ERP需求調(diào)研
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啟動(dòng)會(huì)開罷不久,做好ERP理論培訓(xùn),就要開始需求調(diào)研及分析。需求調(diào)研怎么弄?有人說簡(jiǎn)單,弄個(gè)模板發(fā)給客戶,讓客戶填好,等我們進(jìn)場(chǎng)的時(shí)候,讓客戶逐個(gè)部門
跟我們闡述和確認(rèn)就可以了。真的就這么簡(jiǎn)單?我們常說“細(xì)節(jié)決定成敗”。需求調(diào)研了解不清楚,牽涉到后面的解決方案設(shè)計(jì),以及后面所有的工作。那么,我們?cè)撊?/p>
何進(jìn)行需求調(diào)研呢?本文在此與大家做一個(gè)相對(duì)細(xì)致的探討。
一、首先得弄清楚需求調(diào)研的目的:
對(duì)于為什么要進(jìn)行需求調(diào)研,存在幾個(gè)誤區(qū):
1、需求調(diào)研僅僅是走過場(chǎng),反正最后是把標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的功能給客戶進(jìn)行培訓(xùn),客戶會(huì)操作軟件后,自然上線沒有問題。
正確的做法:還是要認(rèn)真了解客戶的基本情況和流程等,否則對(duì)后面的上線工作造成很大的困難。
2、需求調(diào)研要盡可能砍客戶的需求,否則可能導(dǎo)致系統(tǒng)難以上線。
正確的做法:其實(shí)需求調(diào)研階段只是對(duì)客戶的情況進(jìn)行摸底和了解,具體客戶的需求能否滿足,以及如何滿足的問題。主要是在解決方案階段的工作。這一階段的主要工作是以了解客戶的更多的需求為目的。
3、客戶方認(rèn)為需求都已經(jīng)跟前期售前人員說得很清楚了。售前人員和實(shí)施人員一定會(huì)交流的很清楚和到位,就沒必須進(jìn)行細(xì)致的調(diào)研了。
正確的做法是:還是要做細(xì)致的調(diào)研工作。因?yàn)橐粊硎矍罢{(diào)研和實(shí)施調(diào)研工作的側(cè)重點(diǎn)有所不同。售前調(diào)研更多的是提出規(guī)劃性的解決方案,以便提出軟硬件解決方案。
而實(shí)施調(diào)研,更多的是要側(cè)重實(shí)際落地的問題,即關(guān)系到實(shí)際業(yè)務(wù)的方方面面。
二、如何準(zhǔn)備好調(diào)研工作:
(一)、提前預(yù)習(xí)“功課”:
1、可以通過各種渠道了解客戶所處的行業(yè)、產(chǎn)品、市場(chǎng)、組織結(jié)構(gòu)等基本情況。
2、通過售前顧問的交接了解項(xiàng)目的前期情況。以及存在的難點(diǎn)等。
(二)、安排好調(diào)研計(jì)劃:
調(diào)研計(jì)劃怎么安排?調(diào)研哪幾個(gè)部門?哪些人參加哪些方面(財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈)的調(diào)研?客戶高層到底要不要調(diào)研?是不是哪個(gè)部門有空就哪個(gè)部門先來?每個(gè)部門
需要調(diào)研多長(zhǎng)時(shí)間?哪些調(diào)研是集中調(diào)研?哪些調(diào)研是分小組調(diào)研?機(jī)動(dòng)調(diào)研需要多長(zhǎng)時(shí)間?需求匯報(bào)和討論需要多長(zhǎng)時(shí)間?總共需要多長(zhǎng)時(shí)間?遇到大型項(xiàng)目,這些都
需要項(xiàng)目組雙方認(rèn)真討論,特別是雙方項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該認(rèn)真考慮的問題。
一般ERP調(diào)研都是從銷售采購(gòu)生產(chǎn)倉(cāng)庫財(cái)務(wù)的順序而來,這也是遵循ERP運(yùn)算規(guī)律而來。一般都要積極爭(zhēng)取對(duì)高層的調(diào)研,了解企業(yè)高層對(duì)信息化的看法和期望,是
非常有必要的。另外調(diào)研時(shí)間安排上,從公司組織結(jié)構(gòu)上來說,最好是先集團(tuán),再子集團(tuán),最后分子公司。
(三)、安排好調(diào)研場(chǎng)地和所需物資環(huán)境等:
1、關(guān)于調(diào)研場(chǎng)地。有的客戶認(rèn)為應(yīng)該是實(shí)施顧問到各業(yè)務(wù)部門辦公室去進(jìn)行調(diào)研。但是我認(rèn)為還是應(yīng)該找一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的,比如不受電話座機(jī)騷擾的,至少一個(gè)小會(huì)議
室進(jìn)行。千萬不能放在業(yè)務(wù)部門辦公室進(jìn)行,畢竟這樣很容易造成業(yè)務(wù)人員分心,不會(huì)專注于調(diào)研工作,另外還有些話,在辦公室等公共場(chǎng)合不能隨便講。
2、調(diào)研所需物資環(huán)境。
(1)有一個(gè)白板和幾支白板筆。一圖勝千言,在白板上劃一張簡(jiǎn)單的流程圖,比口干舌燥饅頭大汗地講個(gè)半天大家仍然相互不能理解的效果,要好的多。
(2)投影儀。討論激烈過程中,實(shí)施顧問可能會(huì)進(jìn)行一些簡(jiǎn)短的培訓(xùn),便于工作。
(3)最好備些茶水,人在交流到兩到三個(gè)鐘頭后,容易會(huì)口干舌燥,給被調(diào)研人員沏杯茶水,是個(gè)不錯(cuò)的選擇。
(4)準(zhǔn)備好針對(duì)不同部門提出的《調(diào)研提綱》
(四)、開會(huì)部署調(diào)研工作:
為了提高調(diào)研工作的效率,最好開會(huì)明確一下調(diào)研工作的具體時(shí)間計(jì)劃和安排,以及被調(diào)研人員需要準(zhǔn)備哪些資料。可以參照后面第三部分《調(diào)研如何》
(五)業(yè)務(wù)部門需要準(zhǔn)備哪些東西
一般需要準(zhǔn)備如下資料:
1、日常業(yè)務(wù)單據(jù)
2、日常臺(tái)賬以及報(bào)表等
3、工作報(bào)告等
4、相關(guān)的工作規(guī)章以及制度等
上述東西,除日常單據(jù)做好復(fù)印以便交給實(shí)施方外,其余的各項(xiàng)最好以電子文檔的形式,趕在正式調(diào)研之前,提前發(fā)給實(shí)施方,以便提前做好相關(guān)準(zhǔn)備。
三、正式進(jìn)入調(diào)研工作:
(一)、調(diào)研工作的幾個(gè)原則:
1、客戶方必須是業(yè)務(wù)骨干參與,必須熟悉企業(yè)的實(shí)際情況,否則沒有效果。
2、實(shí)施顧問要注意傾聽,善于提問題。實(shí)施顧問一定要善于提問題,以提問題的方式引導(dǎo)客戶的思路,以達(dá)到調(diào)研的目的。
3、實(shí)施顧問一定要引導(dǎo)和主導(dǎo)調(diào)研工作,比如調(diào)研提問等需要保持一定的連續(xù)性等。并保證調(diào)研工作按照事先準(zhǔn)備的思路進(jìn)行。
(二)、正式調(diào)研工作的流程
1、一般首先雙方花上幾分鐘做個(gè)自我介紹,比如所在的業(yè)務(wù)部門,另外需要介紹所在崗位和工作職能等。
2、實(shí)施方花兩分鐘時(shí)間再次強(qiáng)調(diào)調(diào)研工作的目的和流程。
3、客戶方介紹工作職責(zé),并以單據(jù)、報(bào)表和工作報(bào)告等為載體,介紹日常業(yè)務(wù)工作。穿插談?wù)剬?duì)ERP系統(tǒng)的期望和需求。實(shí)施顧問做好記錄,可以隨時(shí)提問。有必要時(shí)
可以花上一段時(shí)間,雙方進(jìn)行短時(shí)間的討論,注意一定要控制好時(shí)間。
4、客戶方介紹完畢時(shí),實(shí)施顧問做一個(gè)陳述,看理解的是不是正確。
注意
1:前期客戶方也需要做好充分準(zhǔn)備,否則容易導(dǎo)致思路的混亂,影響到調(diào)研的效果。
2、注意一定要做好記錄,好記性不如爛筆頭。
(三)、當(dāng)天調(diào)研結(jié)束
1、必須做好調(diào)研記錄歸檔等工作,梳理出問題和需求的輕重緩急。
2、形成需求分析記錄紀(jì)要,發(fā)給客戶簽字確認(rèn)。
(四)、調(diào)研整體接近尾聲時(shí)
1、要確定是否需要進(jìn)行補(bǔ)充調(diào)研,以及相應(yīng)的時(shí)間安排
2、確定需求匯報(bào)的時(shí)間
(五)、整理需求分析報(bào)告
在調(diào)研結(jié)束時(shí),由實(shí)施方項(xiàng)目經(jīng)理做個(gè)需求分析的匯報(bào),雙方項(xiàng)目組進(jìn)行總結(jié)和討論。
1、以便確定需求調(diào)研工作是否做得充分,是否還需要進(jìn)行補(bǔ)充調(diào)研
2、以便實(shí)施方根據(jù)討論結(jié)果,對(duì)《需求分析報(bào)告》進(jìn)行相應(yīng)修改后,交客戶方簽字確認(rèn),一經(jīng)確認(rèn),需求不得輕易變更。否則,輕者耽誤一天或半天的時(shí)間,重者影響到整個(gè)項(xiàng)目的周期。
四、結(jié)束語
ERP系統(tǒng)是一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng)和體系,同時(shí),管理無小事,只有確定好需求,才能制定相應(yīng)的解決方案,才能根據(jù)實(shí)施解決方案上線。因此,需求調(diào)研和分析是承前啟后的
一項(xiàng)工作。需要雙方認(rèn)真對(duì)待,否則如果造成返工,帶來的人力物力的損失將則無法估量。
同時(shí),雙方也應(yīng)該理性看待需求調(diào)研,一般也很少有不變更的需求,和不增加需求的ERP項(xiàng)目。因此,雙方特別是實(shí)施方,也都應(yīng)該有一個(gè)相應(yīng)的心理準(zhǔn)備。
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