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開票登記

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   本公司在進行收款時,需要向甲方單位開具發(fā)票,并將開票的詳細內(nèi)容進行登記。

  一、在工程企業(yè)中開票登記管理中存在的現(xiàn)狀

  1、開票軟件只能匯總發(fā)票的雙方單位,而不能匯總對應(yīng)的項目,不方便進行項目開票金額的統(tǒng)計。

  2、項目多、業(yè)務(wù)多、發(fā)票多,整理存放難度大,并且紙質(zhì)發(fā)票易遺失損壞。

  3、發(fā)票出現(xiàn)問題不能快速檢索查找,只能通過手工查找紙質(zhì)發(fā)票,工作量大,效率低,容易出錯,領(lǐng)導(dǎo)需要的時候半天拿不出數(shù)據(jù)。

  4、在工作中存在某些財務(wù)人員亂開發(fā)票,浪費公司發(fā)票的情況,而公司內(nèi)部缺乏相應(yīng)的監(jiān)管制度,以致于發(fā)票出了問題找不到相關(guān)負責(zé)人。

  5、開票工作是由財務(wù)部負責(zé),發(fā)票也是保管在財務(wù)部,其他部門要想查看十分不便。

開票登記

  二、系統(tǒng)的管控點及作用

  1、通過開票登記單,把公司開出的所有發(fā)票進行詳細的登記,除了記錄發(fā)票的雙方單位信息外,還能與相關(guān)項目掛鉤,當(dāng)需要查詢某個項目一共開了多少次發(fā)票,每次發(fā)票金額是多少時,就可以在開票登記列表中篩選項目名稱進行查詢。

  2、在企業(yè)中,有時候項目上收到了發(fā)票需要提交給總公司,總公司收到了款項需要開發(fā)票給項目部,這時只需要收票部門在系統(tǒng)中進行登記,其他部門就可以及時進入系統(tǒng)查詢,實現(xiàn)了信息的上傳下達,避免了信息孤島的產(chǎn)生。

  3、對發(fā)票信息的統(tǒng)計是控制企業(yè)成本的重要方式,也是稅務(wù)機關(guān)查賬的依據(jù)。

  4、可以將紙質(zhì)發(fā)票拍照后上傳到附件中,保證開票內(nèi)容的真實性,防止財務(wù)人員亂開發(fā)票,浪費發(fā)票的現(xiàn)象產(chǎn)生,同時也能保證系統(tǒng)中發(fā)票數(shù)據(jù)的完整性。

  5、發(fā)票影響著企業(yè)繳稅的多少,因此對發(fā)票內(nèi)容需要嚴格的控制,在系統(tǒng)中可以對開票人進行登記,并且支持對單據(jù)設(shè)置多級審批流,當(dāng)財務(wù)人員開好發(fā)票后,提交給財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審核,再提交給項目部領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)進行審核,各領(lǐng)導(dǎo)各自對自己負責(zé)的內(nèi)容進行簽字擔(dān)責(zé),各部門之間互相制衡,保證發(fā)票內(nèi)容的真實性,假如后期發(fā)現(xiàn)開票金額不對時,通過審批記錄就能看出問題出在哪個人身上,避免出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象。

  6、當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在外地出差又碰上有發(fā)票需要審核時,可以登錄泛普工程企業(yè)管理系統(tǒng)手機端去審核發(fā)票,提高了審批效率,加快了工作進程。

  三、泛普軟件中的開票登記單據(jù)

  在泛普工程企業(yè)管理系統(tǒng)中,由財務(wù)人員負責(zé)開發(fā)票并填寫此單據(jù)。

  1、基本信息

  開票登記單據(jù)主要包含項目名稱、合同名稱、合同金額、收票單位、開票單位、發(fā)票類型、發(fā)票號碼、發(fā)票金額、地址電話、開戶行及賬號、納稅人識別號、填報人、日期等內(nèi)容。

開票登記基本信息

  2、附件上傳

  可以將紙質(zhì)發(fā)票掃描或者拍照上傳到附件中,實現(xiàn)了電子發(fā)票管理與紙質(zhì)發(fā)票管理相結(jié)合,在系統(tǒng)中只需要通過簡單的查詢條件就可以找到對應(yīng)的發(fā)票,再也不用翻箱倒柜的去找紙質(zhì)發(fā)票了,附件支持txt、pdf、office文件以及各類圖片格式等上傳。

開票登記附件

  3、單據(jù)審批

  支持對開票登記進行多級審批,首先由填寫單據(jù)的人員提交審批,然后根據(jù)公司的具體情況,分別由財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)、項目部領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)等進行審核,還可以查看完整的審批流過程。

開票登記審批

  四、泛普軟件中的開票登記列表

  開票登記列表主要顯示所有的開票登記單據(jù)。

  1、在列表中支持多種自定義查詢條件,支持模糊查詢,支持將常用查詢條件進行保存。

  系統(tǒng)可以根據(jù)發(fā)票號碼、發(fā)票金額、項目名稱、開票單位、收票單位等條件進行查詢,在查詢的過程中,如果記不清楚查詢內(nèi)容的全稱時,只需要輸入其中的關(guān)鍵字也可以查詢出來,如下圖所示。

開票登記查詢

  2、如果項目部和財務(wù)部需要對開票情況進行對賬,可以查詢出來的列表導(dǎo)出成Excel格式,然后在Excel表中進行對比并標(biāo)記,以實現(xiàn)管理多樣化需求。

  3、如果需要將所有開票數(shù)據(jù)打印成紙質(zhì)版,進行裝訂封存時,可以點擊“打印”按鈕進行打印。

  4、在查詢開票信息的時候,如果不知道收票單位是否收到發(fā)票,想打電話進行確認時,可以通過點擊收票單位實現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)查,系統(tǒng)自動跳轉(zhuǎn)到對應(yīng)收票單位的詳情頁面中,在此頁面中直接查看對應(yīng)的聯(lián)系人方式就可以撥打電話了,方便快捷。

開票登記列表
發(fā)布:2007-02-11 14:54    來源:泛普軟件    [打印此頁]    [關(guān)閉]