降低活動(dòng)項(xiàng)目成本的技巧

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通過仔細(xì)富有想像力的策劃，可以在很多領(lǐng)域減少成本。這些在下文展開了討論。

推廣：一次新的活動(dòng)可能需要一筆可觀的廣告預(yù)算，主要來自門票收入。活動(dòng)項(xiàng)目經(jīng)理的目標(biāo)就在于盡可能地將其減少。已經(jīng)創(chuàng)立的活動(dòng)通過“口頭語言”就可以完成所有的必要工作，需要很少量廣告推廣。例如，一年一度的“伍德福德民間節(jié)”大概需要2307美元的預(yù)算，但幾乎很少用于推廣活動(dòng)，原因在于它已經(jīng)在目標(biāo)觀眾中建立了很好的聲譽(yù)?；顒?dòng)中的創(chuàng)新越多，獲得免費(fèi)推廣的機(jī)會(huì)就越多。例如悉尼Short Films的熱帶節(jié)由于吸引了眾多影星而獲得了巨大的免費(fèi)廣告推廣
的機(jī)會(huì)。

設(shè)施與各供應(yīng)商：活動(dòng)中的產(chǎn)品供應(yīng)商在一年中會(huì)由于其產(chǎn)品被廉價(jià)租用而出現(xiàn)一段時(shí)間的停工。尤其是，劇場產(chǎn)品在使用壽命周期即將結(jié)束的時(shí)候就可以重新作為現(xiàn)成的裝飾和布景來源。比如像年度活動(dòng)“悉尼同性戀節(jié)”這樣的節(jié)日經(jīng)常會(huì)進(jìn)行設(shè)施儲(chǔ)備以供租用。

以貨代款的贈(zèng)品：很多組織協(xié)調(diào)活動(dòng)以獲得交互推廣的優(yōu)勢。如果一個(gè)組織可以在活動(dòng)中得到娛樂表演和產(chǎn)品推廣的機(jī)會(huì)，那么娛樂招待花銷將會(huì)很便宜。比如，麥夸利馬什斯音樂節(jié)上一家小型酒類公司——布拉德伍德答應(yīng)將自己的酒免費(fèi)提供給先于活動(dòng)舉行的聚會(huì)上的媒體和朋友——以作為在活動(dòng)中獲取銷售酒類權(quán)利的交換條件。

租賃費(fèi)用：大型基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)部分，比如帳篷和發(fā)電機(jī)以及發(fā)布為新聞標(biāo)題的服務(wù)可以在其他大型節(jié)日和活動(dòng)中加以利用，使其租用成本降低。例如，澳大利亞巡回舉行的大型文化節(jié)，包括墨爾本藝術(shù)節(jié)和澳洲阿得萊德藝術(shù)節(jié)，可以為任何國外演員提供節(jié)日巡回演出。這樣成本就被所有的節(jié)日分?jǐn)偭恕?br>
成本中心優(yōu)先排序：有些時(shí)候削減成本是很必要的。如果活動(dòng)中某一方面發(fā)生了巨大變化或根本不存在了，你必須預(yù)見其對整個(gè)活動(dòng)的影響。這在項(xiàng)目管理中稱為“敏感度分析”(Burke 1993)。評估由活動(dòng)中成本變化帶來的影響構(gòu)成，而且根據(jù)影響的大小，把成本中心排一個(gè)優(yōu)先次序的單子。例如，敏感度分析可以應(yīng)用于衡量對免費(fèi)的項(xiàng)目進(jìn)行收費(fèi)帶來的影響。雖然這樣做可以大大提高收入，但也會(huì)對贊助和觀眾滿意度產(chǎn)生消極影響，這種影響會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)槭杖霚p少。

志愿者：可以通過雇傭志愿者代替付費(fèi)員工以減少成本。發(fā)軍志愿者的全部能力是很重要的。可能在活動(dòng)策劃進(jìn)展時(shí)需要一些新技能，因此應(yīng)對這些志愿者的能力考核成績進(jìn)行評價(jià)。對于慈善活動(dòng)，志愿者經(jīng)常將成本作為可減稅的捐贈(zèng)。

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