如何確定企業(yè)是否需要項(xiàng)目管理軟件

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 　　越來越多的企業(yè)開始通過項(xiàng)目管理的形式處理工作，而越高位的管理者手上需要處理的項(xiàng)目任務(wù)越多，逐漸增加的工作量必然會對效率產(chǎn)生影響。工欲其善必先利其器，使用項(xiàng)目管理軟件是管理者能更加有條不紊運(yùn)作多個項(xiàng)目的利器;因此，了解清楚企業(yè)何時需要開始考慮選擇合適的項(xiàng)目管理軟件是很有必要的。

　　一、如何判斷企業(yè)是否需要項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)

　　1、表格整理大量數(shù)據(jù)

　　Excel表格是數(shù)據(jù)整理方面必備的辦公軟件，為了簡便，各種學(xué)習(xí)表格里的算法、公式，希望統(tǒng)計(jì)能容一些。當(dāng)你的公司也是有大量的數(shù)據(jù)信息依靠表格做統(tǒng)計(jì)報(bào)表而進(jìn)行業(yè)績等更方面分析，甚至有的公司會專門安排員工做這項(xiàng)工作給大家匯報(bào)，那么，你的公司急需相關(guān)的軟件系統(tǒng)幫助管理者自動統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)，想拉表格、圖表都可以，直觀展現(xiàn)，讓公司各項(xiàng)報(bào)表清晰明了還不出錯。

　　2、團(tuán)隊(duì)成員回饋不及時

　　生活中不少感情的破裂是因?yàn)榛ハ鄾]有良好的溝通，而項(xiàng)目進(jìn)行過程中，大家若還處于利用聊天軟件討論需求文檔、通知項(xiàng)目變動更新等這樣的交流模式，既不實(shí)時，文檔也雜亂，是不利于項(xiàng)目進(jìn)程的;工作中，有效的溝通才不會浪費(fèi)大家的時間。

　　現(xiàn)在，很多項(xiàng)目管理軟件可以實(shí)時溝通，能通過軟件將資料實(shí)時分享給所有團(tuán)隊(duì)成員;管理者能及時分配任務(wù)，直接線上完成下屬成員提交的需要審批文檔;而需要團(tuán)隊(duì)成員及時配合的工作也可以通過軟件指定給對方，軟件會自然給與對方提醒顯示。

　　3、項(xiàng)目工作無法按時完成

　　按時完成是很多項(xiàng)目的基礎(chǔ)要求，若公司在開展項(xiàng)目活動時經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目周期延長、工時延遲、時效內(nèi)未完成工作量等情況，這是非常需要一款合適的項(xiàng)目管理軟件拯救的情境了。

　　好的項(xiàng)目管理軟件可以實(shí)時監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度，查看任務(wù)完成情況，隨時預(yù)判項(xiàng)目風(fēng)險;靈活調(diào)整項(xiàng)目方案，規(guī)避可能影響項(xiàng)目進(jìn)度的危險因素。

　　4、項(xiàng)目員工沒有方向性

　　項(xiàng)目開展很多時候是調(diào)用各個崗位員工臨時組建的團(tuán)隊(duì)，大家的契合度一開始不怎么強(qiáng)，如果你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)因此出現(xiàn)團(tuán)隊(duì)成員狀態(tài)迷糊，總不大清楚自己在做什么，沒有一個明確的目標(biāo)感與愿景，那么你也需要配備一個輔助的項(xiàng)目管理軟件了。

　　二、不用管理軟件可能會遇到哪些問題

　　項(xiàng)目管理軟件提供了公司路線圖和優(yōu)先級的完整視圖。它還提供擴(kuò)展功能以提取豐富的數(shù)據(jù)和報(bào)告、預(yù)測風(fēng)險并增強(qiáng)跨職能團(tuán)隊(duì)協(xié)作，無論是遠(yuǎn)程工作還是在辦公室工作。因此創(chuàng)新企業(yè)和經(jīng)理都會使用項(xiàng)目管理軟件來獲得卓越運(yùn)營。在開始選擇項(xiàng)目管理軟件之前，必須評估并確定您是否需要它。不用管理軟件會遇到哪些問題：

　　1、由于過多的電子郵件來回，項(xiàng)目經(jīng)常被延遲。

　　2、工作和報(bào)告被分散在許多電子表格和文檔中。

　　3、團(tuán)隊(duì)成員錯過最后期限或被工作量壓得喘不過氣來。

　　4、您的團(tuán)隊(duì)合作和流程缺乏問責(zé)制和透明度。

　　5、由于溝通不暢，經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員之間的協(xié)作停滯不前。

　　6、由于團(tuán)隊(duì)成員角色的混淆，經(jīng)常會出現(xiàn)重疊或冗余的任務(wù)分配。

　　如果這聽起來很熟悉，那么您需要項(xiàng)目管理軟件來減少低效率、促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作并控制您的業(yè)務(wù)。如果沒有適當(dāng)?shù)墓芾?，即使是小?xiàng)目也會失敗。個人企業(yè)、創(chuàng)意機(jī)構(gòu)、初創(chuàng)公司和大公司都需要項(xiàng)目管理工具，以保持任務(wù)的正軌，協(xié)調(diào)運(yùn)營，自動化工作流程，并有效地分配資源。泛普軟件是專業(yè)的管理軟件，專注于解決企業(yè)各種的管理難題。

　　好的項(xiàng)目軟件，讓團(tuán)隊(duì)成員可以清晰的看到整個項(xiàng)目的時間線、進(jìn)度條、完成度，既能直觀感受到整個項(xiàng)目組的有序工作狀態(tài)—向著目標(biāo)走;也能看到自己的每個完成任務(wù)，直接增加自己工作成就感。