確保集團公司OA協(xié)同辦公系統(tǒng)運行管理辦法

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　　OA協(xié)同辦公系統(tǒng)運行管理辦法

　　為確保集團公司OA協(xié)同辦公系統(tǒng)安全穩(wěn)定、高效有序運行，進一步節(jié)約辦公成本、提高工作效率，制定本管理辦法。

　　一、管理職責

　　(一)集團公司辦公室負責OA系統(tǒng)的運行管理和內容審核，包括用戶及權限管理、業(yè)務流程設置管理、“集團空間”內容更新等工作內容。“集團空間”內容應及時更新，其內容上傳前須經集團公司辦公室負責人審核。

　　(二)集團公司OA系統(tǒng)管理員(財務部信息技術人員)負責系統(tǒng)的日常維護和技術管理、指導，以及將辦公室負責人審核后的內容及時上傳至系統(tǒng)。用戶在使用系統(tǒng)時遇有技術性問題時，應及時向系統(tǒng)管理員反饋。

　　(三)集團公司所屬各單位須安排至少一名管理員負責本單位OA系統(tǒng)使用方面的技術指導、“單位空間”內容更新。“單位空間”內容應及時更新，其內容上傳前需經所在單位負責人審核。

　　(四)集團公司及所屬各單位均應對OA系統(tǒng)硬件設施進行日常維護，落實硬件管理人員，確保硬件設施的安全使用。

　　二、用戶及權限管理

　　(一)OA系統(tǒng)用戶包括集團公司本部全體人員、所屬各單位有關人員。用戶數(shù)量不能隨意增加。確因工作需要新增用戶時，須向集團公司OA系統(tǒng)管理員提交申請，經集團公司辦公室同意后方可增加。

　　(二)因部室(單位)及人員變化等引起用戶變動，相應的部室(單位)應在用戶變動后的2個工作日內，通過OA系統(tǒng)向集團公司OA系統(tǒng)管理員提交用戶變動申請，以便系統(tǒng)管理員及時進行參數(shù)和權限調整。

　　(三)集團公司各部室、所屬各單位可根據工作需要建立相應的業(yè)務流程，并對業(yè)務流程執(zhí)行過程進行指導和監(jiān)督。

　　(四)OA系統(tǒng)中“電子印章”和“手寫簽名”均設置單獨密碼，具備相應權限的用戶應妥善保管好密碼，如碰到密碼被盜用等問題應及時向系統(tǒng)管理員報告。

　　(五)OA系統(tǒng)各用戶對個人享有的資源負有保護責任，應保管好自己的用戶密碼，離開辦公室時應關閉系統(tǒng)。因用戶密碼泄露或更新不及時等引起的影響或損失由用戶本人承擔，給公司造成重大影響或損失的要追究相應的責任。

　　三、使用要求

　　(一)OA系統(tǒng)各用戶每個工作日須登錄OA系統(tǒng)至少一次，下班前一般應登錄一次，查看是否有本人需處理的辦公事項，并及時處理OA系統(tǒng)上待處理事項。有關領導因出差、請假等原因不能及時處理時，可通過設置代理人等方式代為辦理。

　　(二)集團公司和所屬各單位文件收發(fā)人員，每個工作日的上午和下午均須登錄OA系統(tǒng)至少一次，確保當天及時接收相關公文。

　　(三)OA系統(tǒng)上發(fā)布的通知類公文，相應用戶當天須收閱。對傳閱性公文，閱件人在收到閱件后應及時簽批或傳閱，一般最長不超過2個工作日。對簽批性公文，有關領導須及時閱批，急件當即閱批，一般文件1個工作日內完成閱批，承辦部室對交辦的公文應在規(guī)定時限內辦理完畢。因不按相關時間要求進行登錄和辦理而造成工作延誤，其責任由用戶本人承擔，影響嚴重的則要追究相應責任。

　　(四)對傳閱性公文，閱后應點擊“提交”表示“已閱”;對簽批性、辦理性公文，閱后須輸入辦理意見，再點擊“提交”，如未填寫意見，則一律視為“同意”。對需要提出辦理意見或短時間難以辦理的一些辦理件，將作為“再流轉件”進行再辦理，辦理入須再次輸入辦理意見后點擊“提交”，再辦理情況報集團公司領導審示。

　　(五)OA系統(tǒng)在線用戶如果長時間不處理業(yè)務時，應退出OA系統(tǒng)，以減少點數(shù)占用便于其他用戶登錄。集團公司系統(tǒng)管理員將對此進行不定期抽查。

　　(六)各用戶對自己在OA系統(tǒng)上發(fā)布、流轉的信息內容負責，不得發(fā)布權限范圍之外或與工作無關的信息。

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