項目管理軟件怎么使用效益才高

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　　很多企業(yè)都有嘗試過遠(yuǎn)程辦公，如何讓團(tuán)隊中不同的成員能更高效更順暢的完成工作，尤為重要，所以團(tuán)隊任務(wù)的分配，項目的有序管理就越發(fā)的重要。

　　一、項目管理中執(zhí)行哪些策略

　　1、創(chuàng)建小組問責(zé)制

　　團(tuán)隊問責(zé)制就是讓合作者盡可能按時完成任務(wù)。這可以通過評審調(diào)用和每個團(tuán)隊成員都可以訪問的透明任務(wù)管理系統(tǒng)來實現(xiàn)。

　　團(tuán)體問責(zé)制的影響是深遠(yuǎn)的。美國培訓(xùn)與發(fā)展協(xié)會發(fā)現(xiàn)，當(dāng)人們與他人分享目標(biāo)時，他們實現(xiàn)目標(biāo)的可能性要高出65%。此外，當(dāng)人們在群體中分享自己的目標(biāo)，并定期開會回顧時，他們實現(xiàn)目標(biāo)的可能性會提高95%。

　　2、可視化跟蹤進(jìn)度

　　雖然從視覺上追蹤進(jìn)步是有幫助的，如果你的團(tuán)隊不能清楚地看到自己的目標(biāo)，他們很快就會忘記這些目標(biāo)。這就像一句流行的商業(yè)格言:你無法管理你無法衡量的東西。換句話說，使用帶有甘特圖和說明性報告等特征的可視化項目管理工具，不只是一種可有可無的工具;如果你想在項目執(zhí)行方面出類拔萃，這是至關(guān)重要的。

　　3、獎勵辛勤工作

　　團(tuán)隊動力是項目經(jīng)理可以而且應(yīng)該努力培養(yǎng)的東西。正如項目管理協(xié)會所建議的那樣，“士氣低落會降低生產(chǎn)力，損害利益相關(guān)者的關(guān)系，并最終影響項目的產(chǎn)出和組織的底線。重要的是項目經(jīng)理必須迅速采取果斷的行動來遏制士氣的下降。”這對于人們可能會在此過程中失去動力的長期或復(fù)雜項目尤其重要。你無法控制的外部因素，但如果你有一個強(qiáng)有力的計劃，你可以長期遏制負(fù)面影響。

　　4、評估人才差距

　　最好在項目開始之前清楚地了解每個團(tuán)隊成員能做什么和不能做什么，而不是在項目執(zhí)行階段意識到你需要額外的幫助。這可能需要合作者接受額外的教育。您甚至可能想舉辦團(tuán)隊研討會或聘請額外的自由職業(yè)者支持?，F(xiàn)在這樣做將使每個人都免于克服學(xué)習(xí)曲線和稍后交付匆忙的、低于標(biāo)準(zhǔn)的工作的麻煩。

　　5、建立反饋循環(huán)

　　在項目生命周期的每個階段，反饋都是必不可少的。但在項目執(zhí)行階段，它扮演著更重要的角色。分享團(tuán)隊成員取得的積極和建設(shè)性的成就有助于他們與期望保持一致，這樣他們就可以在項目繼續(xù)的過程中做更多(或更少)相同的事情。

　　二、項目管理軟件的策略指南

　　項目管理者要做很多必要的工作，如制定計劃、制定時間表、團(tuán)隊信息溝通、平衡團(tuán)隊中的分工等，清晰的時間表計劃，記錄掌握員工的KPI和OKR， 定義準(zhǔn)確的成員角色和團(tuán)隊任務(wù)，文檔管理，增強(qiáng)團(tuán)隊溝通， 以上這些是通用的原則，但實際工作中還有很多具體的方法來平衡項目、高效協(xié)作。

　　1、計劃

　　每一個成功的項目背后都有一個能干的項目經(jīng)理，來制定計劃、統(tǒng)籌全局。而甘特圖是一種很好的創(chuàng)建時間表的方式，提供了項目的實時進(jìn)度信息，可以觀察到各個成員的工作進(jìn)展等內(nèi)容。利用在泛普軟件中集成的甘特圖，不僅可以分配任務(wù)，還可以確定任務(wù)流程、制定任務(wù)基線，讓項目內(nèi)容更加清晰。

　　2、追蹤

　　計劃制定完成后，項目的跟蹤和反饋就是接下來工作的核心了，實時的跟蹤和反饋，可以及時做出項目調(diào)整、解決潛在的問題;利用泛普軟件中的時間表功能，可以準(zhǔn)確記錄項目工時，并開具相應(yīng)的發(fā)票給客戶;并可以和歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，分析項目形勢，也可以利用內(nèi)置的任務(wù)報告功能及集成的泛普軟件，將項目信息以需要的方式整理呈現(xiàn)，來更好的做出決策。

　　3、協(xié)作

　　團(tuán)隊協(xié)作是激發(fā)團(tuán)隊活力、完成精彩成果的必要內(nèi)容，成功的團(tuán)隊協(xié)作有三個要點(diǎn)：高效率的溝通、系統(tǒng)化的流程和好用的項目協(xié)作工具，項目協(xié)作工具相當(dāng)于一個工具包，涵蓋多種如文字通信、網(wǎng)絡(luò)會議、文檔分享等;但如果使用相應(yīng)的單個功能的軟件，會給團(tuán)隊的統(tǒng)一管理帶來不必要的麻煩。泛普軟件，可以利用內(nèi)置的豐富功能，滿足多種需求。

　　在線協(xié)同辦公不僅僅是一種解決遠(yuǎn)程辦公的方案，更是對提高項目效率和質(zhì)量的創(chuàng)新探索;讓項目進(jìn)展順利、員工工作合理而高效，都能在泛普軟件中實現(xiàn)。