務(wù)必做好銷(xiāo)售部門(mén)的需求調(diào)研工作

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關(guān)注編號(hào)問(wèn)題。

客戶(hù)是上帝，在銷(xiāo)售管理中要最大限度的滿(mǎn)足客戶(hù)的需求，以提高客戶(hù)的滿(mǎn)意度。即使有時(shí)候客戶(hù)的要求比較過(guò)分，但是銷(xiāo)售人員也能夠想方設(shè)法的滿(mǎn)足。誰(shuí)叫人家是你的衣食父母呢?為此，這也體現(xiàn)在銷(xiāo)售部門(mén)的需求調(diào)研上。

如有些企業(yè)可能會(huì)有如下的需求。當(dāng)客戶(hù)報(bào)上銷(xiāo)售訂單號(hào)碼(注意這里的銷(xiāo)售訂單號(hào)碼是客戶(hù)的訂單號(hào)碼，而不是企業(yè)自己的訂單號(hào)碼)，要讓銷(xiāo)售員在系統(tǒng)中查詢(xún)訂單的處理情況。有些企業(yè)在這方面可能做的更到位。為在企業(yè)網(wǎng)站上設(shè)計(jì)一個(gè)查詢(xún)系統(tǒng)，讓客戶(hù)可以利用自己的帳戶(hù)名登陸系統(tǒng)，輸入訂單號(hào)碼來(lái)查詢(xún)訂單處理進(jìn)度。此時(shí)，客戶(hù)只知道他們自己的訂單號(hào)碼，而不知道企業(yè)的訂單號(hào)碼。而這兩個(gè)訂單號(hào)碼往往是不同的。因?yàn)槠髽I(yè)要統(tǒng)一自己的訂單號(hào)碼編寫(xiě)規(guī)則，而不能夠十個(gè)客戶(hù)就采用十個(gè)訂單號(hào)碼編碼規(guī)則。針對(duì)這種情況，在系統(tǒng)中要能夠同時(shí)體現(xiàn)公司自己的訂單號(hào)碼以及客戶(hù)的訂單號(hào)碼。如此的話(huà)，輸入客戶(hù)的訂單號(hào)碼也能夠查詢(xún)到客戶(hù)的訂單信息。

另外，在產(chǎn)品編號(hào)上也有類(lèi)似的問(wèn)題?？蛻?hù)定義的產(chǎn)品編號(hào)與公司自己制定的產(chǎn)品編碼規(guī)則往往是不同的。如同一個(gè)杯子，客戶(hù)的編碼可能為100001，但是企業(yè)的編碼可能為B001。此時(shí)，客戶(hù)可能會(huì)詢(xún)問(wèn)銷(xiāo)售員，產(chǎn)品編號(hào)為100001的杯子現(xiàn)在有多少庫(kù)存。此時(shí)，作為銷(xiāo)售員可能很難在第一時(shí)間就把這個(gè)客戶(hù)的產(chǎn)品編號(hào)100001對(duì)應(yīng)到自己公司的產(chǎn)品編號(hào)B001。他們很可能需要去查找相關(guān)的資料才能夠進(jìn)行關(guān)聯(lián)。如此的話(huà)，就會(huì)讓客戶(hù)去等待。為此如果在產(chǎn)品庫(kù)存查詢(xún)的時(shí)候，只需要輸入客戶(hù)的編碼，則系統(tǒng)就可以自動(dòng)轉(zhuǎn)換成公司的代碼并同時(shí)查詢(xún)出庫(kù)存，則顯然很有必要。

第三，在出貨的時(shí)候客戶(hù)有可能也有這方面的要求。如在給客戶(hù)的送貨單上或者外包裝箱嘜頭上要能夠顯示對(duì)方的訂單號(hào)與產(chǎn)品編碼。因?yàn)榭蛻?hù)在做帳時(shí)，是根據(jù)他們公司的采購(gòu)訂單號(hào)與產(chǎn)品編號(hào)來(lái)進(jìn)行的。企業(yè)自己編寫(xiě)的編碼與訂單號(hào)碼對(duì)他們來(lái)說(shuō)沒(méi)有實(shí)際意義。這對(duì)于信息化系統(tǒng)的要求，就是要能夠在出貨單或者嘜頭打印時(shí)能夠同時(shí)帶出客戶(hù)的產(chǎn)品編碼與訂單號(hào)碼，以利于客戶(hù)進(jìn)行查詢(xún)。

以上三個(gè)基本需求就是關(guān)于客戶(hù)編號(hào)方面的需求。不同的企業(yè)對(duì)這三方面可能有不同的要求。有的企業(yè)要全部滿(mǎn)足，而有的企業(yè)可能只需要滿(mǎn)足其中的一部分即可。為此CIO在需求調(diào)研的時(shí)候，最好能夠從這三方面出發(fā)去跟業(yè)務(wù)員確認(rèn)需求。

除了客戶(hù)對(duì)編號(hào)的需求之外，企業(yè)自己出于管理上的方便，對(duì)編號(hào)也會(huì)提出自己的要求。如企業(yè)會(huì)考慮，如何編制合適的銷(xiāo)售訂單號(hào)碼，以加強(qiáng)對(duì)銷(xiāo)售訂單的管理。在這銷(xiāo)售訂單編號(hào)的管理上，筆者遇到過(guò)如下的需求，供大家參考。

如銷(xiāo)售經(jīng)理可能要求在銷(xiāo)售訂單的編碼上實(shí)現(xiàn)前綴。銷(xiāo)售訂單可以分為好幾種，如預(yù)付訂單、樣品訂單、普通訂單等等。而訂單類(lèi)型的不同，管理的方式也不同。如預(yù)付訂單需要財(cái)務(wù)先確認(rèn)收到款之后才能夠下訂單或者出貨。所以銷(xiāo)售經(jīng)理希望能夠根據(jù)不同的訂單類(lèi)型，在訂單編號(hào)面前加入不同的前綴。如此的好處就是在審核的時(shí)候，一看到訂單編號(hào)就知道訂單的類(lèi)型，這有利于他們進(jìn)行監(jiān)督。這個(gè)需求也是比較合理的。

另外也有員工希望能夠?qū)崿F(xiàn)銷(xiāo)售訂單的自動(dòng)編號(hào)，如按年月日來(lái)編號(hào)。如現(xiàn)在2009年3月13日接到的第十張訂單，則編號(hào)就會(huì)20090313-010。前面為接到訂單的日期，后面會(huì)流水號(hào)。銷(xiāo)售人員希望這個(gè)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)編號(hào)。因?yàn)槭止ぞ幪?hào)的話(huà)，不僅每次輸入比較麻煩，而且還容易輸錯(cuò)。更糟糕的是可能會(huì)造成編碼的重復(fù)，反而造成管理上的困擾。有時(shí)候銷(xiāo)售員可能會(huì)有更高的要求。如樣品訂單可能比較少，所以在編碼的時(shí)候，不需要按年月日編寫(xiě)，而只需要按年月編寫(xiě)即可。如2009年3月接到的第十張訂單，則這張樣品訂單的編碼規(guī)則為200903-010等等。類(lèi)似的這些訂單編碼規(guī)則的需求也是經(jīng)常會(huì)遇上的。

以上這些根銷(xiāo)售部門(mén)相關(guān)的編號(hào)方面的需求，并不是所有的信息化管理系統(tǒng)都能夠?qū)崿F(xiàn)。故CIO在進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，要及時(shí)跟對(duì)方保持溝通，看看能夠?qū)崿F(xiàn)這些需求。如果在選型的時(shí)候就發(fā)現(xiàn)不能夠解決的話(huà)，那么可以考慮更換其它的軟件廠(chǎng)商或者通過(guò)二次開(kāi)發(fā)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

報(bào)表方面的需求。

通常情況下，報(bào)表方面的需求是比較簡(jiǎn)單的。但是有時(shí)候銷(xiāo)售員工的一些復(fù)雜需求會(huì)在增加報(bào)表的難度。同時(shí)也可能因?yàn)橐恍┘夹g(shù)上的限制，而導(dǎo)致很難百分之百的滿(mǎn)足用戶(hù)的需求。為此，當(dāng)CIO在征求銷(xiāo)售部門(mén)需求的時(shí)候，有時(shí)候?qū)τ趫?bào)表方面的需求也要特別的留意。

如筆者以前在負(fù)責(zé)信息化項(xiàng)目的時(shí)候，就被銷(xiāo)售部門(mén)的兩個(gè)報(bào)表難道了。

一個(gè)是客戶(hù)訂單統(tǒng)計(jì)報(bào)表。銷(xiāo)售經(jīng)理助理每個(gè)月要統(tǒng)計(jì)一份客戶(hù)接單情況的報(bào)表。這份報(bào)表的內(nèi)容倒是沒(méi)有什么問(wèn)題，在系統(tǒng)中都是存在的。但是，在格式上卻難住了我。原來(lái)銷(xiāo)售經(jīng)理要求銷(xiāo)售助理把這份報(bào)表導(dǎo)入到Excel表格中，然后一個(gè)客戶(hù)一個(gè)頁(yè)簽。在最前面的一個(gè)頁(yè)簽上，還要放上具體的統(tǒng)計(jì)信息。這對(duì)于普通的信息化管理軟件來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)起來(lái)有很大的難度。因?yàn)樗麄冸m然可以把內(nèi)容導(dǎo)出到Excel表格中，但是卻無(wú)法把格式也導(dǎo)出來(lái)。如要從數(shù)據(jù)庫(kù)或者系統(tǒng)中查詢(xún)這個(gè)內(nèi)容，很簡(jiǎn)單。結(jié)合Where語(yǔ)句加上Sum匯總語(yǔ)句與分組語(yǔ)句可以很方便的實(shí)現(xiàn)這個(gè)需求。所以?xún)?nèi)容上不會(huì)有問(wèn)題?？墒沁@這個(gè)格式上會(huì)有比較大的困難。這主要是因?yàn)镋xcle辦公程序不是開(kāi)源的，所以很難把信息化管理系統(tǒng)中的格式定義帶到Excel表格中。筆者在項(xiàng)目維護(hù)過(guò)程中，被這個(gè)難題難倒了。這個(gè)需求是銷(xiāo)售經(jīng)理提出來(lái)的，筆者也不能夠不幫助他實(shí)現(xiàn)。但是，這個(gè)需求連實(shí)施顧問(wèn)也搖頭表示無(wú)能為力。難道這個(gè)真的無(wú)法實(shí)現(xiàn)嗎?其實(shí)不然。筆者后來(lái)接觸到另外一個(gè)系統(tǒng)，微軟的CRM系統(tǒng)。到底是同一個(gè)公司出的產(chǎn)品，他們的CRM軟件就可以跟Excel辦公軟件實(shí)現(xiàn)很好的集成。不僅可以把數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excle表格中，而且還可以把格式也帶過(guò)去。所以CIO在進(jìn)行需求調(diào)研時(shí)，在報(bào)表上也不能夠忽視。否則的話(huà)，CIO遲早會(huì)受到“報(bào)應(yīng)”的。

二是一個(gè)訂單執(zhí)行進(jìn)度表。如銷(xiāo)售人員需要一張報(bào)表，在這張報(bào)表中能夠反映出采購(gòu)到料情況。也就是說(shuō)，報(bào)表中要能夠顯示出訂單信息、對(duì)應(yīng)的采購(gòu)訂單信息、對(duì)應(yīng)的物料到貨信息等等。這家企業(yè)主要是裝配的，所以零件是否及時(shí)到料對(duì)于出貨具有很大的影響。裝配所花費(fèi)的時(shí)間反而可以不考慮在內(nèi)。生成這張報(bào)表具有一定的難度。如一張銷(xiāo)售訂單可能對(duì)應(yīng)很多采購(gòu)訂單;而多張生產(chǎn)訂單有可能會(huì)采用同一個(gè)原材料，故多張生產(chǎn)訂單也會(huì)對(duì)應(yīng)一張采購(gòu)訂單。而現(xiàn)在銷(xiāo)售員要查找一張銷(xiāo)售訂單的到料情況，該如何設(shè)計(jì)呢?后來(lái)這張報(bào)表筆者是通過(guò)二次開(kāi)發(fā)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。

報(bào)表在信息化管理中雖然只起到統(tǒng)計(jì)分析的作用。而且在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中也有這么一句行話(huà)，只要系統(tǒng)中有數(shù)據(jù)，都可以通過(guò)程序查詢(xún)出來(lái)。話(huà)雖然說(shuō)得有理，但是則其中也會(huì)遇到很大的難度。如上面筆者說(shuō)的格式問(wèn)題以及多對(duì)多的情況等等。

為了減少報(bào)表二次開(kāi)發(fā)在整個(gè)系統(tǒng)中二次開(kāi)發(fā)的比例，筆者會(huì)采取一定的預(yù)防措施。如筆者會(huì)在項(xiàng)目選型之前，先向各個(gè)用戶(hù)收集他們現(xiàn)在在用的報(bào)表。然后把這些報(bào)表給對(duì)方售前咨詢(xún)顧問(wèn)看，是否可以實(shí)現(xiàn)。也就是說(shuō)，這些報(bào)表也是筆者進(jìn)行項(xiàng)目選型的重要依據(jù)。說(shuō)句實(shí)話(huà)，如果報(bào)表占用了比較多的二次開(kāi)發(fā)預(yù)算的話(huà)，那是比較虧的。因?yàn)閳?bào)表相對(duì)于其它功能來(lái)說(shuō)，是一個(gè)相對(duì)簡(jiǎn)單的模塊。如果CIO發(fā)現(xiàn)用戶(hù)在報(bào)表上有比較特殊的要求，那么最好選擇那些帶有報(bào)表自定義模塊的系統(tǒng)。如此的話(huà)，CIO自己也可以設(shè)計(jì)報(bào)表。另外，如果用戶(hù)喜歡把報(bào)表導(dǎo)出到Excle中，而不喜歡在系統(tǒng)中查看的話(huà)，那么就需要考慮軟件報(bào)表跟Excel辦公軟件的集成性問(wèn)題。如果讓用戶(hù)先把數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excel，然后再對(duì)這份文件進(jìn)行修飾，恐怕沒(méi)有員工會(huì)心甘情愿的多做這些工作的。

總之，報(bào)表方面的需求雖然簡(jiǎn)單，但是也不容小瞧。否則的話(huà)，CIO很可能會(huì)為自己的一時(shí)疏忽而買(mǎi)單，給企業(yè)帶來(lái)不可估量的損失。（IT168）