企業(yè)北京OA信息化系統(tǒng)的開發(fā)與利用研究

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  當(dāng)前，我國已經(jīng)進(jìn)入了一個知識經(jīng)濟(jì)的時代，很多企業(yè)的管理模式也在發(fā)生著轉(zhuǎn)變，知識管理對于企業(yè)來說顯得越來越重要。企業(yè)怎樣在海量的信息中提取自己需要的知識，并管理知識的獲取、生產(chǎn)及傳播等過程，有效提升企業(yè)管理知識的能力，是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。所謂公司知識管理系統(tǒng)，就是通過收集知識并在企業(yè)員工之間傳播的知識管理技術(shù)集合，它的核心是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與知識庫。如今越來越多的企業(yè)開始重視構(gòu)建自己的知識管理系統(tǒng)，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力。文章從企業(yè)知識管理系統(tǒng)的構(gòu)建以及管理系統(tǒng)的優(yōu)勢和注意的問題進(jìn)行論述，簡要的說明企業(yè)知識管理系統(tǒng)的開發(fā)和使用研究情況。

　　一．企業(yè)知識管理系統(tǒng)的構(gòu)建

　　1.企業(yè)知識管理體系

　　企業(yè)的知識管理主要包含以下幾方面內(nèi)容：

　　(l)知識管理的基本組成：如知識庫、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段，以及人們之間的溝通渠道等。

　　(2)知識的獲取和檢索:通過多種軟件應(yīng)用工具、網(wǎng)絡(luò)搜索工具等進(jìn)行知識的檢索和獲取。

　　(3)知識的傳播:通過建立電子文檔、刻錄光盤以及通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸、打印等。

　　(4)知識的共享:營造良好的企業(yè)文化氛圍，鼓勵企業(yè)員工進(jìn)行知識共享、促進(jìn)知識的交流等。

　　(5)知識的創(chuàng)新與發(fā)展:在企業(yè)的知識管理中，必須強(qiáng)調(diào)知識的創(chuàng)新和發(fā)展，只有不斷創(chuàng)新不斷突破，才能提高企業(yè)的管理水平和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

　　2.企業(yè)知識庫

　　企業(yè)知識庫對于一個企業(yè)來說具有重要的作用，現(xiàn)在很多企業(yè)都有了自己的知識庫，主要包括產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫、客戶數(shù)據(jù)庫等。在實施過程中，知識庫都發(fā)揮著不可替代的作用。

　　(l)建立企業(yè)知識庫的必要性

　　新世紀(jì)我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，計算機(jī)技術(shù)發(fā)展成熟，知識也呈現(xiàn)爆炸式的增長速度。因此，當(dāng)前情況下知識己經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的最重要因素，在激烈的市場競爭環(huán)境中，企業(yè)要想生存發(fā)展下去，就必須重視對知識的獲取、生產(chǎn)和利用，或者利用知識在流動過程中進(jìn)行價值增值。因此應(yīng)當(dāng)建立企業(yè)知識庫系統(tǒng)。

　　(2)知識庫的作用

　　①使知識有序化。在知識庫的建立過程中，需要對原有龐大繁雜的知識進(jìn)行系統(tǒng)性的整理分類，通過一定方式的整理分類，從而使混亂的知識信息清晰條理化，并建立相應(yīng)的檢索手段。一方面使知識變得有序化，另一方面也為以后的方便使用打下了基礎(chǔ)。

　?、谟欣谥R共享與交流。通過把知識和信息變得有序化，人們在檢索某個知識的時間就會大大縮短，降低了不必要的時間浪費，自然加快了知識的流動性。此外，由于絕大部分企業(yè)都有自己的網(wǎng)站，可以在企業(yè)網(wǎng)上面開設(shè)一些時事性質(zhì)的欄目，把企業(yè)內(nèi)外發(fā)生的事上傳到網(wǎng)絡(luò)上面，使人們及時獲得新信息和新知識。

　?、劭梢詭椭髽I(yè)實現(xiàn)對客戶知識的有效管理。企業(yè)銷售部門的信息管理較為復(fù)雜，由于企業(yè)老的銷售人員掌握有較多的客戶信息，一旦這些銷售人員有工作變動，這些寶貴的客戶資源就可能丟失。因此，建立企業(yè)知識庫可以有效的將客戶的所有信息進(jìn)行存儲，對新進(jìn)的銷售人員隨時利用提供了方便。

　　3.企業(yè)管理系統(tǒng)軟件

　　企業(yè)知識管理系統(tǒng)的構(gòu)建，其最終的表現(xiàn)形式是知識管理軟件，通過知識管理軟件進(jìn)行整合知識和管理技術(shù)，實現(xiàn)知識管理系統(tǒng)所具有的功能。下面以德國的H公司為例，來說明企業(yè)管理系統(tǒng)軟件。H公司是德國的一家專業(yè)的知識管理解決方案提供商，在它們的知識管理解決方案中，根據(jù)軟件的功能，將整個系統(tǒng)分為七大模塊，主要包括1．文檔管理，即組織文檔、檢索文檔、存儲管理以及歸檔管理等。2．企業(yè)信息門戶，基于Web的用戶界面，是整個系統(tǒng)的統(tǒng)一入口。3．內(nèi)容管理，主要負(fù)責(zé)Web文檔的發(fā)布流程管理、文檔之間的超鏈接管理，以及不同設(shè)備的訪問顯示控制等。4．信息檢索，即搜索引擎系統(tǒng)。5．電子學(xué)習(xí)系統(tǒng)，包括內(nèi)容定制、線上培訓(xùn)以及技能管理等功能。6．協(xié)作系統(tǒng).7．工作流程管理。

　　二．企業(yè)知識管理系統(tǒng)的優(yōu)勢及注意的問題

　　1.企業(yè)知識管理系統(tǒng)的優(yōu)勢

　　在當(dāng)今激烈的市場競爭環(huán)境下，市場上充斥著龐雜的信息，既有真實信息同時還有大量的虛假信息，因此，需要對這些龐雜的信息進(jìn)行分析梳理，找出對企業(yè)有用的信息。企業(yè)知識管理系統(tǒng)就顯示出其優(yōu)勢所在，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

　?。?）企業(yè)知識管理系統(tǒng)具有智力優(yōu)勢

　　企業(yè)知識管理系統(tǒng)要想得到較好的應(yīng)用，發(fā)揮較好的作用，就需要企業(yè)員工具有良好的知識，這是與普通管理系統(tǒng)一個很大的不同點。企業(yè)通過鼓勵員工解放思想，培養(yǎng)員工的創(chuàng)新精神，使企業(yè)掌握企業(yè)員工的知識，知識管理系統(tǒng)將擁有很大的智力優(yōu)勢。

　?。?）可以提高企業(yè)的市場競爭力

　　企業(yè)知識管理系統(tǒng)可以有效的提高企業(yè)的市場競爭力，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：提高了企業(yè)的生產(chǎn)效率，降低了企業(yè)的生產(chǎn)成本，增強(qiáng)了企業(yè)的創(chuàng)新能力，同時也提高了客戶對企業(yè)的滿意程度。這些在當(dāng)今激烈的市場競爭環(huán)境下，給企業(yè)帶來較大的競爭優(yōu)勢，提高了企業(yè)的競爭力。

　　（3）可以降低企業(yè)成本

　　企業(yè)知識庫中的資料豐富完整，可以較好的降低企業(yè)的成本。豐富的知識庫，使客戶可以方便的通過網(wǎng)絡(luò)找到自己需要的資料，相應(yīng)的也就減少了企業(yè)客戶服務(wù)的付出，因此，也就可以減少企業(yè)的客服，減少人工成本。此外，對于客戶提出的重復(fù)問題，也可以減少回答問題的反應(yīng)時間，提高為客戶服務(wù)的水平，也間接提高了生產(chǎn)率。

　?。?）可以增加企業(yè)的知識資產(chǎn)

　　企業(yè)知識管理系統(tǒng)在使用過程中，由于使用者會對知識庫中的資料進(jìn)行不斷完善，使知識庫中的資料日趨豐富齊全，也使得問題更趨于完整性。同時也提高了工作效率，知識得到充分的運用，加快流程。因此，企業(yè)的知識庫就得到了不斷的增值，可以有效增加企業(yè)的知識資產(chǎn)。

　　2.應(yīng)用中應(yīng)注意的問題

　　（1）建立企業(yè)知識管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)從實際出發(fā)，不要盲目進(jìn)行。知識管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)從企業(yè)的實際問題出發(fā)，并以此來尋找企業(yè)的最佳解決方案。企業(yè)知識管理系統(tǒng)解決方案與商業(yè)目標(biāo)應(yīng)緊密聯(lián)系，兩者是不能夠脫離的。因此，在構(gòu)建企業(yè)知識管理系統(tǒng)時，應(yīng)作好系統(tǒng)的需求分析，根據(jù)企業(yè)本身的特點來建立適合企業(yè)自身的知識管理系統(tǒng)。

　　(2)知識管理系統(tǒng)的技術(shù)應(yīng)當(dāng)與管理相結(jié)合，企業(yè)知識管理系統(tǒng)要想真正意義上的實現(xiàn)，一方面需要技術(shù)的支持，另一方面還需要先進(jìn)的管理理念的支持。如果只是在技術(shù)層面實現(xiàn)知識管理，也并不一定發(fā)揮出知識管理系統(tǒng)的優(yōu)勢。因此，既需要技術(shù)也需要現(xiàn)代化的管理，使他們完美結(jié)合，才能發(fā)揮出企業(yè)知識管理系統(tǒng)的強(qiáng)大優(yōu)勢。

　　(3)建立和實施企業(yè)知識管理系統(tǒng)，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和參與。當(dāng)企業(yè)經(jīng)過調(diào)研決定構(gòu)建自己的知識管理系統(tǒng)時，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)參與其中，并做好帶頭作用，比如積極協(xié)調(diào)好各部門的配合工作，帶領(lǐng)員工創(chuàng)建良好的企業(yè)文化，充分利用企業(yè)的各種資源構(gòu)建知識管理系統(tǒng)。

　　(4)企業(yè)知識管理的建立而是需要不斷的完善和發(fā)展。企業(yè)在進(jìn)行知識管理的時候，需要制定一套循序漸進(jìn)的機(jī)制，并要長期貫徹堅持下來，以促進(jìn)企業(yè)知識管理系統(tǒng)不斷完善和發(fā)展。

　　三．結(jié)語

　　在當(dāng)今信息時代的背景下，企業(yè)之間的競爭主要體現(xiàn)在知識技術(shù)的競爭中，誰更快更準(zhǔn)確的掌握知識，就贏得了先機(jī)。當(dāng)前企業(yè)知識管理系統(tǒng)技術(shù)已經(jīng)較為成熟，商業(yè)化程度也最高，越來越多的企業(yè)開始重視自身知識管理系統(tǒng)的構(gòu)建和應(yīng)用，并得到廣泛發(fā)展。在激烈的市場競爭環(huán)境下，知識管理系統(tǒng)也是企業(yè)提高競爭力的必然選擇。