協(xié)同軟件:提升執(zhí)行力 解決“知易行難”

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關(guān)于協(xié)同軟件產(chǎn)生的原因，許多文章已經(jīng)有所闡述。對(duì)于協(xié)同軟件的追本溯源，各人有個(gè)人的見解，不期望短時(shí)間內(nèi)得到統(tǒng)一。但對(duì)于協(xié)同軟件從人類起源到自然進(jìn)化的角度去理解，似乎與現(xiàn)有協(xié)同軟件相關(guān)的協(xié)同思想有些偏離。

“協(xié)同”一詞在漢語字典里的解釋很簡(jiǎn)單：互相配合，正因?yàn)檫@個(gè)簡(jiǎn)單的解釋給了大家很大的想像空間，特別是一些沒有真正從事協(xié)同軟件具體工作的人，很容易望文生義。從字面的理解來看，互相配合的協(xié)作，確實(shí)與人類的產(chǎn)生與發(fā)展息息相關(guān)，從這個(gè)角度談協(xié)同的起源，雖然有其合理性，但對(duì)于協(xié)同軟件本身的研究沒有太多借鑒意義。

從應(yīng)用軟件本身的角度來看，應(yīng)用軟件走向協(xié)同，有以下兩個(gè)最為重要的原因：

一、信息孤島與網(wǎng)絡(luò)普及

信息化在中國(guó)走過了將近30個(gè)年頭，雖然取得了巨大成就，一大批企事業(yè)單位通過信息化建設(shè)和管理軟件的應(yīng)用，提高了工作效率和管理能力，但是同樣有一個(gè)不容忽視的重大問題是：信息孤島！幾乎每個(gè)實(shí)施了信息化的單位，都存在不同程度的信息孤島，甚至可以說：信息孤島不是存不存在，而是存在程度深淺的問題。舉個(gè)最為簡(jiǎn)單的例子，在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用最為普遍的Office字表編輯軟件，絕大部分都缺乏協(xié)同性，不能在多人、多組織間按一定的規(guī)則合理地流轉(zhuǎn)。除此之外，人事與財(cái)務(wù)、設(shè)計(jì)與生產(chǎn)等各個(gè)管理系統(tǒng)之間的信息孤島，也是普遍存在。

信息孤島主要包括以下三個(gè)信息斷層：

1、 個(gè)人或者事務(wù)層。即個(gè)人自己的信息存在斷層，例如工作無法自動(dòng)安排日程，個(gè)人的信息、文檔資料與具體的工作事務(wù)間缺乏關(guān)聯(lián)；

2、 團(tuán)隊(duì)或者組織層。即團(tuán)隊(duì)或者組織所屬成員間，缺乏有效的信息溝通與關(guān)聯(lián)，特別是對(duì)于多人共同處理的一些事務(wù)，這一斷層的存在極大地影響了工作效率。

3、 社會(huì)或者產(chǎn)業(yè)層。即同一社會(huì)區(qū)域間的不同組織單位、同屬一個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈的上下游廠商、企業(yè)與政府職能單位、各個(gè)不同的職能單位，之間都存在信息溝通不暢、協(xié)作性不高的情況。

面對(duì)信息孤島，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的興起與應(yīng)用似乎成為最為有效的解決方法。確實(shí)，包括局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)在內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使信息孤島在技術(shù)上具備消除的可能，但在現(xiàn)實(shí)應(yīng)用中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)如果不結(jié)合協(xié)同軟件，對(duì)信息孤島的消除幫助極其有限，因?yàn)樵诰W(wǎng)絡(luò)上"聯(lián)網(wǎng)"的往往是單項(xiàng)應(yīng)用或者單個(gè)部門，如網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)等等，許多信息、應(yīng)用業(yè)務(wù)、組織成員之間并沒有聯(lián)網(wǎng)，更談不上基于網(wǎng)絡(luò)的協(xié)作。特別是一些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的連接與協(xié)作，在協(xié)同軟件出現(xiàn)前，沒有像企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）那樣有深入的理論研究和體系化的應(yīng)用推廣，因此在應(yīng)用上也比較紊亂，還缺乏比較扎實(shí)的理論基礎(chǔ)和應(yīng)用規(guī)范，如：公文管理、檔案管理、知識(shí)管理等等。

事實(shí)上，非結(jié)構(gòu)化信息數(shù)據(jù)的協(xié)作與資源計(jì)劃管理一樣重要，來自國(guó)際知名研究機(jī)構(gòu)Gartner的報(bào)告表明：一家不具備協(xié)作性質(zhì)的公司，只能對(duì)僅僅20%的企業(yè)資源進(jìn)行真正的優(yōu)化與管理。而另外80%的有用資源則分別殘留在電子郵件里、桌面上、內(nèi)發(fā)的文件中、從網(wǎng)絡(luò)下載的各種頁面上，以及由企業(yè)應(yīng)用程序生成的可讀報(bào)告里。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)特別是第二代互聯(lián)網(wǎng)WEB2的興起，使基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的協(xié)作具備了技術(shù)基礎(chǔ)，互動(dòng)與誠(chéng)信成為WEB2的顯著特征。在互聯(lián)網(wǎng)上看新聞、發(fā)郵件等單向的、以信息為中心的應(yīng)用，已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰W(wǎng)上處理辦公事務(wù)、進(jìn)行商務(wù)往來等，互動(dòng)的、基于團(tuán)隊(duì)和群組的協(xié)作。協(xié)同軟件因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的普及，特別是WEB2的興起，而具備了更多應(yīng)用基礎(chǔ)，協(xié)達(dá)于新近推出的第四代協(xié)同軟件就充分體現(xiàn)了WEB2的應(yīng)用理念。

二、“知易行難”與管理執(zhí)行力

進(jìn)入21世紀(jì)后，我們所處的生活環(huán)境和經(jīng)濟(jì)環(huán)境產(chǎn)生了巨大變化。與此相適應(yīng)，企業(yè)和行政事業(yè)單位的管理環(huán)境也不同以往，內(nèi)部的管理變革隨之產(chǎn)生。在管理工作中，企業(yè)單位一直關(guān)注的是建立和提升自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，這也是企業(yè)單位永恒的一個(gè)話題。除企業(yè)以外，由于執(zhí)政觀念的改變，政府職能有了重新定位，各個(gè)區(qū)域或者城市之間，開始搶奪人才、資金，以促進(jìn)本地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展與和諧社會(huì)環(huán)境建設(shè)。這些有限的人才與資金的獲取，與企業(yè)對(duì)于有限的社會(huì)利潤(rùn)的獲取一樣，存在激烈的競(jìng)爭(zhēng)。

提升競(jìng)爭(zhēng)力是企事業(yè)單位為提升工作績(jī)效的核心之一，如何提升競(jìng)爭(zhēng)力，前兩年大家更多的是從提升戰(zhàn)略決策力著眼。為了提升戰(zhàn)略決策能力，許多單位花了不少的人力、物力，企業(yè)單位實(shí)施erp系統(tǒng)，就是個(gè)典型的例子。ERP軟件作為一個(gè)以計(jì)劃為核心思想的管理軟件，能夠提升企業(yè)對(duì)于內(nèi)外部經(jīng)濟(jì)資源的計(jì)劃、分析，以縮短交貨周期和產(chǎn)品開發(fā)周期、降低企業(yè)庫存和企業(yè)內(nèi)耗，從而提升企業(yè)對(duì)內(nèi)外部管理環(huán)境的準(zhǔn)確判斷，提升自身競(jìng)爭(zhēng)力和經(jīng)濟(jì)效益。

但是，一個(gè)不容忽視的事實(shí)是：許多企事業(yè)單位的戰(zhàn)略和決策依據(jù)的獲取并不困難，只是有時(shí)獲取方式、途徑、速度存在少許的不一樣，而執(zhí)行力卻成為困擾企事業(yè)單位管理者的難題。

“知易行難”已經(jīng)成為企事業(yè)單位，在管理中普遍存的情況。ERP軟件以及政府單位所使用的傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理軟件，解決的是一個(gè)"知"的問題，即通過數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析告訴應(yīng)用單位該去做什么，而協(xié)同軟件解決的是一個(gè)"行"的問題，即通過軟件告訴每個(gè)操作者應(yīng)去怎么做。保羅-托馬斯和大衛(wèi)-伯恩的《執(zhí)行力》一書中，明確指出：如果執(zhí)行力缺失，再完美的策略也會(huì)隨時(shí)崩潰；而優(yōu)秀的執(zhí)行力，卻可以隨時(shí)彌補(bǔ)策略的缺陷，取得良好的效果。同時(shí)該書還指出：管理中的戰(zhàn)略、人員、業(yè)務(wù)三大流程對(duì)于執(zhí)行力的作用舉足輕重。從復(fù)旦協(xié)達(dá)等國(guó)內(nèi)主流的協(xié)同軟件產(chǎn)品來看，流程管理恰恰是協(xié)同軟件的主要應(yīng)用功能。從管理學(xué)的角度，復(fù)旦協(xié)達(dá)等協(xié)同軟件的流程管理部分，主要做了三個(gè)方面的事情：

一個(gè)是讓執(zhí)行者負(fù)責(zé)地做事，這是組織、人員的流程資源綁定； 其次是流程的節(jié)點(diǎn)步驟管理，即這一步做什么、下一步做什么，這是為了避免流程紊亂，使管理有層次和秩序，是為了正確地做事； 再次是節(jié)點(diǎn)的活動(dòng)管理，即定義該節(jié)點(diǎn)做什么事、如何做，這是為了使流程參與者正確地做事，從而提升工作效率。協(xié)同軟件作為管理軟件的一種，主要是為了滿足管理工作的需要。從管理學(xué)角度看，提升執(zhí)行力，解決在管理中“知易行難”的問題，是協(xié)同軟件產(chǎn)生并廣受青睞的另一個(gè)重要根源。

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