協(xié)同OA：解決政府公文管理的問(wèn)題

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曾幾何時(shí)，“文山會(huì)?！彼膫€(gè)字似乎概括了政府機(jī)關(guān)的絕大部分工作，而如今，針對(duì)“文山會(huì)海”整改行動(dòng)早已在全國(guó)開(kāi)展起來(lái)，但對(duì)于政府機(jī)關(guān)而言，公文和會(huì)議仍然是逃不開(kāi)的兩大核心。一個(gè)在政府機(jī)關(guān)工作的朋友告訴我，他所在的單位，一年處理的公文有6萬(wàn)多件次，如果按工作日來(lái)算，每天要處理一百六七十件，其重要性可見(jiàn)一斑。

公文處理是各級(jí)行政機(jī)關(guān)一項(xiàng)重要的不可或缺的工作和行政行為，是機(jī)關(guān)之間進(jìn)行工作聯(lián)系的紐帶與橋梁，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，主要表現(xiàn)在：

多：政府機(jī)關(guān)的公文類(lèi)型繁多，包括決議、決定、命令、公報(bào)、公告、通稿、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等，幾乎涉及到日常工作的方方面面，可以說(shuō)，離開(kāi)公文，很多政務(wù)工作將無(wú)法進(jìn)行。

細(xì)：政府機(jī)關(guān)對(duì)公文格式的要求非常嚴(yán)謹(jǐn)，從審批用詞到發(fā)文的字體字號(hào)、線的顏色/粗細(xì)都有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。各個(gè)環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)謹(jǐn)仔細(xì)。

繁：政府機(jī)關(guān)每一種發(fā)文的文種的審批都有明確的審批路徑，并且會(huì)涉及到上下級(jí)單位之間的流轉(zhuǎn)，規(guī)范性強(qiáng)且復(fù)雜程度高。

急：政府公文往往對(duì)時(shí)效性要求非常高，什么時(shí)候的事什么時(shí)候辦，一個(gè)文件不可以一辦就辦個(gè)十天半個(gè)月甚至更長(zhǎng)時(shí)間：抗洪搶險(xiǎn)的文件等洪水漲得決堤了再辦將沒(méi)有任何意義！

政府機(jī)關(guān)走出“文山會(huì)?！?，走向高效辦公，就好比斷奶的過(guò)程，是一種必然，但過(guò)程需要付出很多的努力。

OA中公文管理的落地難點(diǎn)

公文管理在政府和國(guó)企里邊本身是一個(gè)復(fù)雜的體系，牽扯到的部門(mén)和人員極為廣泛，同時(shí)，公文的擬稿、審稿是否規(guī)范，簽收、執(zhí)行情況如何等，傳統(tǒng)的公文管理是無(wú)法體現(xiàn)和進(jìn)行跟蹤的。即使通過(guò)協(xié)同OA落地，也需要多維思考：

?  擬稿（發(fā)文單填寫(xiě)、正文起草、確定是否會(huì)簽、會(huì)簽人是誰(shuí)、確定發(fā)送范圍）：修改的過(guò)程應(yīng)該有不同正文版本保留修改痕跡

?  會(huì)簽（查看正文、修改正文、提供會(huì)簽意見(jiàn)）需要版本保留痕跡；有權(quán)限的人可以查看痕跡；涉及到手寫(xiě)批注

?  審稿（綜合會(huì)簽意見(jiàn)并修改正文確定簽發(fā)方式、確定簽發(fā)人是哪位或哪些領(lǐng)導(dǎo)）

?  簽發(fā)（相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)簽發(fā)意見(jiàn)或退回）

?  編號(hào)（對(duì)正式發(fā)文進(jìn)行文件編號(hào)）

?  蓋章：需要電子印章，涉及到印章管理

?  套紅：必須符合一定的格式

?  分發(fā)簽收：可以知道應(yīng)閱、已閱、未閱

?  查閱（內(nèi)部收文單位查看正式發(fā)文）

?  打?。罕仨毮軌蚩刂普l(shuí)可以打印紅頭文件幾份；黑頭文件是否需要控制打印

?  執(zhí)行：督辦、催辦

?  公文歸檔查詢(xún)：可以很方便按照時(shí)間、主題、關(guān)鍵詞、發(fā)文單位等屬性進(jìn)行檢索、歸類(lèi)

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