有哪些好用的項(xiàng)目文檔管理工具？

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 　　在項(xiàng)目中大家都明確文檔管理的必要性，文檔數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的重要性不言而喻，它不僅在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中起到規(guī)范行為、溝通信息、記錄備份等的作用，還為項(xiàng)目經(jīng)理提供了了解項(xiàng)目進(jìn)度，查看項(xiàng)目存在問(wèn)題等的管理依據(jù)，但若做不好項(xiàng)目文檔的管理工作，勢(shì)必將造成整個(gè)項(xiàng)目管理的混亂。

　　一、項(xiàng)目文檔管理常見(jiàn)問(wèn)題

　　1.文檔儲(chǔ)存亂，關(guān)鍵時(shí)刻找不到文件

　　大部分的文檔都分散于不同員工的電腦里，丟失風(fēng)險(xiǎn)大。項(xiàng)目組成員獲取相關(guān)文檔信息不便，影響工作效率。

　　2.流程審批復(fù)雜

　　使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)流程，或者PC端線上審批流程，審批節(jié)點(diǎn)冗長(zhǎng)而繁復(fù)，完成一個(gè)流程的審批需花費(fèi)大量時(shí)間，未能及時(shí)獲得審批信息，導(dǎo)致延誤工期，造成損失。

　　3. 文檔搜索困難

　　電腦硬盤(pán)存儲(chǔ)了非常多的文件，隨著文件越來(lái)越多，查找所需要的文件就會(huì)變得越來(lái)越困難。

　　二、項(xiàng)目文檔管理的價(jià)值

　　1. 知識(shí)積累

　　避免人員調(diào)動(dòng)、員工離職等帶來(lái)的知識(shí)的流失;構(gòu)建和規(guī)范項(xiàng)目文檔庫(kù)。

　　2.知識(shí)安全

　　保護(hù)文檔隱私，避免信息泄露。對(duì)權(quán)限的設(shè)置更加嚴(yán)格。

　　3.成果交付

　　項(xiàng)目文檔作為項(xiàng)目交付物，是項(xiàng)目驗(yàn)收的依據(jù)。尤其對(duì)于研發(fā)類項(xiàng)目而言，最后的交付物基本都是各類文檔。

　　三、泛普項(xiàng)目管理軟件幫助您輕松解決文檔管理問(wèn)題

　　1.每個(gè)文檔有專屬權(quán)限

　　泛普文檔管理功能支持文檔權(quán)限靈活控制，按角色、部門(mén)、成員等維度授權(quán);權(quán)限項(xiàng)還包括，上傳、下載、閱讀、創(chuàng)建目錄等。文檔的權(quán)限管理功能可以讓項(xiàng)目文檔多一層保護(hù)。

　　2.項(xiàng)目文件可遠(yuǎn)程共享

　　跨地域的員工可以隨時(shí)隨地查看系統(tǒng)內(nèi)文件，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同辦公。除了PC端，泛普項(xiàng)目管理軟件還支持移動(dòng)端訪問(wèn)。讓知識(shí)在企業(yè)內(nèi)部高效流轉(zhuǎn)。

　　3.文檔數(shù)據(jù)安全

　　文檔在云端統(tǒng)一管理，泛普項(xiàng)目管理軟件還支持文檔數(shù)據(jù)的還原與備份，保證文檔數(shù)據(jù)的安全。

　　4.支持文檔自定義審批

　　文檔可引用本系統(tǒng)強(qiáng)大的流程引擎，支持自定義審批流程，包括，審批節(jié)點(diǎn)，審批人，審批規(guī)則等。

　　泛普項(xiàng)目管理軟件包含項(xiàng)目文檔管理工具可幫您輕松整理歸類項(xiàng)目相關(guān)的文件，防止出現(xiàn)版本混淆。之前您可能需要在收件箱里篩選幾遍，才能找到幾個(gè)月前的審批文檔。現(xiàn)在不用如此復(fù)雜的操作了，通過(guò)泛普項(xiàng)目管理軟件可以立即訪問(wèn)最新版本的文件，查看他人更改的內(nèi)容。