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信息化管理需要綠色信息
數(shù)據(jù)信息是企業(yè)的重要資源財(cái)富,不僅要重視數(shù)據(jù)質(zhì)量,維護(hù)其準(zhǔn)確性和真實(shí)性,而且要注意信息安全,不出現(xiàn)丟失、損壞;防止失密,設(shè)置防問和維護(hù)權(quán)限。在更新系統(tǒng)時(shí),尤其要注意保護(hù)。
信息集成的首要條件是信息必須規(guī)范化,或者說必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是保證erp系統(tǒng)免費(fèi)下載項(xiàng)目實(shí)施成功的必要條件,而信息規(guī)范化又是準(zhǔn)確性的前提,沒有規(guī)范就談不上準(zhǔn)確。數(shù)據(jù)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性是企業(yè)信息化管理對數(shù)據(jù)的3項(xiàng)基本要求。
“及時(shí)”是指必須在規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行和完成數(shù)據(jù)的采集和處理,數(shù)據(jù)的價(jià)值是有時(shí)間性的,過時(shí)的信息不僅沒有價(jià)值,還可能造成誤導(dǎo)。
“準(zhǔn)確”就是必須去偽存真、符合實(shí)際。不準(zhǔn)確的信息會造成嚴(yán)重的決策失誤。
“完整”是指要滿足系統(tǒng)對各個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)規(guī)定的要求,沒有任何疏忽和遺漏。
這三方面的要求缺一不可。
軟件的功能再強(qiáng),也難分辨數(shù)據(jù)的真?zhèn)?,最多只能做一些羅緝判斷。如日期的先后、字段或數(shù)字的位數(shù)、是否大于或小于某個(gè)值等。例如,數(shù)字應(yīng)當(dāng)是10000,如果錄入10001,計(jì)算機(jī)同樣接受,但如果規(guī)定的是五位數(shù),若錄入了100000,系統(tǒng)會提示:位數(shù)不對。人們比喻說:計(jì)算機(jī)最講誠信,不論人跟它說什么,它總認(rèn)為是真實(shí)的。換句話說計(jì)算機(jī)是一個(gè)“聰明的大傻瓜”,它有很強(qiáng)的運(yùn)算能力,但卻分辨不出真?zhèn)?。對?jì)算機(jī)講假話,你得到的回答只能是沒有意義的廢話,國外叫“垃圾進(jìn)、垃圾出”。數(shù)據(jù)不準(zhǔn)是實(shí)施erp系統(tǒng)免費(fèi)下載失敗的重要原因之一。因此,企業(yè)在實(shí)施erp系統(tǒng)下載之前,一定要下決心,本著嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度,采取必要的嚴(yán)厲措施,保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確與完整。一定要把“數(shù)據(jù)質(zhì)量”納入全面質(zhì)量管理(TQM)的范疇,建立必要的激勵機(jī)制,獎懲分明,嚴(yán)格管理。
數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性從廣義上講還有合理性的含義。但是數(shù)據(jù)的合理性不是在錄入數(shù)據(jù)時(shí)就能完全做到的,要在實(shí)施和應(yīng)用的過程中,不斷運(yùn)用工業(yè)工程學(xué)的原理,如工作分析、物流與設(shè)施布置、激勵機(jī)制燈,對輸入數(shù)據(jù)的合理性進(jìn)行反復(fù)驗(yàn)證。只有這樣才能真正做到提升管理水平。
數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確造成的經(jīng)濟(jì)損失是巨大的,由于很少有具體的量化數(shù)字說明其嚴(yán)重性,因此該問題往往得不到足夠的重視。Computerworld根據(jù)The Data Warehouing Institute 2003年3月的一項(xiàng)統(tǒng)計(jì),不正確和“劣質(zhì)”的數(shù)據(jù)使美國商業(yè)每年損失611億美元。這確實(shí)是一個(gè)亥人聽聞的天文數(shù)字,至少可以說明數(shù)據(jù)不準(zhǔn)的嚴(yán)重性。另一個(gè)問卷調(diào)查活動調(diào)查了647個(gè)采用了數(shù)據(jù)倉庫和商務(wù)智能的單位,其中有一半沒有任何改進(jìn)數(shù)據(jù)質(zhì)量的措施和計(jì)劃。在這種情況下,商務(wù)智能的應(yīng)用只能像是在過情人節(jié)。
我們不妨把范圍再縮小一些來看數(shù)據(jù)差錯造成的浪費(fèi)和損失。據(jù)美國食品雜貨制造協(xié)會的一個(gè)統(tǒng)計(jì),管理人員12%~13%的時(shí)間在糾正定單和發(fā)票的錯誤,銷售收入損失的3%~%%是由于庫存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)造成的,每糾正一個(gè)樣本上的錯誤要花費(fèi)60~80美元。
這些引用的資料雖然發(fā)表時(shí)間較早,但是依然可以說明數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確造成危害的嚴(yán)重性。信息化管理需要的是簡潔的、反映真實(shí)情況的、對管理決策有價(jià)值的、沒有污染的綠色信息。
為了做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,有一些工作應(yīng)當(dāng)引起注意。
*企業(yè)高層經(jīng)理要把“數(shù)據(jù)質(zhì)量”作為一個(gè)嚴(yán)重的質(zhì)量問題看待,是全面質(zhì)量管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。不良數(shù)據(jù)會產(chǎn)生“質(zhì)量成本”,同樣會影響企業(yè)的競爭優(yōu)勢。企業(yè)必須不放過任何影響“數(shù)據(jù)質(zhì)量”的因素,并加以徹底解決;
*把重視數(shù)據(jù)準(zhǔn)確作為樹立全員質(zhì)量意識的企業(yè)文化對待;
*培訓(xùn)員工,使人人都了解真實(shí)數(shù)據(jù)對管理的重要性,了解erp系統(tǒng)下載對數(shù)據(jù)的要求;
*健全責(zé)任制,建立鼓勵員工提供正確數(shù)據(jù)和信息的激勵機(jī)制和獎懲制度;
*定期清理數(shù)據(jù),改進(jìn)數(shù)據(jù)流和業(yè)務(wù)流,清除冗余和無用的數(shù)據(jù);
*建立自檢和例行的審計(jì)制度,發(fā)布數(shù)據(jù)質(zhì)量通報(bào);
*創(chuàng)造必要的物質(zhì)條件,為數(shù)據(jù)準(zhǔn)確提供保證。例如,足夠的倉儲設(shè)施保證物料分類存放,便于存取和盤點(diǎn);添置必要的計(jì)量儀表和相關(guān)設(shè)施等。
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