材料管理

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　　對(duì)于裝飾工程來說，施工的材料在整個(gè)施工過程中影響也是事關(guān)重要的，為提高計(jì)劃材料的準(zhǔn)確性，材料的質(zhì)量和供應(yīng)量，以及材料的使用情況都需要全過程的監(jiān)管。但是只是靠人力全程監(jiān)管總是會(huì)有管理不到的地方，因此現(xiàn)在很多裝飾工程企業(yè)開始通過信息化的方式來輔助企業(yè)在信息化這塊的管理。

　　一、那么只是靠人工管控在物資材料管理上主要可能存在哪些問題呢?

　　1、材料使用沒有計(jì)劃性，在項(xiàng)目中的材料使用過于浪費(fèi)，管理流程混亂，這種材料組織無計(jì)劃或計(jì)劃不準(zhǔn)確，就容易出現(xiàn)停工待料或材料以劣充優(yōu),質(zhì)量難以保證等影響工作效率和工程質(zhì)量的問題

　　2、材料使用調(diào)配不合理，導(dǎo)致人力材料成本居高不下，多個(gè)項(xiàng)目之中相同的材料反復(fù)采購，導(dǎo)致工程部和采購部質(zhì)檢脫節(jié)，浪費(fèi)材料的同時(shí)也監(jiān)管不到位

　　3、當(dāng)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)向公司申報(bào)材料時(shí)，通過手寫材料明細(xì)，拍照后通過微信報(bào)給材料采購部門，上報(bào)回來的材料明細(xì)存在名稱描寫不規(guī)范、規(guī)格型號(hào)出錯(cuò)，甚至字跡潦草。這就導(dǎo)致和供應(yīng)商下單也出錯(cuò)，后續(xù)整個(gè)環(huán)節(jié)都是出錯(cuò)的情況

　　4、和供應(yīng)商簽訂的采購合同中的條款審查不落實(shí)，到后期出現(xiàn)和供應(yīng)商相互扯皮情況

　　5、因?yàn)檠b飾工程的材料復(fù)雜且類型多，在采購的時(shí)候需要對(duì)材料進(jìn)行貨比三家，傳統(tǒng)的方式是查找之前購買的價(jià)格Excel表，來對(duì)比歷史價(jià)格，花費(fèi)時(shí)間多且費(fèi)力不方便

　　6、裝飾行業(yè)的材料質(zhì)量參差不齊，相關(guān)人員在驗(yàn)收入庫的過程中登記簽字審核的過程比較耗時(shí)且信息不共享，影響項(xiàng)目進(jìn)度

　　7、每個(gè)項(xiàng)目上的材料是否使用超出預(yù)算，在管理中不能及時(shí)了解，有時(shí)候是在超出預(yù)算后才轉(zhuǎn)頭發(fā)現(xiàn)本次項(xiàng)目上材料已經(jīng)超出預(yù)算，對(duì)材料的成本控制成空談

　　8、項(xiàng)目上對(duì)入庫的材料檢查不到位，容易造成在施工完成后卻突然發(fā)現(xiàn)工地某個(gè)角落還存放一堆原材料

　　9、項(xiàng)目上的材料在驗(yàn)收入庫的過程沒有透明的監(jiān)管機(jī)制，倉管人員對(duì)于不合格的材料或者沒有按照要求來進(jìn)行存放檢查，導(dǎo)致項(xiàng)目上用料時(shí)發(fā)現(xiàn)材料銹蝕或者質(zhì)量不過關(guān)的情況

　　10、對(duì)于項(xiàng)目上材料的領(lǐng)用監(jiān)管不透明，以至于材料少了或者是多了后期都落實(shí)不到對(duì)應(yīng)的人員，這個(gè)過程就容易使得內(nèi)部人員在材料上暗箱操作的情況

　　11、現(xiàn)在很多公司從材料的總計(jì)劃到需求計(jì)劃再到采購最后到供應(yīng)商送貨，這些過程都是紙質(zhì)和電子表格，不能形成數(shù)據(jù)的匯總和動(dòng)態(tài)反映，導(dǎo)致了公司財(cái)務(wù)部門與供應(yīng)商的結(jié)算和支付工作量非常大，公司管理層不能夠及時(shí)掌握材料的采購、消耗、庫存、支付、結(jié)算的及時(shí)數(shù)據(jù)和信息。

　　12、目前公司領(lǐng)導(dǎo)想了解物資材料收發(fā)存的情況，一般都是用傳統(tǒng)的管理方式，比如項(xiàng)目部每月度為了能夠及時(shí)準(zhǔn)確地向公司財(cái)務(wù)部提交物資材料消耗成本和項(xiàng)目材料庫存成本報(bào)表，都是每逢月底開始找單價(jià)、加班加點(diǎn)趕做EXCEL表的現(xiàn)象。不僅加強(qiáng)了工作強(qiáng)度，而且效率低下

　　除了以上的這些痛點(diǎn)，裝飾企業(yè)在物資材料管理上面經(jīng)常發(fā)出以下的這些問題：材料哪些是成本預(yù)算里就有的，哪些是施工過程中增加的?為什么會(huì)增加這些材料?哪些是超價(jià)采購，哪些是超量采購?這些材料是否都送到了工地上?等等類似的問題。因此為了解決裝飾企業(yè)物資管理痛點(diǎn)、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)收發(fā)存管理難點(diǎn)。泛普軟件針對(duì)物資管理中一系列的問題給出了對(duì)應(yīng)的解決方案。其中軟件涵蓋物資編碼體系、供應(yīng)商管理、預(yù)算控制、需求計(jì)劃、采購管理、合同管理、支付管理、倉庫管理軟件、統(tǒng)計(jì)分析、領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙等。

       二、泛普軟件在裝飾材料中的管理方案具體的如下所示：

　　1、首先整理材料基礎(chǔ)信息，為材料成本業(yè)務(wù)提供檔案需求

　　材料信息管理：對(duì)材料進(jìn)行分類管理，詳細(xì)的記錄材料的名稱、規(guī)格、單位、顏色、價(jià)格信息、庫存信息、附件信息等，方便對(duì)材料后期的進(jìn)出庫提供基礎(chǔ)資料檔案。

　　供應(yīng)商管理：通過對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)情況、供應(yīng)能力、價(jià)格水平、質(zhì)量水平、服務(wù)水平等各方面因素的綜合評(píng)定篩選出合格供應(yīng)商，并建立合格供應(yīng)商名冊(cè)，保證本企業(yè)的供應(yīng)渠道穩(wěn)定、暢通；加強(qiáng)對(duì)材料價(jià)格的管理，利用多方面渠道采集材料市場(chǎng)價(jià)格，建立每個(gè)供應(yīng)商的供貨記錄臺(tái)帳。

　　2、做好材料預(yù)算，合理預(yù)算材料成本

　　軟件中的材料計(jì)劃管理這塊主要解決于材料預(yù)算部門根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目制訂材料預(yù)算，為管理項(xiàng)目預(yù)算成本提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。是項(xiàng)目材料成本控制的目標(biāo)，也可將Excel格式的工程預(yù)算導(dǎo)入。

　　3、制定材料需用計(jì)劃，杜絕超需采購

　　該功能主要是用于材料部制訂項(xiàng)目材料采購的總計(jì)劃，同時(shí)實(shí)現(xiàn)材料部對(duì)材料計(jì)劃的調(diào)整功能。物資部根據(jù)技術(shù)部提供的材料需用計(jì)劃和當(dāng)前軟件中分析的庫存量來編制材料采購計(jì)劃，并與材料總體計(jì)劃的數(shù)量進(jìn)行自動(dòng)核對(duì)，對(duì)于超出總體量的材料，系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警，提醒項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)分析原因，進(jìn)行改進(jìn)。

　　同時(shí)可以在軟件中有審批流程，各崗位對(duì)材料總體計(jì)劃進(jìn)行審批，公司采購部或項(xiàng)目部以此作為材料采購的依據(jù)。在系統(tǒng)中對(duì)各個(gè)項(xiàng)目上報(bào)的材料計(jì)劃數(shù)量進(jìn)行匯總，以便公司集中采購。

　　4、嚴(yán)格材料采購過程管理，保證采購工作陽光化

　　材料詢價(jià)：用于登記材料部采購人員的詢價(jià)記錄。用于分析材料市場(chǎng)的價(jià)格信息，比較不同供應(yīng)商的供貨價(jià)格情況，從而擇優(yōu)選擇供應(yīng)商，降低采購成本。

　　采購申請(qǐng)：項(xiàng)目部材料管理人員根據(jù)依據(jù)生產(chǎn)部門編制的材料計(jì)劃并結(jié)合當(dāng)前的庫存情況編制材料采購計(jì)劃材料采購計(jì)劃，標(biāo)明用料單位、材料規(guī)格、數(shù)量；

　　材料采購部門核實(shí)計(jì)劃采購量，與多家供應(yīng)商比質(zhì)比價(jià)，并確定每項(xiàng)材料的供應(yīng)商和采購執(zhí)行價(jià)格、供貨時(shí)間。

　　采購執(zhí)行：采購部門根據(jù)核準(zhǔn)的采購計(jì)劃向供應(yīng)商下供貨單，材料采購人員按采購執(zhí)行價(jià)格嚴(yán)格執(zhí)行采購。

　　采購合同：確定采購計(jì)劃執(zhí)行后系統(tǒng)可以自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)格式采購合同。合同管理模塊可以概括性了解合同的摘要、采購清單、付款情況、到貨情況。

　　5、控制材料進(jìn)出存，保證材料使用合理

　　材料入庫：采購執(zhí)行后根據(jù)材料到場(chǎng)情況進(jìn)行入庫臺(tái)帳的登記，采購價(jià)格按審批后的采購計(jì)劃處理，沒有對(duì)應(yīng)采購計(jì)劃的材料不予入庫。為加強(qiáng)對(duì)材料采購價(jià)格的控制，項(xiàng)目部只登記材料入庫數(shù)量。系統(tǒng)中也支持對(duì)材料直進(jìn)直出的方式

　　材料出庫：項(xiàng)目部、用料單位根據(jù)領(lǐng)料單領(lǐng)取材料，建立材料好用的工程臺(tái)帳。

　　材料退庫：與出庫單相對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)已領(lǐng)用材料的退庫操作，通過選擇用料單位的出庫單進(jìn)行退庫操作。

　　6、記錄材料付款結(jié)算，統(tǒng)計(jì)材料成本

　　材料結(jié)算付款：材料入庫時(shí)與供應(yīng)商或合同掛鉤，系統(tǒng)自動(dòng)生成應(yīng)付帳款，填入實(shí)際付款數(shù)后，欠款自動(dòng)生成。

　　發(fā)票管理：每一張采購發(fā)票都可以和相應(yīng)的入庫和出庫單關(guān)聯(lián)，您可以很方便地看到發(fā)票額、發(fā)生額以及這張發(fā)票所對(duì)應(yīng)的入庫單和入庫材料?？梢园醋远x的簽批流程對(duì)發(fā)票進(jìn)行簽批。

　　統(tǒng)計(jì)分析：根據(jù)系統(tǒng)庫存臺(tái)帳提供采購執(zhí)行情況查詢、出入庫明細(xì)統(tǒng)計(jì)、收發(fā)存匯總表、材料庫存及盤點(diǎn)信息統(tǒng)計(jì)等功能，充分滿足各類工作需要。同時(shí)可以將材料預(yù)算與實(shí)際采購、領(lǐng)用進(jìn)行比較分析，看是否采購成本過高，從而控制下一步的計(jì)劃。

　　材料調(diào)撥：實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目間材料的調(diào)撥，一張單據(jù)就可以實(shí)現(xiàn)調(diào)出單位、調(diào)入單位的材料調(diào)撥及庫存調(diào)整。

　　庫存盤點(diǎn)：定期對(duì)庫存進(jìn)行系統(tǒng)盤點(diǎn)，可手工錄入實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)數(shù)據(jù)并由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算盤盈盤虧，盤點(diǎn)庫存作為下階段的初識(shí)庫存

　　7、建立材料臺(tái)賬

        實(shí)現(xiàn)“合同清單->內(nèi)控預(yù)算量->采購計(jì)劃->到貨驗(yàn)收->材料對(duì)賬”等全過程管理。事前把控材料成本，過程中控制材料成本，形成預(yù)警機(jī)制，隨時(shí)了解項(xiàng)目材料用量情況。

　　項(xiàng)目部不僅要對(duì)市場(chǎng)部下發(fā)的分項(xiàng)材料表進(jìn)行核對(duì)，還要及時(shí)的將修正材料量返回到市場(chǎng)部預(yù)算員哪里，以確保預(yù)算員及時(shí)修正下發(fā)材料表，此計(jì)劃表作為材料部采購人員的采購依據(jù)，并提前聯(lián)系供貨單位，并對(duì)供應(yīng)商實(shí)施全程跟蹤監(jiān)督，確保材料及時(shí)保質(zhì)保量供應(yīng)。

　　從施工總預(yù)算量、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)需求申報(bào)量、采購計(jì)劃量、合同簽訂量、訂單下達(dá)量、送貨量、到貨驗(yàn)收量、入庫量、出庫量、庫存量；供應(yīng)商的支付金額、結(jié)算金額、應(yīng)付金額等，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)生成材料的各項(xiàng)成本數(shù)據(jù)?？梢园磫雾?xiàng)目查詢和匯總、公司所有項(xiàng)目查詢和匯總，時(shí)間段查詢和匯總，公司財(cái)務(wù)及管理層可以通過系統(tǒng)及時(shí)掌握到材料的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，為項(xiàng)目的物資管理，企業(yè)的成本管控起到?jīng)Q定性作用。