guò)場(chǎng)，不要只是注重形式和敷衍了事，必須講究實(shí)效。培訓(xùn)面必須廣，因?yàn)榍捌趯?shí)施顧問(wèn)的培訓(xùn)主要是針對(duì)項(xiàng)目組成員和公司的中高層領(lǐng)導(dǎo)，培訓(xùn)的對(duì)象有限，而且對(duì)專業(yè)知識(shí)的要求較高，一般的基礎(chǔ)管理人員很難聽(tīng)懂。所以后期的培訓(xùn)主要是針對(duì)一些基層的管理人員和員工，如班組長(zhǎng)、領(lǐng)料員、倉(cāng)管員、采購(gòu)員、計(jì)劃員等，培訓(xùn)的主要內(nèi)容是合肥OA系統(tǒng)的基本原理、新的業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)操作界面、管理思想以及對(duì)他們的要求等，在培訓(xùn)過(guò)程中，可以利用播放幻燈片、合肥OA基礎(chǔ)知識(shí)競(jìng)賽、上機(jī)模擬操作競(jìng)賽和各種激勵(lì)的形式，激發(fā)廣大員工學(xué)習(xí)合肥OA的積極性，特別是在工作習(xí)慣上，如何改變思維定勢(shì)，接受新的管理思想，這一點(diǎn)是最難的，我們要充分展示合肥OA系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，耐心解答他們提出的疑問(wèn)，使他們樹(shù)立信心。畢竟是一種全新的思想，在新的業(yè)務(wù)流程環(huán)境下，勢(shì)必會(huì)影響到一些人的個(gè)人利益，如有些人的權(quán)利減少了，有些崗位不存在了，有些人面臨重新掌握電腦知識(shí)的壓力等。在這里特別強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，切換前期，建立一個(gè)良好的模擬環(huán)境是非常重要的，不僅是培訓(xùn)的時(shí)候可以使用，也方便廣大員工業(yè)余時(shí)間操作練習(xí)，還可以對(duì)相關(guān)案例進(jìn)行分析和測(cè)試等。

新舊系統(tǒng)切換的磨合期一定存在，我們必須用正確的心態(tài)去對(duì)待它，我們要做的是盡量縮短這個(gè)磨合期，而不能急于求成。從項(xiàng)目一開(kāi)始，我們應(yīng)該對(duì)它有合理的期望，客觀的看待問(wèn)題。任何新事物都不會(huì)是一帆風(fēng)順的，如果一開(kāi)始期望太高，太理想化，不僅給項(xiàng)目組成員太大的壓力，而且還會(huì)影響到廣大員工對(duì)合肥OA系統(tǒng)的信心，我們可以把這個(gè)磨合期看作是黎明前的黑暗。一般情況下，切換的初期是手工系統(tǒng)和合肥OA系統(tǒng)操作并行的局面，目的是為了保證正常的生產(chǎn)運(yùn)作，因?yàn)橄到y(tǒng)切換不可能將生產(chǎn)都停止下來(lái)，還有一個(gè)目的是為了印證合肥OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，但這種形式的時(shí)間不能持續(xù)太長(zhǎng)，否則，大家使用合肥OA系統(tǒng)的的積極性會(huì)逐漸衰退。合肥OA系統(tǒng)不可能一開(kāi)始就是非常的完美，它是一個(gè)邊使用邊調(diào)整的過(guò)程，我們只有在使用的過(guò)程中去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，才能集中力量解決問(wèn)題，如果將系統(tǒng)拒之于工作之外，那里面存在的問(wèn)題永遠(yuǎn)都解決不了。只有通過(guò)反復(fù)不斷的修整， 合肥OA系統(tǒng)才會(huì)更完善。我們必須明確，兩套系統(tǒng)并行，工作量非常大，相關(guān)人員就會(huì)過(guò)分依賴于手工帳，不信任合肥OA里的數(shù)據(jù)，同時(shí)還會(huì)造成人手不夠用，再加上操作人員對(duì)軟件不熟悉，誤操作的情況就會(huì)時(shí)有發(fā)生，至于一些錄單人員疲于數(shù)據(jù)錄入，根本沒(méi)有時(shí)間去核對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，導(dǎo)致系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量不僅沒(méi)有提高，反而下降。其實(shí)，要解決這類問(wèn)題，辦法只有一個(gè)：在保證企業(yè)業(yè)務(wù)正常運(yùn)行的情況下，盡快實(shí)行單一的合肥OA操作系統(tǒng)。就像小孩子一樣，不及時(shí)斷奶，就永遠(yuǎn)長(zhǎng)不大。事實(shí)上，在手工操作的情況下，我們也經(jīng)常出現(xiàn)一些問(wèn)題，如下錯(cuò)單、漏下訂單，物料需求計(jì)劃的錯(cuò)誤等，在合肥OA系統(tǒng)中，類似情況也許會(huì)出現(xiàn)，但只要是在使用系統(tǒng)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了這些問(wèn)題就是進(jìn)步。

成功切換只是起點(diǎn)，要使合肥OA系統(tǒng)在今后的生產(chǎn)中能夠真正產(chǎn)生效益，還有很長(zhǎng)的一段路要走，我們要把合肥OA系統(tǒng)作為管理企業(yè)的一條主線，把它作為一把斬?cái)?a href="http://m.52tianma.cn/gongsi/xt/" target="_blank">企業(yè)管理問(wèn)題這團(tuán)亂麻的快刀，把它作為本質(zhì)工作的一部分，只有這樣，才能真正享受到合肥OA系統(tǒng)帶給我們的快樂(lè)。（e-works）