材料管理

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　　對于裝飾工程來說，施工的材料在整個施工過程中影響也是事關(guān)重要的，為提高計劃材料的準(zhǔn)確性，材料的質(zhì)量和供應(yīng)量，以及材料的使用情況都需要全過程的監(jiān)管。但是只是靠人力全程監(jiān)管總是會有管理不到的地方，因此現(xiàn)在很多裝飾工程企業(yè)開始通過信息化的方式來輔助企業(yè)在信息化這塊的管理。

　　一、那么只是靠人工管控在物資材料管理上主要可能存在哪些問題呢?

　　1、材料使用沒有計劃性，在項目中的材料使用過于浪費，管理流程混亂，這種材料組織無計劃或計劃不準(zhǔn)確，就容易出現(xiàn)停工待料或材料以劣充優(yōu),質(zhì)量難以保證等影響工作效率和工程質(zhì)量的問題

　　2、材料使用調(diào)配不合理，導(dǎo)致人力材料成本居高不下，多個項目之中相同的材料反復(fù)采購，導(dǎo)致工程部和采購部質(zhì)檢脫節(jié)，浪費材料的同時也監(jiān)管不到位

　　3、當(dāng)項目現(xiàn)場向公司申報材料時，通過手寫材料明細，拍照后通過微信報給材料采購部門，上報回來的材料明細存在名稱描寫不規(guī)范、規(guī)格型號出錯，甚至字跡潦草。這就導(dǎo)致和供應(yīng)商下單也出錯，后續(xù)整個環(huán)節(jié)都是出錯的情況

　　4、和供應(yīng)商簽訂的采購合同中的條款審查不落實，到后期出現(xiàn)和供應(yīng)商相互扯皮情況

　　5、因為裝飾工程的材料復(fù)雜且類型多，在采購的時候需要對材料進行貨比三家，傳統(tǒng)的方式是查找之前購買的價格Excel表，來對比歷史價格，花費時間多且費力不方便

　　6、裝飾行業(yè)的材料質(zhì)量參差不齊，相關(guān)人員在驗收入庫的過程中登記簽字審核的過程比較耗時且信息不共享，影響項目進度

　　7、每個項目上的材料是否使用超出預(yù)算，在管理中不能及時了解，有時候是在超出預(yù)算后才轉(zhuǎn)頭發(fā)現(xiàn)本次項目上材料已經(jīng)超出預(yù)算，對材料的成本控制成空談

　　8、項目上對入庫的材料檢查不到位，容易造成在施工完成后卻突然發(fā)現(xiàn)工地某個角落還存放一堆原材料

　　9、項目上的材料在驗收入庫的過程沒有透明的監(jiān)管機制，倉管人員對于不合格的材料或者沒有按照要求來進行存放檢查，導(dǎo)致項目上用料時發(fā)現(xiàn)材料銹蝕或者質(zhì)量不過關(guān)的情況

　　10、對于項目上材料的領(lǐng)用監(jiān)管不透明，以至于材料少了或者是多了后期都落實不到對應(yīng)的人員，這個過程就容易使得內(nèi)部人員在材料上暗箱操作的情況

　　11、現(xiàn)在很多公司從材料的總計劃到需求計劃再到采購最后到供應(yīng)商送貨，這些過程都是紙質(zhì)和電子表格，不能形成數(shù)據(jù)的匯總和動態(tài)反映，導(dǎo)致了公司財務(wù)部門與供應(yīng)商的結(jié)算和支付工作量非常大，公司管理層不能夠及時掌握材料的采購、消耗、庫存、支付、結(jié)算的及時數(shù)據(jù)和信息。

　　12、目前公司領(lǐng)導(dǎo)想了解物資材料收發(fā)存的情況，一般都是用傳統(tǒng)的管理方式，比如項目部每月度為了能夠及時準(zhǔn)確地向公司財務(wù)部提交物資材料消耗成本和項目材料庫存成本報表，都是每逢月底開始找單價、加班加點趕做EXCEL表的現(xiàn)象。不僅加強了工作強度，而且效率低下

　　除了以上的這些痛點，裝飾企業(yè)在物資材料管理上面經(jīng)常發(fā)出以下的這些問題：材料哪些是成本預(yù)算里就有的，哪些是施工過程中增加的?為什么會增加這些材料?哪些是超價采購，哪些是超量采購?這些材料是否都送到了工地上?等等類似的問題。因此為了解決裝飾企業(yè)物資管理痛點、項目現(xiàn)場收發(fā)存管理難點。泛普軟件針對物資管理中一系列的問題給出了對應(yīng)的解決方案。其中軟件涵蓋物資編碼體系、供應(yīng)商管理、預(yù)算控制、需求計劃、采購管理、合同管理、支付管理、倉庫管理軟件、統(tǒng)計分析、領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙等。

       二、泛普軟件在裝飾材料中的管理方案具體的如下所示：

　　1、首先整理材料基礎(chǔ)信息，為材料成本業(yè)務(wù)提供檔案需求

　　材料信息管理：對材料進行分類管理，詳細的記錄材料的名稱、規(guī)格、單位、顏色、價格信息、庫存信息、附件信息等，方便對材料后期的進出庫提供基礎(chǔ)資料檔案。

　　供應(yīng)商管理：通過對供應(yīng)商資質(zhì)情況、供應(yīng)能力、價格水平、質(zhì)量水平、服務(wù)水平等各方面因素的綜合評定篩選出合格供應(yīng)商，并建立合格供應(yīng)商名冊，保證本企業(yè)的供應(yīng)渠道穩(wěn)定、暢通；加強對材料價格的管理，利用多方面渠道采集材料市場價格，建立每個供應(yīng)商的供貨記錄臺帳。

　　2、做好材料預(yù)算，合理預(yù)算材料成本

　　軟件中的材料計劃管理這塊主要解決于材料預(yù)算部門根據(jù)每個項目制訂材料預(yù)算，為管理項目預(yù)算成本提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。是項目材料成本控制的目標(biāo)，也可將Excel格式的工程預(yù)算導(dǎo)入。

　　3、制定材料需用計劃，杜絕超需采購

　　該功能主要是用于材料部制訂項目材料采購的總計劃，同時實現(xiàn)材料部對材料計劃的調(diào)整功能。物資部根據(jù)技術(shù)部提供的材料需用計劃和當(dāng)前軟件中分析的庫存量來編制材料采購計劃，并與材料總體計劃的數(shù)量進行自動核對，對于超出總體量的材料，系統(tǒng)自動報警，提醒項目領(lǐng)導(dǎo)分析原因，進行改進。

　　同時可以在軟件中有審批流程，各崗位對材料總體計劃進行審批，公司采購部或項目部以此作為材料采購的依據(jù)。在系統(tǒng)中對各個項目上報的材料計劃數(shù)量進行匯總，以便公司集中采購。

　　4、嚴(yán)格材料采購過程管理，保證采購工作陽光化

　　材料詢價：用于登記材料部采購人員的詢價記錄。用于分析材料市場的價格信息，比較不同供應(yīng)商的供貨價格情況，從而擇優(yōu)選擇供應(yīng)商，降低采購成本。

　　采購申請：項目部材料管理人員根據(jù)依據(jù)生產(chǎn)部門編制的材料計劃并結(jié)合當(dāng)前的庫存情況編制材料采購計劃材料采購計劃，標(biāo)明用料單位、材料規(guī)格、數(shù)量；

　　材料采購部門核實計劃采購量，與多家供應(yīng)商比質(zhì)比價，并確定每項材料的供應(yīng)商和采購執(zhí)行價格、供貨時間。

　　采購執(zhí)行：采購部門根據(jù)核準(zhǔn)的采購計劃向供應(yīng)商下供貨單，材料采購人員按采購執(zhí)行價格嚴(yán)格執(zhí)行采購。

　　采購合同：確定采購計劃執(zhí)行后系統(tǒng)可以自動生成標(biāo)準(zhǔn)格式采購合同。合同管理模塊可以概括性了解合同的摘要、采購清單、付款情況、到貨情況。

　　5、控制材料進出存，保證材料使用合理

　　材料入庫：采購執(zhí)行后根據(jù)材料到場情況進行入庫臺帳的登記，采購價格按審批后的采購計劃處理，沒有對應(yīng)采購計劃的材料不予入庫。為加強對材料采購價格的控制，項目部只登記材料入庫數(shù)量。系統(tǒng)中也支持對材料直進直出的方式

　　材料出庫：項目部、用料單位根據(jù)領(lǐng)料單領(lǐng)取材料，建立材料好用的工程臺帳。

　　材料退庫：與出庫單相對應(yīng)，實現(xiàn)已領(lǐng)用材料的退庫操作，通過選擇用料單位的出庫單進行退庫操作。

　　6、記錄材料付款結(jié)算，統(tǒng)計材料成本

　　材料結(jié)算付款：材料入庫時與供應(yīng)商或合同掛鉤，系統(tǒng)自動生成應(yīng)付帳款，填入實際付款數(shù)后，欠款自動生成。

　　發(fā)票管理：每一張采購發(fā)票都可以和相應(yīng)的入庫和出庫單關(guān)聯(lián)，您可以很方便地看到發(fā)票額、發(fā)生額以及這張發(fā)票所對應(yīng)的入庫單和入庫材料?？梢园醋远x的簽批流程對發(fā)票進行簽批。

　　統(tǒng)計分析：根據(jù)系統(tǒng)庫存臺帳提供采購執(zhí)行情況查詢、出入庫明細統(tǒng)計、收發(fā)存匯總表、材料庫存及盤點信息統(tǒng)計等功能，充分滿足各類工作需要。同時可以將材料預(yù)算與實際采購、領(lǐng)用進行比較分析，看是否采購成本過高，從而控制下一步的計劃。

　　材料調(diào)撥：實現(xiàn)項目間材料的調(diào)撥，一張單據(jù)就可以實現(xiàn)調(diào)出單位、調(diào)入單位的材料調(diào)撥及庫存調(diào)整。

　　庫存盤點：定期對庫存進行系統(tǒng)盤點，可手工錄入實際現(xiàn)場盤點數(shù)據(jù)并由系統(tǒng)自動計算盤盈盤虧，盤點庫存作為下階段的初識庫存

　　7、建立材料臺賬

        實現(xiàn)“合同清單->內(nèi)控預(yù)算量->采購計劃->到貨驗收->材料對賬”等全過程管理。事前把控材料成本，過程中控制材料成本，形成預(yù)警機制，隨時了解項目材料用量情況。

　　項目部不僅要對市場部下發(fā)的分項材料表進行核對，還要及時的將修正材料量返回到市場部預(yù)算員哪里，以確保預(yù)算員及時修正下發(fā)材料表，此計劃表作為材料部采購人員的采購依據(jù)，并提前聯(lián)系供貨單位，并對供應(yīng)商實施全程跟蹤監(jiān)督，確保材料及時保質(zhì)保量供應(yīng)。

　　從施工總預(yù)算量、項目現(xiàn)場需求申報量、采購計劃量、合同簽訂量、訂單下達量、送貨量、到貨驗收量、入庫量、出庫量、庫存量；供應(yīng)商的支付金額、結(jié)算金額、應(yīng)付金額等，實時動態(tài)生成材料的各項成本數(shù)據(jù)。可以按單項目查詢和匯總、公司所有項目查詢和匯總，時間段查詢和匯總，公司財務(wù)及管理層可以通過系統(tǒng)及時掌握到材料的各項數(shù)據(jù)，為項目的物資管理，企業(yè)的成本管控起到?jīng)Q定性作用。