如何跨地域管理好ERP團(tuán)隊

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市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，催生出了一個個跨地域的集團(tuán)化企業(yè)。集團(tuán)化企業(yè)往往要求整個企業(yè)要實現(xiàn)信息集成，以消除各區(qū)域各自為政的信息孤島現(xiàn)象，達(dá)到資源統(tǒng)一管理。幾個月前，公司委派我負(fù)責(zé)公司的ERP實施工作。這次的任命與以往負(fù)責(zé)的項目有所不同，就是這次項目是由集團(tuán)本部和全國各地多個分公司的人員共同組成跨地域ERP項目團(tuán)隊。

項目組成立后，我發(fā)現(xiàn)面臨一個自己以前從未遇到的問題：這個團(tuán)隊除了被地理位置分隔開外，許多成員我之前都沒有打過交道，當(dāng)然也更是從來沒有會面過。一般來說，負(fù)責(zé)一個ERP項目實施已經(jīng)很難了，而負(fù)責(zé)一個跨地域的ERP項目就更是難上加難。這需要項目經(jīng)理不但要具有ERP項目管理經(jīng)驗，還要有解決跨地域團(tuán)隊所帶來的特殊管理問題的手段。本文總結(jié)我在這個項目中應(yīng)對這些挑戰(zhàn)的方法，包括跨地域團(tuán)隊成員間有效的溝通技巧、跨越地域障礙增加信任、和協(xié)同工作的解決方法。

跨地域ERP項目團(tuán)隊面臨的困擾

在我上任的第一天，公司領(lǐng)導(dǎo)就語重心長的對我說：“這個ERP實施項目的核心不在于實施技術(shù)上，如果沒有以有效的方式來管理跨地域團(tuán)隊特有的問題的話，那么項目就很可能會失敗”。正所謂，知易行難的道理一樣，我雖然對跨地域團(tuán)隊管理的難度早有準(zhǔn)備，但是以下的三大問題還是給我造成很大的困擾：

（1）缺乏面對面溝通，無法真實感知情感態(tài)度

由于地域的分割使到團(tuán)隊的日常運(yùn)作只能靠遠(yuǎn)程通信技術(shù)來支持，如依靠電子郵件、網(wǎng)絡(luò)會議系統(tǒng)、遠(yuǎn)程電話會議和基于Internet的協(xié)作技術(shù)來支持工作。因此，我所遇到的第一個問題是缺乏面對面溝通，從而無法真實感知對方的情感反應(yīng)和態(tài)度。成員之間的交流缺乏傳統(tǒng)式的面對面交流和相互接觸時所具備的特征，如無法感知表情信息、形體信息、行為信息所表達(dá)的意見、觀點(diǎn)、態(tài)度等。這個因素使我們在處理ERP實施細(xì)節(jié)問題時總會產(chǎn)生許多誤解，特別是一些關(guān)于最終用戶的體驗。

而且，在溝通交流中經(jīng)常出現(xiàn)信息反饋不及時和異步現(xiàn)象，這都讓我有點(diǎn)措手不及，從而大大的影響到ERP的實施進(jìn)展和決策行為，也使到本來就已經(jīng)是短實施周期的時間更是雪上加霜。例如，諸如安排會議時間這類相對例行的工作都開始變得復(fù)雜，且充斥著人際摩擦。缺乏情感認(rèn)知的誤解讓原本簡單的電郵往來變得大為傷神，結(jié)果是跨地域分布帶來的溝通問題最終是影響到整體ERP實施團(tuán)隊的協(xié)作績效。

（2）缺乏相互信任，團(tuán)隊內(nèi)充滿懷疑和抱怨

在傳統(tǒng)式的面對面的ERP項目里，我們一般都能通過面對面的接觸和交流，使大家相互產(chǎn)生信任。但在這個跨地域團(tuán)隊里，出乎我意料的是其它地域的同事對我的計劃總是抱著懷疑的態(tài)度，并提出許多似是而非的借口和推諉理由。經(jīng)過幾次的挫折后，我才明白到團(tuán)隊成員對于團(tuán)隊凝聚力的感覺將會因為跨地域（缺乏面對面交流）的因素而被削弱，從而不利于信任關(guān)系的形成。而且更由于缺少面對面交流的機(jī)會，使到信任關(guān)系既脆弱又很容易失去。例如，我在等待其它成員回復(fù)和反饋時，就深深的感受到一種無力信任別人的感覺。因為當(dāng)別人不在自己的視線范圍內(nèi)的時候，相互猜疑、害怕別人在欺騙自己等懷疑情緒更容易滋生。此外，由于我所負(fù)責(zé)的跨地域團(tuán)隊是一種臨時性團(tuán)隊，各地分公司成員的人事行政關(guān)系是隸屬于各分公司，并不直接歸屬我管理，這種不確定性就更使到成員之間的信任度很低。結(jié)果由于缺乏相互信任，自然就會影響到團(tuán)隊協(xié)同效應(yīng)的發(fā)揮。因此，如何在跨地域ERP實施團(tuán)隊中有效建立和維系信任關(guān)系，是我在這個項目中最需要解決的一個重要問題。

（3）缺乏直接實時溝通，協(xié)同分工合作效率低下

協(xié)同分工合作最常見的最簡單表述是“1+1>2”，即要求各個部分共同協(xié)作所產(chǎn)生的效果超過各個部分單獨(dú)作用的效果之和。ERP實施活動是一種團(tuán)隊協(xié)同的活動，因為ERP實施會涉及到多個部門，這些部門不但在業(yè)務(wù)流程上會跨部門，更會在事務(wù)處理是跨地域的。例如，財務(wù)模塊的報表集中統(tǒng)一、銷售模塊的分公司業(yè)績匯總等。傳統(tǒng)式團(tuán)隊由于面對面協(xié)同合作，彼此間“三口六面”的當(dāng)面交流不但容易產(chǎn)生信任，而且效率也很高。而跨地域團(tuán)隊成員由于地域的限制無法經(jīng)常面對面溝通，很可能許多ERP實施的協(xié)作活動都是非實時和異步進(jìn)行的，這使到協(xié)同分工合作成為急需解決的另一個大問題。因此，與傳統(tǒng)團(tuán)隊管理的控制和管理不同，跨地域團(tuán)隊在分工合作、協(xié)同作戰(zhàn)上需要更多的默契和管理技巧。