警惕e-mail和即時信息的未規(guī)避風險

服從規(guī)定

金融服務領域產(chǎn)生了許多新的規(guī)定，如HIPAA 和 Sarbanes-Oxley法令，以及證券交易委員會和紐約證券交易所的新規(guī)定，公司現(xiàn)在不得不更加警惕e-mail的風險；公司必須證明，他們依照了這些應用性條款的規(guī)定，采取了適當?shù)拇胧﹣砹舸鎒-mail和即時信息。據(jù)Flynn說，“有些e-mail應該被留存，但有的公司并沒能留存，諸如政權交易委員會那樣的立法委員會已經(jīng)對此進行了6到7位數(shù)的罰款。”

工作場所的訴訟

對那些可以被用作工作場所訴訟的e-mail，公司也要小心保護。據(jù)Flynn說，許多公司不了解，e-mail和即時信息是法庭上最重要的證據(jù)。“他們就相當于電子世界里的DNA證據(jù)?！倍也还苣阆膊幌矚g，有一種東西叫做“代理人義務”，意味著雇主很可能為他們的雇員的行為承擔責任。Flynn承認，“沒有100%無風險的e-mail環(huán)境?！北热纾谝粋€即時環(huán)境下，你不可能完全控制雇員A對雇員B說的話。但是如果雇員B基于雇員A的e-mail，決定以工作環(huán)境惡劣為由起訴你的公司，你要能夠向法庭證明你采取了適當?shù)拇胧?，防止了訴訟所述的行為的產(chǎn)生。

以下被Flynn叫做e-mail風險管理中的三E方式：

創(chuàng)建（Establish）書面政策, 規(guī)定e-mail和即時信息的用途、內(nèi)容和留存。

教育（Educate）工作團隊，從暑期實習生一直到首席信息官都是如此。

實施（Enforce）你的政策。你的政策應該包括詳細的e-mail和即時信息的用途、內(nèi)容和留存政策，而且，你應該采取切實的步驟，用演講示范的方式來教育你的工作團隊。

當被問到公司如何著手執(zhí)行政策時，F(xiàn)lynn回答說，“對于任何違反政策的人，你可以采取紀律規(guī)范，一直可以到解雇?！倍?，她也倡導使用諸如Fortiva Supervision的監(jiān)控技術，以隨機樣本的形式檢測每個使用者的遵守度。

如果雇主采用上述那樣積極的方法來進行風險管理，法庭很難讓公司為訴訟中的行為負責。

不要忘記即時信息

Flynn提醒說，許多公司并不知道，有關留存和內(nèi)容的政策應該被運用到即時信息中去，即時信息是“渦流發(fā)動的e-mail。我們知道，只有11%的公司安裝了軟件來對他們員工的即時信息使用進行控制和管理。而78%的員工在辦公室里用即時信息交流。這是一個隨時會爆炸的定時炸彈?！?Flynn說，由很多誤解，認為即時信息不是書面的商業(yè)記錄，你可以想說什么就說什么。“用戶認為一旦你關了窗口,信息就沒了，但是這不是真的。即使你不保存信息，和你交談的那個人也許會。而且，如果你的雇員用即時信息傳遞商業(yè)信息，會存在巨大的安全問題。這些信息是通過公共因特網(wǎng)來傳遞的。這些信息可能會包括客戶的社會保障號碼和重要的賬戶信息?！惫椭饕页龉ぷ鲌鏊惺褂眉磿r信息的地方，還有，它們是如何被使用的。

障礙在哪里？

公司對創(chuàng)建和執(zhí)行留存政策之所以猶豫不決，原因之一是成本——軟件的成本，管理人員的成本，等等。但是Flynn說，與6位數(shù)的清算費用相比，這些費用很小。而且，訴訟會成為尷尬的頭條新聞，并給公司帶來信譽損失?！斑€有公司由于不適當使用e-mail被媒體曝光，導致股票下跌的案例?！?/FONT>