信息化管理需要綠色信息

實現(xiàn)信息化管理是企業(yè)走向全球化的必經(jīng)之路，打好管理基礎(chǔ)非常重要，數(shù)據(jù)規(guī)范化又是其中極其重要的內(nèi)容。企業(yè)哪怕暫時不上erp系統(tǒng)下載，但是如果能夠按照erp系統(tǒng)下載的要求，打好信息化管理的基礎(chǔ)，一旦上erp系統(tǒng)下載，將會瓜熟蒂落、水到渠成一樣，很容易轉(zhuǎn)換，大量數(shù)據(jù)資源可以得到保護(hù)，以便繼續(xù)使用。同時也將大大縮短erp系統(tǒng)免費下載項目的實施周期。

數(shù)據(jù)信息是企業(yè)的重要資源財富，不僅要重視數(shù)據(jù)質(zhì)量，維護(hù)其準(zhǔn)確性和真實性，而且要注意信息安全，不出現(xiàn)丟失、損壞;防止失密，設(shè)置防問和維護(hù)權(quán)限。在更新系統(tǒng)時，尤其要注意保護(hù)。

信息集成的首要條件是信息必須規(guī)范化，或者說必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是保證erp系統(tǒng)免費下載項目實施成功的必要條件，而信息規(guī)范化又是準(zhǔn)確性的前提，沒有規(guī)范就談不上準(zhǔn)確。數(shù)據(jù)的及時性、準(zhǔn)確性和完整性是企業(yè)信息化管理對數(shù)據(jù)的3項基本要求。

“及時”是指必須在規(guī)定的時間進(jìn)行和完成數(shù)據(jù)的采集和處理，數(shù)據(jù)的價值是有時間性的，過時的信息不僅沒有價值，還可能造成誤導(dǎo)。
“準(zhǔn)確”就是必須去偽存真、符合實際。不準(zhǔn)確的信息會造成嚴(yán)重的決策失誤。
“完整”是指要滿足系統(tǒng)對各個數(shù)據(jù)項規(guī)定的要求，沒有任何疏忽和遺漏。
這三方面的要求缺一不可。

軟件的功能再強(qiáng)，也難分辨數(shù)據(jù)的真?zhèn)?，最多只能做一些羅緝判斷。如日期的先后、字段或數(shù)字的位數(shù)、是否大于或小于某個值等。例如，數(shù)字應(yīng)當(dāng)是10000，如果錄入10001，計算機(jī)同樣接受，但如果規(guī)定的是五位數(shù)，若錄入了100000，系統(tǒng)會提示：位數(shù)不對。人們比喻說：計算機(jī)最講誠信，不論人跟它說什么，它總認(rèn)為是真實的。換句話說計算機(jī)是一個“聰明的大傻瓜”，它有很強(qiáng)的運算能力，但卻分辨不出真?zhèn)?。對計算機(jī)講假話，你得到的回答只能是沒有意義的廢話，國外叫“垃圾進(jìn)、垃圾出”。數(shù)據(jù)不準(zhǔn)是實施erp系統(tǒng)免費下載失敗的重要原因之一。因此，企業(yè)在實施erp系統(tǒng)下載之前，一定要下決心，本著嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，采取必要的嚴(yán)厲措施，保證各項數(shù)據(jù)的及時、準(zhǔn)確與完整。一定要把“數(shù)據(jù)質(zhì)量”納入全面質(zhì)量管理(TQM)的范疇，建立必要的激勵機(jī)制，獎懲分明，嚴(yán)格管理。

數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性從廣義上講還有合理性的含義。但是數(shù)據(jù)的合理性不是在錄入數(shù)據(jù)時就能完全做到的，要在實施和應(yīng)用的過程中，不斷運用工業(yè)工程學(xué)的原理，如工作分析、物流與設(shè)施布置、激勵機(jī)制燈，對輸入數(shù)據(jù)的合理性進(jìn)行反復(fù)驗證。只有這樣才能真正做到提升管理水平。

數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確造成的經(jīng)濟(jì)損失是巨大的，由于很少有具體的量化數(shù)字說明其嚴(yán)重性，因此該問題往往得不到足夠的重視。Computerworld根據(jù)The Data Warehouing Institute 2003年3月的一項統(tǒng)計，不正確和“劣質(zhì)”的數(shù)據(jù)使美國商業(yè)每年損失611億美元。這確實是一個亥人聽聞的天文數(shù)字，至少可以說明數(shù)據(jù)不準(zhǔn)的嚴(yán)重性。另一個問卷調(diào)查活動調(diào)查了647個采用了數(shù)據(jù)倉庫和商務(wù)智能的單位，其中有一半沒有任何改進(jìn)數(shù)據(jù)質(zhì)量的措施和計劃。在這種情況下，商務(wù)智能的應(yīng)用只能像是在過情人節(jié)。

我們不妨把范圍再縮小一些來看數(shù)據(jù)差錯造成的浪費和損失。據(jù)美國食品雜貨制造協(xié)會的一個統(tǒng)計，管理人員12%~13%的時間在糾正定單和發(fā)票的錯誤，銷售收入損失的3%~%%是由于庫存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)造成的，每糾正一個樣本上的錯誤要花費60~80美元。

這些引用的資料雖然發(fā)表時間較早，但是依然可以說明數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確造成危害的嚴(yán)重性。信息化管理需要的是簡潔的、反映真實情況的、對管理決策有價值的、沒有污染的綠色信息。

為了做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，有一些工作應(yīng)當(dāng)引起注意。
*企業(yè)高層經(jīng)理要把“數(shù)據(jù)質(zhì)量”作為一個嚴(yán)重的質(zhì)量問題看待，是全面質(zhì)量管理的一項重要內(nèi)容。不良數(shù)據(jù)會產(chǎn)生“質(zhì)量成本”，同樣會影響企業(yè)的競爭優(yōu)勢。企業(yè)必須不放過任何影響“數(shù)據(jù)質(zhì)量”的因素，并加以徹底解決；
*把重視數(shù)據(jù)準(zhǔn)確作為樹立全員質(zhì)量意識的企業(yè)文化對待；
*培訓(xùn)員工，使人人都了解真實數(shù)據(jù)對管理的重要性，了解erp系統(tǒng)下載對數(shù)據(jù)的要求；
*健全責(zé)任制，建立鼓勵員工提供正確數(shù)據(jù)和信息的激勵機(jī)制和獎懲制度；
*定期清理數(shù)據(jù)，改進(jìn)數(shù)據(jù)流和業(yè)務(wù)流，清除冗余和無用的數(shù)據(jù)；
*建立自檢和例行的審計制度，發(fā)布數(shù)據(jù)質(zhì)量通報；
*創(chuàng)造必要的物質(zhì)條件，為數(shù)據(jù)準(zhǔn)確提供保證。例如，足夠的倉儲設(shè)施保證物料分類存放，便于存取和盤點；添置必要的計量儀表和相關(guān)設(shè)施等。

發(fā)布：2007-03-22 18:03 編輯：泛普軟件 · hujian [打印此頁] [關(guān)閉]

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