項目管理系統(tǒng)如何提高溝通效率

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　　在項目管理中，溝通是否高效、是否順暢，很大程度上決定了項目的成敗。提高有效溝通的能力，是每一個項目經(jīng)理必須去做的事情。如今，除了書面、口頭、郵件等等溝通方式，項目管理軟件也提供了一種社交化的溝通方式。

　　一、項目管理溝通有哪些原則

　　通過溝通協(xié)調(diào)使之相互信任、尊重和理解，為項目實施創(chuàng)造良好的合作關(guān)系和工作環(huán)境，即為溝通與協(xié)調(diào)的目的。各種關(guān)系的協(xié)調(diào)均應遵守如下原則:

　　1.守法是溝通與協(xié)調(diào)工作的第一 原則。必須在國家和地方有關(guān)工程建設(shè)的法律、 法規(guī)許可范圍內(nèi)去溝通和協(xié)調(diào)。

　　2.組織協(xié)調(diào)要維護公正和高效原則。要站在項目的立場上，公平的處理糾紛，一切以項目利益為原則。

　　3.協(xié)調(diào)與控制目標致原則。在工程建設(shè)中，應該注意工程安全、質(zhì)量、工期、環(huán)境的統(tǒng)一，不能有所偏廢，不能強調(diào)某目標而忽視其他目標，

　　4.真實性原則。在溝通與協(xié)調(diào)工作中，信息作為溝通的基礎(chǔ)和傳達的內(nèi)容應保證其真實可信，準確可靠。虛假錯誤的信息不僅會導致對方作出錯誤的決策判斷，且會失信于對方。

　　二、項目管理中高效溝通的法則

　　1、明確傳達項目目標

　　選擇合適的項目，明確項目目標，讓每一個成員都朝著目標執(zhí)行任務。向著目標努力，即“做正確的事情”，而不是偏離目標“正確地做事情”，浪費企業(yè)資源，造成不可挽回的損失。因此，企業(yè)在管理項目的時候一定要明確項目目標，并將目標清晰傳到整個項目組，讓每個人都知道自己工作任務和工作目標。

　　2、信息明確透明

　　在團隊內(nèi)部做到信息透明可以大大降低溝通成本，每個項目成員都能知曉當前的項目狀態(tài)，項目進行到哪一步、接下來要做哪些事情、做完的時候需不需要其他成員審查等，在項目實施的過程中，要把項目的進度以及各種信息同步到每個成員，確保信息透明，全員都清晰地了解項目目標和自己的任務。然而要做到這一點是非常困難且耗時的，為此，項目管理人員可以借助專業(yè)的項目管理軟件解決這樣的問題。

　　3、明確溝通對象

　　項目經(jīng)理要明確項目實施過程中需要哪些角色、每個角色的責任是什么、角色與角色之間的接口是什么、角色為了完成任務需要了解哪些信息、這些信息該從哪里得到;當項目經(jīng)理明確團隊中每個角色對項目應盡的責任之后，就可以清晰地分辨他們需要了解什么信息，怎么給他們提供這些信息。

　　4、借用專業(yè)的項目管理工具

　　正如荀子《勸學》所言：“君子生非異也，善假于物也”。善于使用專業(yè)的項目管理工具，讓管理與溝通互相融合，工作內(nèi)容溝通更高效，推進各個任務落地，隨時掌控項目質(zhì)量和各個階段的完成情況，還可以進行合格性檢查，保證項目質(zhì)量。項目管理軟件不僅僅是作為工具來幫助項目團隊提高效率，它也能是一個暢通的溝通渠道。泛普軟件也是一款社交型項目管理軟件，所有項目干系人可以在平臺上進行直接的溝通，項目文檔、文件也可以在線協(xié)作編輯。

　　三、使用泛普軟件給企業(yè)帶來哪些好處

　　1、制定合理的項目目標，明確目標并落實

　　企業(yè)應借助合適的工具開展項目管理活動，合理制定項目目標，優(yōu)化資源配置。制定年度或季度目標之后，可以根據(jù)當前的戰(zhàn)略重點對已有項目進行組合分析，選出最符合當前企業(yè)戰(zhàn)略目標的項目，對項目按企業(yè)戰(zhàn)略目標進行篩選既可以淘汰那些“價值低”的項目，還可以集中人力、物力支持具有發(fā)展?jié)摿?、可以為企業(yè)帶來收益的項目。

　　2、更好地了解項目進度和重大成果

　　高層領(lǐng)導管理的項目很多，當項目越來越多、項目過程越來越復雜的時候，管理層沒有精力去關(guān)注所有項目的具體安排，項目經(jīng)理也不需要匯報項目執(zhí)行過程中的瑣碎內(nèi)容，高層領(lǐng)導需要了解的無非就是項目進度

　　3、全面提高執(zhí)行層工作效率

　　在每個階段，項目經(jīng)理給各個成員提供指導，讓每個項目成員都清楚地知道自己該干什么事情，有效的溝通對項目成員成功地完成自己的工作起著重大的作用。易趨的WBS計劃展示給項目成員每個任務的詳細信息，包括任務的名稱、工期、責任人、工時、任務之間的依賴關(guān)系等。

　　總之，溝通是人際之間傳遞信息的過程，它對于項目取得成功是必不可少的。要做好項目每個階段的工作，達到預期的效果，就必須在項目組內(nèi)部以及項目組與外部環(huán)境之間建立溝通渠道，快速準確的傳遞信息從而達到各成員的協(xié)調(diào)一致。