知識(shí)型組織中信息專家能做些什么呢？

一個(gè)信息專家可以被定義為，是一個(gè)為組織提供信息資源和培養(yǎng)組織獲得信息的能力的人，他為組織所做的工作可以幫助組織學(xué)會(huì)學(xué)習(xí)以及調(diào)整自己從而適應(yīng)環(huán)境的變化（Lindesy-King,1998）。馬歇爾、菲舍爾、默頓和皮克勒（Marshall,Fisher,MoultonandPicolla,1996）對(duì)信息專家的解釋是，信息專家可以通過對(duì)知識(shí)型組織對(duì)關(guān)鍵信息的迫切需要做出反應(yīng)帶給組織所需要的信息。

信息專家在組織競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)發(fā)展過程中參與的工作包括情報(bào)需求的識(shí)別，信息的獲得，信息的組織和存儲(chǔ)，信息產(chǎn)品和服務(wù)的發(fā)展，以及信息的傳播和使用（Lindesy-King,1998）。

但是，為了真實(shí)的評(píng)定信息專家對(duì)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)傳播的作用，還需要競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)專家把信息專家的專業(yè)技術(shù)和組織需要的技術(shù)進(jìn)行比較。

信息專家的技能

艾肯（Elken,1998）總結(jié)了目前信息專家已有的技能：

1、信息處理技能：對(duì)信息建立目錄，建立索引，并對(duì)知識(shí)進(jìn)行整體管理和組織；

2、培訓(xùn)技能：幫助任何年齡、任何背景、任何專業(yè)或需要的人去使用圖書館和任何媒介的信息資源，并且進(jìn)行客戶支持和客戶培訓(xùn)；

3、評(píng)價(jià)技能：進(jìn)行選擇和批判性評(píng)價(jià)；對(duì)信息質(zhì)量的保證；尋找適合目的的，在傳統(tǒng)和數(shù)字圖書館需要的信息。

4、關(guān)心客戶。

馬歇爾等一些學(xué)者通過對(duì)信息專家的專業(yè)技能和個(gè)人技能結(jié)合起來(lái)綜合考慮信息專家的技能，得出一個(gè)對(duì)此更深刻寬泛的解釋。他們的觀點(diǎn)認(rèn)為，信息專家的專業(yè)技能涉及到信息資源方面的專業(yè)知識(shí)，比如信息的獲得、技術(shù)、管理和研究，以及使這些專業(yè)知識(shí)在信息化服務(wù)中得到應(yīng)用。個(gè)人技能就是那些可以使信息專家有效率的工作、成為良好的溝通者、在工作中不斷專注于學(xué)習(xí)、能夠展現(xiàn)他們所貢獻(xiàn)的增值價(jià)值、在新的工作環(huán)境中還能繼續(xù)發(fā)展的能力。

信息專家需要具備的專業(yè)技能：

1、擁有信息資源方面的專業(yè)知識(shí)，包括具備對(duì)信息做出評(píng)判性的評(píng)價(jià)和篩選過濾的能力；

2、具備適合商業(yè)組織或者顧客的專業(yè)知識(shí)；

3、配合組織的戰(zhàn)略方向，開發(fā)和管理方便的、有效率的信息服務(wù)；

4、可以為信息服務(wù)的用戶提供出色的指導(dǎo)和幫助；

5、評(píng)估信息需求，設(shè)計(jì)并向市場(chǎng)推出滿足這些需求的信息服務(wù)和信息產(chǎn)品；

6、利用合理的信息技術(shù)獲取、管理和傳播信息；

7、利用合適的商業(yè)和管理手段宣揚(yáng)信息服務(wù)的重要性；

8、為組織內(nèi)部或者外部，或者個(gè)別單獨(dú)的客戶開發(fā)特殊的信息產(chǎn)品；

9、評(píng)價(jià)信息應(yīng)用成果并能夠?qū)π畔⒒芾碇谐霈F(xiàn)的問題研究解決方案；

10、不斷的改進(jìn)信息服務(wù)以適應(yīng)不斷變化的需求；

11、是資深管理團(tuán)隊(duì)中有力的一員，是組織在信息方面的顧問。

信息專家的個(gè)人技能：

1、力求出色的服務(wù)；

2、在信息中心內(nèi)外不斷尋求挑戰(zhàn)和新的機(jī)遇；

3、把信息中心和信息服務(wù)看作是制定合理決策的過程中的很重要的部分；

4、尋找合作者和聯(lián)盟；

5、創(chuàng)造相互尊敬和信任的環(huán)境；

6、具備杰出的溝通技巧；

7、具有很好的團(tuán)隊(duì)工作能力；

8、具有領(lǐng)導(dǎo)能力；

9、具有很好的計(jì)劃性，區(qū)分事情的優(yōu)先級(jí)，關(guān)注于最重要的事情；

10、忠于終生學(xué)習(xí)和個(gè)人職業(yè)規(guī)劃；

11、具備個(gè)人商業(yè)技能，能夠創(chuàng)造新的機(jī)會(huì)；

12、能夠認(rèn)識(shí)到專業(yè)人士團(tuán)結(jié)工作的價(jià)值；

13、能夠積極靈活的面對(duì)不斷的改變。

為了總結(jié)以上這些信息專家所需具備的技巧，戴文波特（Davenport,1997:115）發(fā)表了他對(duì)高級(jí)經(jīng)理人員培訓(xùn)班和MBA班的學(xué)生的調(diào)查，列舉出了理想的信息專家所需具備的特征。他解釋說，令他吃驚的事無(wú)論是高級(jí)主管還是MBA學(xué)員對(duì)這些特征的看法有著高度的一致性。幾乎所有人都認(rèn)為理想的信息專家應(yīng)當(dāng)具備以下的特征：

1、對(duì)商業(yè)有著廣泛的了解，具備關(guān)于組織結(jié)構(gòu)和職能的豐富知識(shí)；

2、了解組織中的各種各樣的資源和信息的使用情況；

3、熟練掌握信息技術(shù)；

4、具備政治頭腦和領(lǐng)導(dǎo)能力；

5、具備非常強(qiáng)的人際溝通技能；

6、對(duì)整個(gè)商業(yè)行為有著非常強(qiáng)的定位，而不是僅僅局限于組織內(nèi)部的職能目標(biāo)。

戴文波特（Davenport,1997:115）總結(jié)這次調(diào)查時(shí)，提出了這樣的問題：“既然有如此一致的看法，為什么在實(shí)際工作中很少有信息工作者表現(xiàn)得與技術(shù)專家一樣呢？”

競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)專家的角色與職責(zé)

正如前所述，在信息專家在競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)工作流程中的職能確定之前，需要對(duì)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)專家的角色和職責(zé)加以討論。我們需要對(duì)以下的問題加以明晰：

1、信息專家是否構(gòu)成組織競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)流程的一部分？

2、信息專家是否應(yīng)包含在組織中為競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)負(fù)責(zé)的工作團(tuán)隊(duì)中？

3、信息專家需要做什么類型的工作？

4、對(duì)信息專家和競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)專家的技術(shù)要求存在哪些相似之處？

為了弄清楚競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)專家角色和指責(zé)究竟是什么，我們對(duì)南非以及國(guó)際上所空缺的競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)專家進(jìn)行了分析。根據(jù)分析的結(jié)果，競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)專家的角色和職責(zé)可以總結(jié)如下：

南非對(duì)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)專家的要求：

1、對(duì)組織戰(zhàn)略有很好的理解；

2、能夠很好地理解組織目標(biāo)，以及與其他致力于經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的組織之間的相互關(guān)系；

了解在發(fā)展全球競(jìng)爭(zhēng)力過程中在技術(shù)、國(guó)際貿(mào)易、物流系統(tǒng)、智力資本的能動(dòng)性、標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境的動(dòng)態(tài)性、流程技術(shù)及技巧等方面的問題；

3、能夠像預(yù)測(cè)具有潛在增長(zhǎng)領(lǐng)域一樣預(yù)測(cè)增長(zhǎng)不存在連續(xù)性的領(lǐng)域的技術(shù)發(fā)展、在國(guó)際貿(mào)易發(fā)生、物流、市場(chǎng)環(huán)境和環(huán)境導(dǎo)向的需求方面發(fā)生的變化；

4、聯(lián)系世界上正在發(fā)生的技術(shù)變化，對(duì)政策形勢(shì)具有很強(qiáng)的敏感性；

5、能夠通過提升策略方法，提供政策和戰(zhàn)略的領(lǐng)先以延長(zhǎng)階段性戰(zhàn)略的可競(jìng)爭(zhēng)性。

國(guó)際上對(duì)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)專家的要求：

1、監(jiān)視和負(fù)責(zé)組織的競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)職能。與高層管理者、產(chǎn)品開發(fā)和營(yíng)銷團(tuán)隊(duì)一起工作，為情報(bào)收集設(shè)置目標(biāo)，為數(shù)據(jù)的收集和分析創(chuàng)造一個(gè)合理的方案；

2、領(lǐng)導(dǎo)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)團(tuán)隊(duì)的工作。監(jiān)督這個(gè)團(tuán)隊(duì)的成員的數(shù)據(jù)收集和分析的工作，向他們分配任務(wù)，并主持特別數(shù)據(jù)的收集。保證組織的情報(bào)和信息收集工作采用合理的技術(shù)技巧；

3、固定競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)團(tuán)隊(duì)所需要的資源，保證他們可以獲得收集和分析數(shù)據(jù)的所需資源。在團(tuán)隊(duì)的預(yù)算中包含購(gòu)買設(shè)備，招聘和培訓(xùn)員工，根據(jù)需要對(duì)顧問進(jìn)行再培訓(xùn)；

4、分析收集到的數(shù)據(jù)并撰寫分析報(bào)告；

5、協(xié)助競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)管理者準(zhǔn)備給高層管理者和公司其他部門做展示的材料和報(bào)告，并對(duì)一些展示成果負(fù)主要的責(zé)任；

6、監(jiān)督競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)小組的成員，保證他們能夠?qū)W習(xí)和掌握合適的專業(yè)技巧，使他們有能力發(fā)展得更加專業(yè)；

7、管理競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)團(tuán)隊(duì)的預(yù)算；

8、對(duì)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)小組得出的分析和結(jié)論負(fù)責(zé)。向高層管理者和其他客戶團(tuán)隊(duì)做定期的成果展示。

當(dāng)我們對(duì)信息專家的技術(shù)和競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)專家的角色和職責(zé)做出比較的時(shí)候，我們可以清楚地發(fā)現(xiàn)它們之間如果是真的有關(guān)系的話，那么聯(lián)系也是很少的。這個(gè)觀點(diǎn)可以在另外一篇文章中得到進(jìn)一步的支持，在這篇文章中，劃分出了15項(xiàng)關(guān)于分析已經(jīng)收集的數(shù)據(jù)以及將它們轉(zhuǎn)化成為情報(bào)過程中所需要的不同的任務(wù)和職責(zé)，或者稱作是所必需的主要職業(yè)。這15個(gè)主要的職業(yè)包括行為科學(xué)家、制圖專家、經(jīng)濟(jì)學(xué)家、工程師、圖表設(shè)計(jì)專家、醫(yī)學(xué)分析師、多媒體和影像制作者和導(dǎo)演，以及資料收集分析員。這里提到的資料收集分析員與信息專家有根本的不同，“他們的職責(zé)是應(yīng)用知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、研發(fā)技能和主動(dòng)性從眾多的信息資源中開發(fā)出有意義的，能夠應(yīng)用的情報(bào)資產(chǎn)。這就像是把從不同的地方不同的時(shí)間得到的疑惑匯總在一起，然后去形成一個(gè)可以能夠理解的結(jié)果——盡管有些東西可能被遺漏?！庇筛?jìng)爭(zhēng)情報(bào)職業(yè)者協(xié)會(huì)（theSocietyforCompetitiveIntelligenceProfessionals,SCIP）發(fā)起的研究結(jié)果表明，以下這些特征對(duì)于情報(bào)分析員和信息專家而言是一致的：

1、信息專家發(fā)現(xiàn)問題，確定問題和解決特殊問題時(shí)的好奇心；

2、信息專家利用豐富的資源識(shí)別影響客戶決策的因素時(shí)的執(zhí)著；

3、正規(guī)的組織技能；

4、例如寫作和傾聽的溝通技能；

5、在相關(guān)面試中的面試技能。

但是，在這項(xiàng)研究中也發(fā)現(xiàn)信息專家還需要掌握一定的技能，從而能夠在競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)流程中做出有影響和有效率的分析。這清楚的表明了信息專家負(fù)責(zé)和參與競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)流程中的工作時(shí)的現(xiàn)有能力和需要培養(yǎng)的能力之間的差異。上面提到的技巧包括：

1、發(fā)展情報(bào)方面和公司文化方面的良師益友；

2、參與競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)團(tuán)隊(duì)的工作；

3、發(fā)展人際關(guān)系，識(shí)別管理人員的問題；

4、學(xué)習(xí)你自己的專業(yè)；

5、實(shí)踐、實(shí)踐、實(shí)踐；

6、懇求同事的評(píng)價(jià)和建議；

7、承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，堅(jiān)守自己的位置，堅(jiān)守自己的立場(chǎng)；

8、明確競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的有限的服務(wù)對(duì)象，學(xué)會(huì)誰(shuí)是服務(wù)對(duì)象和怎樣說不；

9、提供戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)情報(bào)；

10、加強(qiáng)寫作、展示和辯論的技能；

11、通過參加類似MBA這樣的學(xué)習(xí)，獲得財(cái)務(wù)和商業(yè)技能；

12、盡管去做；

13、能夠很好的組織情報(bào)；

14、在一個(gè)鼓勵(lì)變化和新技能發(fā)展的環(huán)境中工作。

盡管看起來(lái)信息專家的技能和競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)專家的職責(zé)相差甚遠(yuǎn)，而且看起來(lái)信息專家對(duì)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)流程幾乎沒有貢獻(xiàn)，但是信息專家有一個(gè)專業(yè)工作必須去做，沒有這個(gè)工作環(huán)節(jié)，競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)流程就是不完善的。這個(gè)工作就是，“與其他部門進(jìn)行溝通，以保證有效的信息流從競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)小組流入和流出。競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)小組主要負(fù)責(zé)分析競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)，但是數(shù)據(jù)是來(lái)源于整個(gè)公司的?！?/P>

信息專家在競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)流程中的參與

在組織中，信息專家比其他任何專業(yè)人員都要多。他們需要具備特殊技能去獲得、組織和傳播數(shù)據(jù)或信息，并且為競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)小組帶來(lái)有效的數(shù)據(jù)流或信息流的儲(chǔ)備。信息專家和組織中的其他專家一樣，需要清楚并且貢獻(xiàn)他們的特殊技能給競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)流程。但是，在對(duì)信息專家的技能做出仔細(xì)的考察后，他們技能的發(fā)揮需要在一個(gè)有必備的技能和能力，對(duì)組織整個(gè)的競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)流程具有全局眼光的人的指導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。

吉蘭德（Cottrill,1998:28）在解釋怎樣挑選負(fù)責(zé)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的人的時(shí)候說，“以他的經(jīng)驗(yàn)，在每一個(gè)公司都至少有一個(gè)具備‘競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)遠(yuǎn)景’的人。這個(gè)人可能正在做其他的工作，但是它具有運(yùn)作競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)資源所需的聰明才智和商業(yè)頭腦?！?/P>

因此，對(duì)于信息專家而言，需要嚴(yán)格審視自己的技能，并且要知道如果他們沒有運(yùn)作整個(gè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)資源所需要的聰明才智，商業(yè)頭腦，以及與高層管理者的密切關(guān)系和授權(quán)，他們?nèi)匀豢梢赃\(yùn)用自己的技術(shù)和能力為競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)流程收集、組織和傳播數(shù)據(jù)或信息，無(wú)論這些數(shù)據(jù)或信息來(lái)源于傳統(tǒng)還是數(shù)字資源。

結(jié)束語(yǔ)

只有得到應(yīng)有的關(guān)注和優(yōu)先權(quán)限，競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)才能對(duì)公司有所貢獻(xiàn)。它不是組織中那些“最好獲得和指導(dǎo)”的工作，而是應(yīng)該關(guān)注那些對(duì)公司生存至關(guān)重要的事情——“必須獲得和知道”的事情。

在很多公司中，高層管理者仍然不知道怎樣使競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)為他們提供支持。很多高層主管仍然依靠歷史經(jīng)驗(yàn)和潛在的想法制定決策。他們應(yīng)該受到引導(dǎo)和“教育”，去信任競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)提供的結(jié)果和建議。競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)需要將他們得到的結(jié)果進(jìn)行必要的營(yíng)銷，向決策者表明依從競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)給出的建議他們將會(huì)得到預(yù)期的結(jié)果，只有這樣才能得到管理者的信任。

為了在當(dāng)今激烈競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代發(fā)揮作用，我們需要將公司的“感應(yīng)器”開發(fā)成像生物神經(jīng)系統(tǒng)一樣，使公司能夠?qū)ξｋU(xiǎn)和需求做出相應(yīng)的反應(yīng)。這就需要適時(shí)地給組織中適當(dāng)?shù)牟块T整合完美的信息流。這個(gè)“神經(jīng)系統(tǒng)”需要包括一些工作流程，使得公司可以對(duì)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境做出感應(yīng)和反應(yīng)，感覺到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的挑戰(zhàn)和顧客需求的變化，從而使組織可以及時(shí)地對(duì)這些挑戰(zhàn)做出回應(yīng)。

競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)關(guān)注關(guān)鍵事件，那些成功地為競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)建立有效的制度和組織構(gòu)架的組織，將會(huì)取得相對(duì)于他們競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。對(duì)于現(xiàn)代組織而言，已經(jīng)不可能再輕易地獲得有效的競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的能力了。