務(wù)必做好銷售部門的需求調(diào)研工作

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關(guān)注編號問題。

客戶是上帝，在銷售管理中要最大限度的滿足客戶的需求，以提高客戶的滿意度。即使有時候客戶的要求比較過分，但是銷售人員也能夠想方設(shè)法的滿足。誰叫人家是你的衣食父母呢?為此，這也體現(xiàn)在銷售部門的需求調(diào)研上。

如有些企業(yè)可能會有如下的需求。當(dāng)客戶報上銷售訂單號碼(注意這里的銷售訂單號碼是客戶的訂單號碼，而不是企業(yè)自己的訂單號碼)，要讓銷售員在系統(tǒng)中查詢訂單的處理情況。有些企業(yè)在這方面可能做的更到位。為在企業(yè)網(wǎng)站上設(shè)計一個查詢系統(tǒng)，讓客戶可以利用自己的帳戶名登陸系統(tǒng)，輸入訂單號碼來查詢訂單處理進(jìn)度。此時，客戶只知道他們自己的訂單號碼，而不知道企業(yè)的訂單號碼。而這兩個訂單號碼往往是不同的。因為企業(yè)要統(tǒng)一自己的訂單號碼編寫規(guī)則，而不能夠十個客戶就采用十個訂單號碼編碼規(guī)則。針對這種情況，在系統(tǒng)中要能夠同時體現(xiàn)公司自己的訂單號碼以及客戶的訂單號碼。如此的話，輸入客戶的訂單號碼也能夠查詢到客戶的訂單信息。

另外，在產(chǎn)品編號上也有類似的問題?？蛻舳x的產(chǎn)品編號與公司自己制定的產(chǎn)品編碼規(guī)則往往是不同的。如同一個杯子，客戶的編碼可能為100001，但是企業(yè)的編碼可能為B001。此時，客戶可能會詢問銷售員，產(chǎn)品編號為100001的杯子現(xiàn)在有多少庫存。此時，作為銷售員可能很難在第一時間就把這個客戶的產(chǎn)品編號100001對應(yīng)到自己公司的產(chǎn)品編號B001。他們很可能需要去查找相關(guān)的資料才能夠進(jìn)行關(guān)聯(lián)。如此的話，就會讓客戶去等待。為此如果在產(chǎn)品庫存查詢的時候，只需要輸入客戶的編碼，則系統(tǒng)就可以自動轉(zhuǎn)換成公司的代碼并同時查詢出庫存，則顯然很有必要。

第三，在出貨的時候客戶有可能也有這方面的要求。如在給客戶的送貨單上或者外包裝箱嘜頭上要能夠顯示對方的訂單號與產(chǎn)品編碼。因為客戶在做帳時，是根據(jù)他們公司的采購訂單號與產(chǎn)品編號來進(jìn)行的。企業(yè)自己編寫的編碼與訂單號碼對他們來說沒有實際意義。這對于信息化系統(tǒng)的要求，就是要能夠在出貨單或者嘜頭打印時能夠同時帶出客戶的產(chǎn)品編碼與訂單號碼，以利于客戶進(jìn)行查詢。

以上三個基本需求就是關(guān)于客戶編號方面的需求。不同的企業(yè)對這三方面可能有不同的要求。有的企業(yè)要全部滿足，而有的企業(yè)可能只需要滿足其中的一部分即可。為此CIO在需求調(diào)研的時候，最好能夠從這三方面出發(fā)去跟業(yè)務(wù)員確認(rèn)需求。

除了客戶對編號的需求之外，企業(yè)自己出于管理上的方便，對編號也會提出自己的要求。如企業(yè)會考慮，如何編制合適的銷售訂單號碼，以加強對銷售訂單的管理。在這銷售訂單編號的管理上，筆者遇到過如下的需求，供大家參考。

如銷售經(jīng)理可能要求在銷售訂單的編碼上實現(xiàn)前綴。銷售訂單可以分為好幾種，如預(yù)付訂單、樣品訂單、普通訂單等等。而訂單類型的不同，管理的方式也不同。如預(yù)付訂單需要財務(wù)先確認(rèn)收到款之后才能夠下訂單或者出貨。所以銷售經(jīng)理希望能夠根據(jù)不同的訂單類型，在訂單編號面前加入不同的前綴。如此的好處就是在審核的時候，一看到訂單編號就知道訂單的類型，這有利于他們進(jìn)行監(jiān)督。這個需求也是比較合理的。

另外也有員工希望能夠?qū)崿F(xiàn)銷售訂單的自動編號，如按年月日來編號。如現(xiàn)在2009年3月13日接到的第十張訂單，則編號就會20090313-010。前面為接到訂單的日期，后面會流水號。銷售人員希望這個系統(tǒng)會自動編號。因為手工編號的話，不僅每次輸入比較麻煩，而且還容易輸錯。更糟糕的是可能會造成編碼的重復(fù)，反而造成管理上的困擾。有時候銷售員可能會有更高的要求。如樣品訂單可能比較少，所以在編碼的時候，不需要按年月日編寫，而只需要按年月編寫即可。如2009年3月接到的第十張訂單，則這張樣品訂單的編碼規(guī)則為200903-010等等。類似的這些訂單編碼規(guī)則的需求也是經(jīng)常會遇上的。

以上這些根銷售部門相關(guān)的編號方面的需求，并不是所有的信息化管理系統(tǒng)都能夠?qū)崿F(xiàn)。故CIO在進(jìn)行項目實施的過程中，要及時跟對方保持溝通，看看能夠?qū)崿F(xiàn)這些需求。如果在選型的時候就發(fā)現(xiàn)不能夠解決的話，那么可以考慮更換其它的軟件廠商或者通過二次開發(fā)來實現(xiàn)。

報表方面的需求。

通常情況下，報表方面的需求是比較簡單的。但是有時候銷售員工的一些復(fù)雜需求會在增加報表的難度。同時也可能因為一些技術(shù)上的限制，而導(dǎo)致很難百分之百的滿足用戶的需求。為此，當(dāng)CIO在征求銷售部門需求的時候，有時候?qū)τ趫蟊矸矫娴男枨笠惨貏e的留意。

如筆者以前在負(fù)責(zé)信息化項目的時候，就被銷售部門的兩個報表難道了。

一個是客戶訂單統(tǒng)計報表。銷售經(jīng)理助理每個月要統(tǒng)計一份客戶接單情況的報表。這份報表的內(nèi)容倒是沒有什么問題，在系統(tǒng)中都是存在的。但是，在格式上卻難住了我。原來銷售經(jīng)理要求銷售助理把這份報表導(dǎo)入到Excel表格中，然后一個客戶一個頁簽。在最前面的一個頁簽上，還要放上具體的統(tǒng)計信息。這對于普通的信息化管理軟件來說，實現(xiàn)起來有很大的難度。因為他們雖然可以把內(nèi)容導(dǎo)出到Excel表格中，但是卻無法把格式也導(dǎo)出來。如要從數(shù)據(jù)庫或者系統(tǒng)中查詢這個內(nèi)容，很簡單。結(jié)合Where語句加上Sum匯總語句與分組語句可以很方便的實現(xiàn)這個需求。所以內(nèi)容上不會有問題?？墒沁@這個格式上會有比較大的困難。這主要是因為Excle辦公程序不是開源的，所以很難把信息化管理系統(tǒng)中的格式定義帶到Excel表格中。筆者在項目維護過程中，被這個難題難倒了。這個需求是銷售經(jīng)理提出來的，筆者也不能夠不幫助他實現(xiàn)。但是，這個需求連實施顧問也搖頭表示無能為力。難道這個真的無法實現(xiàn)嗎?其實不然。筆者后來接觸到另外一個系統(tǒng)，微軟的CRM系統(tǒng)。到底是同一個公司出的產(chǎn)品，他們的CRM軟件就可以跟Excel辦公軟件實現(xiàn)很好的集成。不僅可以把數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excle表格中，而且還可以把格式也帶過去。所以CIO在進(jìn)行需求調(diào)研時，在報表上也不能夠忽視。否則的話，CIO遲早會受到“報應(yīng)”的。

二是一個訂單執(zhí)行進(jìn)度表。如銷售人員需要一張報表，在這張報表中能夠反映出采購到料情況。也就是說，報表中要能夠顯示出訂單信息、對應(yīng)的采購訂單信息、對應(yīng)的物料到貨信息等等。這家企業(yè)主要是裝配的，所以零件是否及時到料對于出貨具有很大的影響。裝配所花費的時間反而可以不考慮在內(nèi)。生成這張報表具有一定的難度。如一張銷售訂單可能對應(yīng)很多采購訂單;而多張生產(chǎn)訂單有可能會采用同一個原材料，故多張生產(chǎn)訂單也會對應(yīng)一張采購訂單。而現(xiàn)在銷售員要查找一張銷售訂單的到料情況，該如何設(shè)計呢?后來這張報表筆者是通過二次開發(fā)來實現(xiàn)的。

報表在信息化管理中雖然只起到統(tǒng)計分析的作用。而且在系統(tǒng)設(shè)計中也有這么一句行話，只要系統(tǒng)中有數(shù)據(jù)，都可以通過程序查詢出來。話雖然說得有理，但是則其中也會遇到很大的難度。如上面筆者說的格式問題以及多對多的情況等等。

為了減少報表二次開發(fā)在整個系統(tǒng)中二次開發(fā)的比例，筆者會采取一定的預(yù)防措施。如筆者會在項目選型之前，先向各個用戶收集他們現(xiàn)在在用的報表。然后把這些報表給對方售前咨詢顧問看，是否可以實現(xiàn)。也就是說，這些報表也是筆者進(jìn)行項目選型的重要依據(jù)。說句實話，如果報表占用了比較多的二次開發(fā)預(yù)算的話，那是比較虧的。因為報表相對于其它功能來說，是一個相對簡單的模塊。如果CIO發(fā)現(xiàn)用戶在報表上有比較特殊的要求，那么最好選擇那些帶有報表自定義模塊的系統(tǒng)。如此的話，CIO自己也可以設(shè)計報表。另外，如果用戶喜歡把報表導(dǎo)出到Excle中，而不喜歡在系統(tǒng)中查看的話，那么就需要考慮軟件報表跟Excel辦公軟件的集成性問題。如果讓用戶先把數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excel，然后再對這份文件進(jìn)行修飾，恐怕沒有員工會心甘情愿的多做這些工作的。

總之，報表方面的需求雖然簡單，但是也不容小瞧。否則的話，CIO很可能會為自己的一時疏忽而買單，給企業(yè)帶來不可估量的損失。（IT168）