杭州OA實(shí)務(wù)：業(yè)務(wù)流程評(píng)述之出貨流程

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出貨流程是杭州OA系統(tǒng)中相對(duì)來(lái)說(shuō)，比較簡(jiǎn)單的一個(gè)流程。但是，說(shuō)其簡(jiǎn)單，其實(shí)，也不是很簡(jiǎn)單，其里面還是有很多細(xì)節(jié)的東西要注意。不然的話，還是會(huì)在陰溝里翻船的。下面，我結(jié)合一個(gè)客戶的出貨流程，來(lái)談?wù)勗诤贾軴A系統(tǒng)中，出貨流程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題及常見(jiàn)的錯(cuò)誤。

一、 物流部門追蹤出貨需求。

在這家客戶，物流部門的主要作用就是跟蹤定單的生產(chǎn)進(jìn)度及商品檢驗(yàn)。在杭州OA系統(tǒng)中，有些報(bào)表，可以幫助物流用戶來(lái)追蹤定單的進(jìn)度。如系統(tǒng)提供了定單預(yù)計(jì)出貨表，這份定單就提供了系統(tǒng)中所有未出貨的定單明細(xì)(包括只出了一部分貨的銷售定單)。用戶還可以根據(jù)預(yù)計(jì)的出貨日期，來(lái)生成具體的報(bào)表。

物料部門根據(jù)預(yù)定的出貨需求，在系統(tǒng)里生成出貨通知單。在定單預(yù)計(jì)出貨表中，用戶可以根據(jù)客戶來(lái)區(qū)分，也可以只按日期來(lái)區(qū)分。但是，在出貨通知單上，必須按照客戶來(lái)生成。因?yàn)橄到y(tǒng)會(huì)根據(jù)客戶的基本信息，做一些判斷與控制動(dòng)作。用戶在生成出貨通知單的時(shí)候，我建議用戶通過(guò)銷售定單轉(zhuǎn)出貨通知單的功能，來(lái)完成出貨通知單的生成工作。在系統(tǒng)中，可以把同一個(gè)客戶的不同定單合并成一張出貨通知單。但是，不能把不同客戶的定單合并成一張出貨通知單。

上面我說(shuō)過(guò)，出貨通知單會(huì)根據(jù)客戶的基本信息做一些判斷，主要的判斷動(dòng)作就是該客戶的信用額度與付款條件。

若該客戶有信用額度管理，并且，在開(kāi)立出貨通知單的時(shí)候，該客戶的信用額度已經(jīng)用完了，則系統(tǒng)就會(huì)提示用戶，該客戶的信用額度已經(jīng)滿了。該出貨通知單不能夠生成或者只顯示警告信息。

最佳實(shí)踐：

在出貨通知單級(jí)別上，信用額度的控制，可以選擇出貨通知單不能生成或者只顯示信用額度不足的警告信息。但是，根據(jù)我的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，我覺(jué)得在這個(gè)級(jí)別上，信用額度的控制，最好只顯示警告信息，提醒物流人員去通知業(yè)務(wù)員，讓他們?nèi)ザ酱倏蛻舯M快付清以前定單的貨款，否則的話，會(huì)影響這筆定單的發(fā)貨。因?yàn)椋鶕?jù)企業(yè)的不同需求，出貨通知單可能提前一個(gè)星期甚至一個(gè)月就發(fā)出去了。在這個(gè)間隔時(shí)間里，客戶是有時(shí)間付款的。

付款條件的控制，主要指的是有預(yù)付款的銷售定單。若某個(gè)客戶的銷售定單上的付款條件為預(yù)付款，則該定單的出貨通知單在生成的時(shí)候，會(huì)判斷該銷售定單對(duì)應(yīng)的付款單有沒(méi)有。若沒(méi)有付款單，則根據(jù)系統(tǒng)的設(shè)置，可以拒絕生成出貨通知單或者給出錯(cuò)誤提示。

最佳實(shí)踐：

我個(gè)人認(rèn)為，此處的付款條件管理不要太嚴(yán)格，只需要設(shè)置警告提示就可以了。因?yàn)樵诔鲐浲ㄖ獑蔚秸嬲鲐洉r(shí)，往往還有比較長(zhǎng)的時(shí)間。這個(gè)地方，只需要提醒物流人員，有這個(gè)事情就可以了。讓他們不要忘了去提醒業(yè)務(wù)員，去督促客戶付款，不然會(huì)影響定單的出貨。

另外，請(qǐng)注意，我在上面語(yǔ)句的描述中，用的是“定單里設(shè)置的付款條件”，而不是客戶基本信息里設(shè)置的付款條件。也就是說(shuō)，這里是根據(jù)定單中設(shè)置的付款條件來(lái)判斷。若在客戶基本信息處設(shè)置的付款條件與定單處設(shè)置的付款條件不一致的話，以銷售定單為準(zhǔn)。

付款通知單打印出來(lái)之后，物流人員拿給業(yè)務(wù)員簽字確認(rèn)，并告知一些相關(guān)信息，如上面提到的因信用額度或者付款條件的原因，會(huì)不會(huì)影響其最終的出貨。