備用金管理
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在工程企業(yè)中，存在給內(nèi)部的部門或者員工發(fā)放備用金用于零星采購、出差、零星開支等的情況，這時候，泛普工程企業(yè)管理系統(tǒng)提供備用金發(fā)放功能來進行管理。
一、在工程企業(yè)中備用金發(fā)放管理存在的問題
1、部分企業(yè)對備用金借出環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴格，存在“小事借巨款”、“私事用公款”等現(xiàn)象，個別企業(yè)業(yè)務人員故意漏寫用途或者將用途寫的含糊不清，以便日后報銷的時候“渾水摸魚”。
2、對備用金的發(fā)放環(huán)節(jié)缺乏嚴格的審核監(jiān)督體制，部分企業(yè)中存在僅僅由財務領(lǐng)導說了算的情況，或者多頭審批現(xiàn)象。
3、部分財務人員業(yè)務素質(zhì)偏低，在備用金報賬的時候?qū)Σ话匆?guī)定使用備用金的情況也不嚴格管理，草率清賬了事。
4、對備用金借出業(yè)務的記錄不規(guī)范，以后出現(xiàn)問題想查賬時都非常不方便。
二、系統(tǒng)中備用金發(fā)放的管控點及作用
1、嚴格統(tǒng)計每一次備用金借出的原因，詳細記錄原因，避免出現(xiàn)“小事借巨款”、公款私用的情況。
2、在備用金發(fā)放表單中，可以對本年累計領(lǐng)取的金額進行統(tǒng)計，方便財務人員及時看到該人員或者部門的備用金領(lǐng)用情況，從而更好的控制本次備用金發(fā)放的金額。
3、對單據(jù)設置多級審批流，備用金的發(fā)放由財務人員進行辦理，在表單中記錄經(jīng)辦人的名字，辦理之后提交給財務部領(lǐng)導、成控部領(lǐng)導、公司領(lǐng)導等進行審核，各部門之間互相牽制，互相協(xié)作，保證備用金發(fā)放合理。
4、需要領(lǐng)用備用金的部門或者員工可以提供相關(guān)資料文件交由財務人員查看，核準其真實性，然后辦理備用金發(fā)放，在系統(tǒng)中，可以將這些資料文件上傳到附件中進行保管，方便其他部門對備用金發(fā)放合理性的監(jiān)督。
5、系統(tǒng)通過標準化的表單格式，實現(xiàn)對備用金發(fā)放業(yè)務的規(guī)范化管理，方便日常查賬。
三、泛普軟件中的備用金發(fā)放單據(jù)
在泛普工程企業(yè)管理系統(tǒng)中，由財務人員填寫此單據(jù)。
1、基本信息
備用金發(fā)放單據(jù)主要包含領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、領(lǐng)用部門、本年領(lǐng)取金額、金額、項目、經(jīng)辦人、賬戶信息、用途等內(nèi)容。
2、附件上傳
支持附件上傳，可以將備用金領(lǐng)用人提供的一些備用金使用證明文件上傳到附件中，支持txt、pdf、office文件以及各類圖片格式等上傳。
3、單據(jù)審批
支持對備用金發(fā)放進行多級審批，首先由填寫單據(jù)的人員提交審批，然后根據(jù)公司的具體情況，分別由財務部領(lǐng)導、項目部領(lǐng)導、公司領(lǐng)導等進行審核，還可以查看完整的審批流過程。
四、泛普軟件中的備用金發(fā)放列表
備用金發(fā)放列表主要顯示所有的備用金發(fā)放單據(jù)。
1、在列表中支持多種自定義查詢條件，可以按照領(lǐng)用人、部門、項目、領(lǐng)用日期等進行查詢;支持模糊查詢，只需要通過關(guān)鍵字進行查詢即可;支持將常用查詢條件進行保存。
2、能將查詢出來的列表導出成Excel格式，在Excel表中進行多樣化編輯處理。
3、也能將查詢出來的列表直接打印出來進行裝訂封存。
4、可以點擊表體中的藍色字體鏈接到原表單中查看詳細信息，提高查詢效率。
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