互聯網時代的電子預算管理

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預算是企業(yè)實施資金控制的重要手段，在激烈的市場競爭環(huán)境下，為獲取競爭優(yōu)勢充分發(fā)揮企業(yè)財務預算的職能作用是管理科學的重要內容之一。然而，傳統(tǒng)的預算主要是手工進行的，其缺點是工作量大，編制時間長，編制的內容不夠全面。面對21世紀的網絡、信息經濟時代，企業(yè)惟有采用電子預算手段，才能適應財務管理發(fā)展的需要，才能不斷提高企業(yè)的核心競爭力。電子預算管理及其實施效果往往標志著一家企業(yè)管理水平的高低。

一、電子預算的產生與發(fā)展

    電子預算（E－budgeting）是由人工智慧結合企業(yè)組織規(guī)則發(fā)展起來的一種網絡式預算編制方法，它將企業(yè)各方面局部的信息整合成具有完整框架的預算體系，從而使預算的編制更正確。更富效率。電子預算代表著企業(yè)競爭戰(zhàn)略進入一個革命性的時代。它作為現代財務的一種應用工具，具有效率性、合理性、戰(zhàn)略性的基本特征。

    電子預算是傳統(tǒng)財務預算的發(fā)展。在財務管理中，財務預算具有兩方面的作用：

（1）它作為市場經濟條件下的計劃管理方式，由企業(yè)內部各方協商確定并依照執(zhí)行，能有效地解決產供銷之間的矛盾。當企業(yè)銷售面臨異常波動時，預算控制系統(tǒng)能夠提供各負其責、利益分享的處理辦法，能及時協調各部門之間的計劃偏差，促進其高效運行。目前，隨著我國企業(yè)規(guī)模的擴大、企業(yè)內部例行事務增多，大量的費用控制和審批將成為困擾企業(yè)領導者的主要問題。而預算管理既可以合理控制費用的發(fā)生，又可以把企業(yè)的高層管理者從繁重的日常費用審批中解脫出來，集中精力做好經營決策和例外管理。

（2）它是企業(yè)競爭戰(zhàn)略有效落實的保證。競爭戰(zhàn)略的實施需要借助于預算具體化，預算可以幫助企業(yè)內部各方面明確經營重點，集中有限的人力、物力、財力服務于企業(yè)的發(fā)展目標，但企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略往往是抽象的，需要以可操作的方式加以落實。而預算真正起到了這種“承上啟下”的作用，從內容上講，不僅包括銷售和生產方面，還包括資本預算和人力資源預算；從時間上講，不僅包括下期預算，還勾勒出未來計劃期間的預算框架。相對于競爭戰(zhàn)略而言，預算所包含的信息更為廣泛、作用的空間更廣闊，它是企業(yè)戰(zhàn)略落到實處的必經之路。

電子預算是基于傳統(tǒng)預算編制方法的不足而產生的。

首先，從預算編制的流程來看，傳統(tǒng)的財務預算不論是人工編制或用工作底稿來編，每個參與預算編制的工作人員都必須具備一定的財務知識，否則將會使預算編制工作增加困難，而且也難以形成一份有建設性意見的預算方案。

其次，從財務部門的角度來看，當有關部門將預算編制出來之后，財務部門必須對這些預算工作底稿加以匯總、整理。由于各部門在預算編制過程中采用的手段和方法不盡相同，加之一些部門預算工作存在的滯后性，致使財務部門既要擔負繁重的調整業(yè)務，還要不斷催促有關部門提交預算報表，當某一數字需要調整時，其整個預算工作又將重新再算，這些問題的存在大大降低了整個預算編制的效率。

由此可見，傳統(tǒng)預算最大的缺點在于，預算編制者在預算編制過程中無法將歷史資料加總、存取和及時運用，無法對企業(yè)現有資金進行整合，相互之間是孤立的，難以融合應用。而沒有歷史資料的交互融合，預算編制只能對資金進行交換分配，玩轉換的游戲，而無實質意義，使得預算既冗長又乏味。

電子預算從便于企業(yè)其他職能部門和廣大員工積極參與的角度出發(fā)，設置了一系列轉換程序，即應用相同的標準，編制具有共同語言的預算，使不具有財務知識的人也能參與到預算的編制之中來。同時，電子預算系統(tǒng)依據不同編制者的需要，設置了不同的預算形態(tài)，使各個部門的預算編制既輕松又富有彈性，譬如，財務部門可以直接從系統(tǒng)中刪減支出，并能立即獲知影響情況，而不需要再透過跨部門的溝通找到該部門的主管，等該部門評估回應后方知結果如何，也不用再重新輸入資料，重新核算。同時，電子預算不需要再從各個不同的預計表格中核算、刪減，也不需要不斷地儲存資料，將預測基礎統(tǒng)一等，這些繁瑣的工作都不需要再做了，財務主管只需要考慮企業(yè)投入與產出、現金流入與流出等盈利情況能否與預算保持一致等的競爭戰(zhàn)略問題。電子預算系統(tǒng)作為一種在線管理工具，不再受地點、場所的影響，可以隨時上線運作，并使預算始終保持在最新的狀態(tài)?？梢?，電子預算的最大價值是將預算轉化為管理工具，徹底改變了企業(yè)財務人員的傳統(tǒng)觀念，使他們朝著戰(zhàn)略性的財務管理方向發(fā)展。

二、電子預算的職能與作用

電子預算的職能與作用是相對于傳統(tǒng)預算而言的，其職能與作用大體表現在如下幾個方面：

（一）通過電子手段編制預算，使預算工作變得快速而簡便

一個正確、有效的預算是企業(yè)科學管理不可或缺的重要方面。經營者希望在規(guī)定的期限內看到正確的預算，各個部門的管理人員希望了解自己在整個預算中的地位，了解自己對整個企業(yè)、以及對整個集團公司運作的影響，更希望能進一步通過模擬或假設一些環(huán)境，為未來作好準備。與傳統(tǒng)預算編制相比，電子預算降低了編制預算時來回交涉的困難度和時間成本，而且通過在線編制預算，不需要工作底稿，也使得調整數字之類的單調的工作不復存在。它消除了過去可能發(fā)生的紙張與時間的浪費，取而代之的是各種不同的、且極富創(chuàng)意的編制技巧。

（二）網絡技術下的電子預算，擴大了傳統(tǒng)預算的范圍

企業(yè)可以將整個集團公司作為系統(tǒng)，以擴大預算的規(guī)模，集團下屬各分公司可以透過網絡從全球各地進人系統(tǒng)編制預算，從而使預算編制的過程更具效率性。電子預算在以下三方面具有明顯的效用：

（1）降低企業(yè)的管理成本及難度；

（2）提高員工的滿意程度；

（3）有助于培育和發(fā)展企業(yè)核心競爭力。在電子預算的配合下，財務管理將有關信息轉化為競爭戰(zhàn)略目標，使企業(yè)在獲得上述三方面效用的同時，促進企業(yè)預算流程的合理化，使過去單調、繁瑣的預算工作轉化為一種充滿樂趣的組織戰(zhàn)略。

（三）電子預算與企業(yè)帳務系統(tǒng)聯結，極大地提高了預算的編制效率。

一方面，它可以使任何一個參與預算編制的成員，調用過去已發(fā)生的歷史性資料庫數據，且還可以將預算編制者的任一假設對其預算的影響額顯示出來，同時，在某一個層級或某一范圍內，也能顯示其對整體預算的影響。電子手段使企業(yè)預算及預測功能完全自動化，即不論何時何地，任一預算編制者均可以借助于網絡路徑與預測編制系統(tǒng)聯結，處理與他們相關的預算編制工作。同時，在預算編制語言的輔助下，輕松地編制、更新、追蹤與監(jiān)控預算系統(tǒng)。

電子預算是網絡時代企業(yè)理財的有效工具?，F在很多企業(yè)已感受到預算的重要性，有的甚至與預算執(zhí)行情況掛鉤來計發(fā)績效獎金。電子預算使所有的編制者在統(tǒng)一的規(guī)范下編制預算，并隨時提供預算編制者決策所需的歷史資料。電子預算幫助編制者制作不同形態(tài)的預算，例如物資采購預算、現金流量預算、人力資源預算等。最重要的是，電子預算促進了財務管理的發(fā)展，提高了戰(zhàn)略管理的效率。使財務工作者更多地分析、掌握有關公司成長過程中的關鍵性問題，如怎樣深入進行市場細分研究，以及如何把握價值鏈中的“戰(zhàn)略環(huán)節(jié)”等?；蛘咦鲆恍└櫺缘难芯?，譬如，若對某項預算削減5％或10％的支出，對整體會有什么影響等。

三、電子預算的功能擴展

如上所述，網絡技術下的電子預算，擴大了傳統(tǒng)預算的范圍。它除了傳統(tǒng)的預算編制功能外，還積極地參與管理，幫助經營者進行物資采購、優(yōu)化供應鏈，以及合理安排現金流量的管理等，而其中最顯著的功能擴展則主要體現在如下兩個方面。

（－）電子預算廣泛應用于企業(yè)物質采購之中

電子預算在協助企業(yè)管理當局適時地進行物質采購等的管理中也具有積極的作用。從優(yōu)化企業(yè)供應鏈的角度看，電子預算可以說是電子商務的最好縮影。借助于電子預算系統(tǒng)，供應鏈上的每一環(huán)節(jié)都能適時、確切地掌握客戶所需產品的數量。譬如，在一個典型的供應鏈中，銷售點（POS）有一個自動、精確的對存貨狀態(tài)進行永續(xù)更新（Continuous Replenishment，CR）的系統(tǒng)，即在貨物被售出時利用POS終端，對它進行掃描，該貨物的條形碼就被輸入系統(tǒng)，存貨記錄也隨之被刷新了。如果對這種記錄業(yè)務進行進一步拓展，還可以把信息傳回中央辦公室，在那里把其他銷售點的信息結合起來，就能追蹤各種貨物的銷售模式，并實現以日為單位而不是以周或季節(jié)為單位的訂貨。如果這個供應鏈進一步拓展，并允許采用銷售者管理存貨（VMI）系統(tǒng)（一種讓供應商完全負責產品管理和向買者供貨的方法），該系統(tǒng)能使供貨商此如批發(fā)商海天很容易地對銷售點的存貨數據庫進行訪問，并推斷出特定產品需要供應的數量，從而在沒有訂單的情況下就可以把商品直接發(fā)送到銷售點。

如果該供應鏈再向前拓展，它能使制造業(yè)者的生產管理計算機系統(tǒng)對各個批發(fā)商要求訂貨的產品實行適時生產管理，并在要求的時間由運輸管理系統(tǒng)按送貨地點、品種、數量等準確無誤地進行搭配組合，在預定的時間按時送達各個銷售點。

電子預算系統(tǒng)也能適時向供應商發(fā)出訂貨的信息，相應地，有關未來現金流量的數量和時間也就成為確定不變的因素了。例如，VMI存貸管理方式對付款的要求是在指定地點收到貨款時付款，而根據生產情況實施（Paid on Production，POP）的付款原則是：在實際產品從存貨中被提出或被公司賣給消費者之前不對其進行任何支付，亦即在存貨被使用或銷售時付款，因而它是對VMI存貨管理方式的進一步拓展?？傊?，借助于網絡、信息技術的電子預算消除了生產經營活動中不確定性的同時，還使未來現金流動的數量與時間也隨之得到了確定。

（二）電子預算使適時現金管理成為可能

市場競爭環(huán)境下的財務管理，必然會遇到諸如現金收入減少、季節(jié)性現金支出以及臨時性現金短缺，需要以短期融資方式籌措現金或將有價證券加以變現等情況；也有可能遇到暫時產生大量現金收入，企業(yè)采取歸還本息或進行短期投資的情況。在傳統(tǒng)財務管理中，由于各種資金信息的傳遞不及時，對所發(fā)生的現金多余或短缺企業(yè)往往不知所措；有時因對這種短缺或多余的數量、發(fā)生時點和延續(xù)期間缺乏準確的把握，而導致資金的閑置浪費或不能滿足需要。

電子預算使現金流量的適時管理成為可能，它能適時代化短期資金的運籌，降低資金籌集和使用成本，提高資金運營效益。電子預算使“零現金余額管理”成為可能。這是因為，通過電子預算企業(yè)能準確地預測未來現金流動的數量與時間。企業(yè)根據適時生產系統(tǒng)，采用由后向前的倒推方法，來全面安排和組織現金流動。譬如，企業(yè)可以首先預定使下一個月末的現金余額為零，然后以此為出發(fā)點，采用上述方法使每一天現金余額為零。由于現金流量和準確預測，使得企業(yè)能夠清楚地了解下一個月內每天的經營活動現金流量，通過EFT（電子資金轉賬，即金融機構間價值的電子轉移）可以確保經營活動現金流量按照預測的數量和時間到達預定收款單位或從該單位流出，據此，事先了解各單位每天的現金余缺情況。

為了提高現金的運用效率，企業(yè)首先應在公司或集團內部，通過調度方式調劑各內部單位的現金余缺，按照“未來每天現金余額為零”的原則確定調度的數量、時間與期限。如果通過公司內部的現金調度仍不能滿足現金流出的需要，則需確定外部籌資或短期投資變現的數量、時點與期限。如果內部的現金調度使公司在充分運用現金資源的基礎上還有多余，或者由于外部籌資的最低限額或期間而使某段時間內現金多余，則可確定短期投資的數量、時間和期限組合?？傊?，電子預算的應用使得現金管理也能實現由后向前的拉動式的流量安排，從而使每天的現金余額為零。當然，正如“零存貨”并非真正地消除存貨一樣，零現金余額也并非真正地消除現金。然而，電子預算的應用的確能使公司把現金余額控制到預期的最佳水平之上。

四、小結

與傳統(tǒng)的財務預算相比，電子預算具有十分明顯的作用和意義。然而，我們也應當認識到，電子預算是一項十分復雜的工作，它除了企業(yè)本身需要投入人力、物力外，還需要借助于相關軟件公司、專業(yè)顧問群、電腦信息廠商的協助。各企業(yè)在借鑒應用電子預算方法時，必須結合自身情況、量力而行。同時，對于已經采用電子預算的企業(yè)也需明確如下兩個問題：

（l）盡管電子預算所涉及的范圍非常廣，但其最終的控制者還必須由財務人員來擔當。財務人員從最初的流程編制開始，不斷追蹤、監(jiān)控直至最后預算編制工作完成。這表明，電子預算不僅沒有削弱財務人員在企業(yè)管理中的重要地位與作用，反而促進了基于企業(yè)核心競爭力培育，增強戰(zhàn)略管理功能的戰(zhàn)略財務管理的發(fā)展。

（2）為了確保電子預算的安全性，對于所有聯結上線的作業(yè)需要系統(tǒng)地記錄和提供完整備查的路徑，以確保保密性的資料不被有關競爭對手或其他人員截獲，并且確保財務人員掌握和控制整個預算的編制狀況。

總之，電子預算通過將預算流程擴大至更多的使用者，密切了專群關系，使預算在財務專職部門編制的同時，有機會讓一些非財務人員積極參與，充分吸收他們的意見，努力改進預算的編制及程序，使預算編制流程更加合理化。同時，電子預算促使企業(yè)的經理與員工，以及任何與預算相關的人員了解作業(yè)對預算的影響，加深了管理人員與員工的溝通，大大縮短了傳統(tǒng)條件下預算編制的時間。此外，電子預算擴展了傳統(tǒng)財務預算的功能，促進了戰(zhàn)略財務管理的發(fā)展，為企業(yè)效益和效率的提高創(chuàng)造了前提和保證?？梢灶A見，這種以網絡為基礎的電子預算必將成為企業(yè)制定競爭戰(zhàn)略，獲取競爭優(yōu)勢的最佳助手。

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