淺析企業(yè)預(yù)算管控與費用報銷的管理價值

【本文導(dǎo)讀】在當前各種成本增高、市場低迷的大環(huán)境下，精細化管理模式勢在必行。而對預(yù)算及費用進行管控是見效較快的一個途徑。

很多企業(yè)在快速發(fā)展階段都面臨著預(yù)算管控及費用報銷的問題，優(yōu)異的市場環(huán)境能夠給企業(yè)帶來足夠的利潤，從而忽視及掩蓋了粗放式管理的弊端。然而，在當前各種成本增高、市場低迷的大環(huán)境下，這個弊端就會被放大甚至影響到企業(yè)的生死，所以精細化管理模式勢在必行。而對預(yù)算及費用進行管控是見效較快的一個途徑，也往往是大多數(shù)企業(yè)向精細化管理邁出的第一步。

業(yè)務(wù)管理軟件免費 IT解決方案團隊在給世界五百強的企業(yè)億德公司(化名)做預(yù)算管控與費用報銷項目時，在調(diào)研階段經(jīng)常會聽到這樣的話：

“通過Excel這種預(yù)算管控方式還是屬于事后管控，我一直強調(diào)，應(yīng)該從事務(wù)發(fā)生時就對其合理性進行判斷，從根源上實現(xiàn)事前管控的效果!” ——某高層

“公司員工每月有超過 200 次的國內(nèi)和國外的出差，如何及時將差旅的業(yè)務(wù)管理與差旅費用管控加以有效地結(jié)合?如何更有效地計算其差旅補助、報銷標準、貨幣兌換等問題?” ——某財務(wù)經(jīng)理

“我每天的正常工作本來就很忙了，加上還有很多同事不時地詢問預(yù)算或者費用情況，加班變成了家常便飯，可即便是這樣，其他部門還是經(jīng)常對我們的服務(wù)感到不滿意!”——某財務(wù)人員

“報銷以及差旅等事務(wù)審批規(guī)則復(fù)雜，需要不同的部門進行協(xié)同和信息交流，對我來說，浪費了大量時間去了解以及去做這些非增值性工作。”——某員工

億德公司的這些現(xiàn)象其實非常具有代表性，很多企業(yè)都會遇到類似這樣的問題，其原因在于：

1.缺乏針對預(yù)算信息管理的手段或工具，導(dǎo)致預(yù)算總在事后管控(如活動結(jié)束后才發(fā)現(xiàn)并無預(yù)算)，讓預(yù)算本身實行的價值大打折扣。

2.非增值性、重復(fù)性工作較多(如計算補貼、核對報銷標準、幣種匯率轉(zhuǎn)換等)，導(dǎo)致財務(wù)人員很難分心為企業(yè)理財。

3.缺乏統(tǒng)計工具對成本進行多維度的核算(如無法對一個客戶/項目的投入進行成本核算)。

業(yè)務(wù)管理軟件免費認為，應(yīng)該從三個方面入手來解決億德公司的問題：

1. 預(yù)算信息系統(tǒng)化。

2. 差旅管理閉環(huán)化。

3.數(shù)據(jù)計算電子化。

預(yù)算信息系統(tǒng)化

通過相應(yīng)信息化系統(tǒng)對預(yù)算進行管理，其中包含預(yù)算編制、預(yù)算變更、執(zhí)行監(jiān)控。當員工在進行費用報銷的時候，系統(tǒng)可以即時顯示目前剩余預(yù)算，超出預(yù)算即不允許提交;對審批人來說，可以直接對目前預(yù)算的執(zhí)行情況有所了解。

差旅管理閉環(huán)化

將出差申請、出差反饋、差旅費用報銷等流程進行關(guān)聯(lián)，并通過信息化軟件固化下來，用來達到對差旅費用管理的目的，使得出差合理，差旅費用發(fā)生的背景能夠有據(jù)可查。

所謂的“關(guān)聯(lián)”，指的是將出差申請、出差反饋、差旅報銷三條流程按順序進行強制性匹配。進行差旅費用報銷時，首先需要提交出差的反饋或者報告;提交出差的反饋或者報告時，首先需要領(lǐng)導(dǎo)審批通過的出差申請單;

數(shù)據(jù)計算電子化

將手動工作量的內(nèi)容通過信息化手段實現(xiàn)，系統(tǒng)自動計算可以替代之前很多的手工工作量，大大提高工作效率。

億德公司之前的費用報銷過程中，有很多內(nèi)容是需要人工去手動計算，比如一些住宿標準、差旅補貼、貨幣轉(zhuǎn)換(員工出差填報外幣后，國內(nèi)的出納需要使用本位幣進行支付)等。

企業(yè)進行預(yù)算與費用管控項目的實施，可以實現(xiàn)兩個方面的價值體現(xiàn)：

1. 對人力成本的節(jié)約。

2. 對企業(yè)風(fēng)險的規(guī)避。

人力成本的節(jié)約

通過預(yù)算與費用管控，可以將億德公司中大量的人工進行的事務(wù)性工作替代下來，節(jié)省了大量的人力成本。

億德公司每月需要處理1600-1700張報銷單，信息化系統(tǒng)上線后，在每張單據(jù)的處理時間上可以節(jié)省19分鐘，一個月可以節(jié)約522.5個工時。

之前億德公司的財務(wù)經(jīng)理需要根據(jù)不同的維度進行成本的計算，手工計算的方式不論是效率還是精準度都不夠理想。而解決方案上線后，匯總報銷及支付的數(shù)據(jù)、每個項目/部門/客戶等各個維度制作不同的報表等工作都可以通過系統(tǒng)直接將所需的報表統(tǒng)計出來，每個月可節(jié)省40-50個小時的制作報表時間。

對于普通員工而言，該解決方案也有價值，主要體現(xiàn)在兩點：1. 之前報銷需要排隊等待領(lǐng)導(dǎo)簽字，時間浪費較為嚴重;2. 員工不了解報銷進度，不時會打電話給財務(wù)人員進行詢問，雙方都浪費時間。

針對第一點，企業(yè)可以通過電子化的流程從根本上將傳統(tǒng)手工方式進行改革和優(yōu)化。而針對第二點，員工可以通過系統(tǒng)的自助查詢平臺進行查詢。

解決方案實施后，普通報銷人員對每張單據(jù)的處理時間(含排隊等審批、傳統(tǒng)查詢)節(jié)省17分鐘，一個月可以節(jié)約467.5個工時，見表1

表1 人力成本的節(jié)省統(tǒng)計

注1：人力成本節(jié)省計算公式：節(jié)省的時間(月)乘以員工的綜合人力成本

注2：以每工作日8個工時，每月22個工作日，每年12月計算時間

注3：假設(shè)平均人力成本為8000元/人/月

對企業(yè)風(fēng)險的規(guī)避

該解決方案除了節(jié)省人力成本之外，更多地是通過對報銷、差旅等業(yè)務(wù)流程進行規(guī)范化的管理，從而規(guī)避風(fēng)險：

1. 超出公司的標準/預(yù)算額度后，系統(tǒng)進行自動控制，規(guī)避人為操作風(fēng)險;

2. 通過與差旅等業(yè)務(wù)進行結(jié)合，在事前進行預(yù)算管控，以便更好地進行管控;

3. 玻璃缸效應(yīng)，規(guī)范化透明化報銷流程，減少人為操作風(fēng)險;