鄭州OA信息化如何通過IT技術(shù)實現(xiàn)？

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　　目前，大家通常一說到知識管理系統(tǒng)，通常想當(dāng)然地認(rèn)為這就是有關(guān)“知識文檔”管理的事情。事實上，KM系統(tǒng)的范疇遠(yuǎn)不僅如此。我們認(rèn)為，KM系統(tǒng)是用于支撐企業(yè)知識管理的一套IT技術(shù)平臺及解決方案，利用KM系統(tǒng)能促進(jìn)企業(yè)知識沉淀、共享、學(xué)習(xí)、應(yīng)用、創(chuàng)新一系列過程:

　　·知識沉淀:知識的收集及提煉過程，以便企業(yè)員工在日常工作中能運用更多知識和技能完成業(yè)務(wù)工作;

　　·知識共享:通過有形或無形方式分享員工的知識，使得單個員工的知識可以為企業(yè)其他員工所用;

　　·知識學(xué)習(xí):吸收掌握自己所需要的技能及經(jīng)驗，以更準(zhǔn)確高效完成自己的業(yè)務(wù)工作的過程;

　　·知識應(yīng)用:應(yīng)用自己掌握的或企業(yè)沉淀的各種技能及經(jīng)驗，完成業(yè)務(wù)工作的過程;

　　·知識創(chuàng)新:挖掘現(xiàn)有知識，了解及掌握新知識，使知識內(nèi)容不斷更新的過程。

　　從KM系統(tǒng)的概念及其實現(xiàn)目的可以看到，KM系統(tǒng)所包含的范圍是非常廣泛的，不同企業(yè)、不同部門對KM系統(tǒng)都會有不同的需求重點。但在KM系統(tǒng)目標(biāo)、建設(shè)原則和功能架構(gòu)等方面也具有某些共性特征。

　　我們認(rèn)為，KM系統(tǒng)建設(shè)的總體目標(biāo)應(yīng)該是實現(xiàn)“讓合適的人、在合適的場景、獲取合適的知識”?；谶@個總體目標(biāo)去開展建設(shè)，將能夠有效實現(xiàn)知識管理對信息化系統(tǒng)的提升，更高程度實現(xiàn)“信息知識化”。

　　基于“信息知識化”的目標(biāo)，KM系統(tǒng)會帶來IT應(yīng)用層面的變化，主要體現(xiàn)在三個方面:

　　·系統(tǒng)設(shè)計原則會有所改變——需要在系統(tǒng)設(shè)計中將推動知識流動的KM機(jī)制作為重要的考慮環(huán)節(jié);

　　·系統(tǒng)展現(xiàn)原則會改變——門戶架構(gòu)將成為系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)，有效實現(xiàn)“信息和場所”的關(guān)聯(lián)

　　·會多些功能——在已有的業(yè)務(wù)支撐等功能應(yīng)用(如:ERP、OA、MIS等)的基礎(chǔ)上，會新增體現(xiàn)KM特色的功能應(yīng)用。

　　KM機(jī)制

　　在KM機(jī)制方面，應(yīng)能夠提供對KM的PDCA循環(huán)的支持，有效促進(jìn)知識的沉淀、共享、學(xué)習(xí)、應(yīng)用和創(chuàng)新過程，具體來說:

　　·在P(規(guī)劃)方面——首先，應(yīng)能夠進(jìn)行分類規(guī)劃，包括知識分類規(guī)劃、知識關(guān)聯(lián)規(guī)劃、專家分類規(guī)劃以及知識社區(qū)分類規(guī)劃等;其次，應(yīng)能夠進(jìn)行關(guān)鍵詞規(guī)劃以規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的關(guān)鍵詞典，應(yīng)能夠進(jìn)行知識文檔模板規(guī)劃以更有效實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部知識標(biāo)準(zhǔn)化;再者，應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)積分規(guī)則規(guī)劃，包括知識文檔積分規(guī)則以及個人積分規(guī)則規(guī)劃。

　　·在D(推進(jìn))方面——應(yīng)提供相關(guān)的功能機(jī)制，有效推進(jìn)知識的沉淀和應(yīng)用，比如:催辦、發(fā)布、溝通、訂閱、收藏、點評、關(guān)聯(lián)、版本管理等。

　　·在C(評測)方面——應(yīng)能夠根據(jù)設(shè)定的積分規(guī)則對知識文檔積分以及個人積分進(jìn)行評價，同時應(yīng)能夠?qū)χR應(yīng)用過程安全進(jìn)行控制和審計。

　　·在A(處理)方面——應(yīng)能夠?qū)υu測的結(jié)果進(jìn)行排名激勵，如:員工排名、知識排名、社區(qū)排名、考試排名等;另外應(yīng)能夠?qū)σ欢螘r間內(nèi)的知識沉淀和應(yīng)用現(xiàn)狀進(jìn)行統(tǒng)計分析，如:某段時間內(nèi)相關(guān)部門的知識增長狀況、相關(guān)類別知識的增長狀況等。

　　門戶展現(xiàn)

　　在門戶展現(xiàn)方面，應(yīng)能夠提供對于不同知識和IT應(yīng)用軟件的單一訪問入口、安全互動、一個可定制的接口、個性化的內(nèi)容等等。目前業(yè)界已存在有各種門戶，不管使用何種門戶，所有門戶的基本要求都是相同的，實現(xiàn)以“系統(tǒng)功能為導(dǎo)向”到“以人為導(dǎo)向”的轉(zhuǎn)變。

　　具體來說，門戶系統(tǒng)將有幾個主要特點:

　　·單一的訪問方式——企業(yè)的眾多IT應(yīng)用系統(tǒng)在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)上分為了兩大類，即:基于客戶端/服務(wù)器(C/S)應(yīng)用結(jié)構(gòu)和基于瀏覽器/服務(wù)器(B/S)應(yīng)用結(jié)構(gòu)。企業(yè)知識門戶系統(tǒng)將是瀏覽器+主頁的形式，企業(yè)員工個人桌面無需安裝客戶端軟件，直接在瀏覽器中輸入URL網(wǎng)址登錄到企業(yè)知識門戶系統(tǒng)。對于企業(yè)員工操作來說既簡單又實用有效。所有的用戶都可以通過單一的界面即企業(yè)的內(nèi)部主頁訪問他們需要的信息。

　　·統(tǒng)一組織架構(gòu)管理和統(tǒng)一權(quán)限管理——門戶系統(tǒng)可以通過使用統(tǒng)一的組織架構(gòu)及帳戶管理，借助標(biāo)準(zhǔn)的目錄服務(wù)系統(tǒng)(如Domino目錄服務(wù)器、IBM Directory Server或其他第三方標(biāo)準(zhǔn)的LDAP)使得采用一致的用戶帳戶和密碼登錄驗證用戶，企業(yè)用戶登錄到企業(yè)知識門戶系統(tǒng)后，可以直接訪問OA、ERP等各種系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員配置維護(hù)基于目錄服務(wù)器的組織架構(gòu)和用戶權(quán)限后，可以同步修改OA系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)和知識管理系統(tǒng)的用戶組織架構(gòu)和用戶相應(yīng)權(quán)限調(diào)整。

　　·個性化用戶界面——不同的人有著不同的審美觀和對界面的要求，甚至對色彩風(fēng)格的喜好也很難達(dá)到統(tǒng)一，面臨不同的企業(yè)，甚至來自同一企業(yè)的不同機(jī)構(gòu)、不同部門、不同的個人，都將會有自己對界面的要求。企業(yè)知識門戶系統(tǒng)同時是企業(yè)員工日常工作所涉及相關(guān)主題內(nèi)容的統(tǒng)一入口，員工可以通過它方便地了解今天的最新消息、今天的工作內(nèi)容、完成這些工作所需的知識等。通過企業(yè)知識門戶系統(tǒng)，任何員工都可以實時地與工作團(tuán)隊中的其他成員取得聯(lián)系、尋找到能夠提供幫助的專家或者快速連接到相關(guān)的門戶。共3頁。

　　新增KM應(yīng)用功能

　　按照業(yè)界的經(jīng)典KM模型(知識轉(zhuǎn)化模型，由日本知識管理專家學(xué)者野中郁次郎提出)，一般來說，KM應(yīng)用功能會體現(xiàn)在四個環(huán)節(jié):

 
　　·“大腦-大腦”聯(lián)網(wǎng):實現(xiàn)“隱性”到“隱性”的轉(zhuǎn)化，稱為“社會化”，典型的KM應(yīng)用功能如:實時協(xié)作、專家網(wǎng)絡(luò)、知識社區(qū)等;

　　·“大腦-知識庫”聯(lián)網(wǎng):實現(xiàn)“隱性”到“顯性”的轉(zhuǎn)化，稱為“外顯化”，典型的KM應(yīng)用功能如:知識庫、知識社區(qū)、Q&A、競爭情報等;

　　·“知識庫-知識庫”聯(lián)網(wǎng):實現(xiàn)“顯性”到“顯性”的轉(zhuǎn)化，稱為“結(jié)合化”，典型的KM應(yīng)用功能如:知識搜索、知識地圖等;

　　·“知識庫-大腦”聯(lián)網(wǎng):實現(xiàn)“顯性”到“隱性”的轉(zhuǎn)化，稱為“內(nèi)隱化”，奠定的KM應(yīng)用功能如:E-learning等。

　　參考業(yè)界模型，結(jié)合企業(yè)具體實踐，我們認(rèn)為一個比較完整的知識管理系統(tǒng)將由通用的KM應(yīng)用功能(如知識文檔、人才庫等)、與業(yè)務(wù)結(jié)合緊密的專業(yè)部門KM應(yīng)用功能(如客戶知識管理等)及與其它KM專業(yè)系統(tǒng)整合功能(如E-learning在線學(xué)習(xí)、企業(yè)搜索、即時通訊等)組成，并最終通過企業(yè)門戶、專業(yè)門戶和個人門戶展現(xiàn)，為企業(yè)員工提供個性化知識服務(wù)，主要功能包括:

　　·通用KM應(yīng)用功能，主要負(fù)責(zé)實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)具有共性處理特點的知識管理功能，如各種規(guī)章制度、工作文檔、審批流程、人才庫及企業(yè)搜索等;

　　·專業(yè)部門KM應(yīng)用功能，主要實現(xiàn)根據(jù)業(yè)務(wù)特征不同而需特別處理的知識管理功能，如客服知識、IT服務(wù)知識由于服務(wù)對象的不同，與一般的文檔服務(wù)處理也不同，需要根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行設(shè)計，以滿足業(yè)務(wù)的需要;

　　·KM專業(yè)系統(tǒng)，指既屬于知識管理的應(yīng)用功能，但又作為獨立的應(yīng)用系統(tǒng)或其它應(yīng)用系統(tǒng)的功能存在，這些功能需要在知識門戶中集中展現(xiàn)，如在線學(xué)習(xí)考試，既是KM系統(tǒng)的一個非常重要功能，又是企業(yè)獨立的e-Learning系統(tǒng)。

　　·系統(tǒng)設(shè)計原則會有所改變——需要在系統(tǒng)設(shè)計中將推動知識流動的KM機(jī)制作為重要的考慮環(huán)節(jié);

　　·系統(tǒng)展現(xiàn)原則會改變——門戶架構(gòu)將成為系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)，有效實現(xiàn)“信息和場所”的關(guān)聯(lián)

　　·會多些功能——在已有的業(yè)務(wù)支撐等功能應(yīng)用(如:ERP、OA、MIS等)的基礎(chǔ)上，會新增體現(xiàn)KM特色的功能應(yīng)用。

　　KM機(jī)制

　　在KM機(jī)制方面，應(yīng)能夠提供對KM的PDCA循環(huán)的支持，有效促進(jìn)知識的沉淀、共享、學(xué)習(xí)、應(yīng)用和創(chuàng)新過程，具體來說:

　　·在P(規(guī)劃)方面——首先，應(yīng)能夠進(jìn)行分類規(guī)劃，包括知識分類規(guī)劃、知識關(guān)聯(lián)規(guī)劃、專家分類規(guī)劃以及知識社區(qū)分類規(guī)劃等;其次，應(yīng)能夠進(jìn)行關(guān)鍵詞規(guī)劃以規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的關(guān)鍵詞典，應(yīng)能夠進(jìn)行知識文檔模板規(guī)劃以更有效實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部知識標(biāo)準(zhǔn)化;再者，應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)積分規(guī)則規(guī)劃，包括知識文檔積分規(guī)則以及個人積分規(guī)則規(guī)劃。

　　·在D(推進(jìn))方面——應(yīng)提供相關(guān)的功能機(jī)制，有效推進(jìn)知識的沉淀和應(yīng)用，比如:催辦、發(fā)布、溝通、訂閱、收藏、點評、關(guān)聯(lián)、版本管理等。

　　·在C(評測)方面——應(yīng)能夠根據(jù)設(shè)定的積分規(guī)則對知識文檔積分以及個人積分進(jìn)行評價，同時應(yīng)能夠?qū)χR應(yīng)用過程安全進(jìn)行控制和審計。

　　·在A(處理)方面——應(yīng)能夠?qū)υu測的結(jié)果進(jìn)行排名激勵，如:員工排名、知識排名、社區(qū)排名、考試排名等;另外應(yīng)能夠?qū)σ欢螘r間內(nèi)的知識沉淀和應(yīng)用現(xiàn)狀進(jìn)行統(tǒng)計分析，如:某段時間內(nèi)相關(guān)部門的知識增長狀況、相關(guān)類別知識的增長狀況等。

　　門戶展現(xiàn)

　　在門戶展現(xiàn)方面，應(yīng)能夠提供對于不同知識和IT應(yīng)用軟件的單一訪問入口、安全互動、一個可定制的接口、個性化的內(nèi)容等等。目前業(yè)界已存在有各種門戶，不管使用何種門戶，所有門戶的基本要求都是相同的，實現(xiàn)以“系統(tǒng)功能為導(dǎo)向”到“以人為導(dǎo)向”的轉(zhuǎn)變。

　　具體來說，門戶系統(tǒng)將有幾個主要特點:

　　·單一的訪問方式——企業(yè)的眾多IT應(yīng)用系統(tǒng)在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)上分為了兩大類，即:基于客戶端/服務(wù)器(C/S)應(yīng)用結(jié)構(gòu)和基于瀏覽器/服務(wù)器(B/S)應(yīng)用結(jié)構(gòu)。企業(yè)知識門戶系統(tǒng)將是瀏覽器+主頁的形式，企業(yè)員工個人桌面無需安裝客戶端軟件，直接在瀏覽器中輸入URL網(wǎng)址登錄到企業(yè)知識門戶系統(tǒng)。對于企業(yè)員工操作來說既簡單又實用有效。所有的用戶都可以通過單一的界面即企業(yè)的內(nèi)部主頁訪問他們需要的信息。

　　·統(tǒng)一組織架構(gòu)管理和統(tǒng)一權(quán)限管理——門戶系統(tǒng)可以通過使用統(tǒng)一的組織架構(gòu)及帳戶管理，借助標(biāo)準(zhǔn)的目錄服務(wù)系統(tǒng)(如Domino目錄服務(wù)器、IBM Directory Server或其他第三方標(biāo)準(zhǔn)的LDAP)使得采用一致的用戶帳戶和密碼登錄驗證用戶，企業(yè)用戶登錄到企業(yè)知識門戶系統(tǒng)后，可以直接訪問OA、ERP等各種系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員配置維護(hù)基于目錄服務(wù)器的組織架構(gòu)和用戶權(quán)限后，可以同步修改OA系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)和知識管理系統(tǒng)的用戶組織架構(gòu)和用戶相應(yīng)權(quán)限調(diào)整。

　　·個性化用戶界面——不同的人有著不同的審美觀和對界面的要求，甚至對色彩風(fēng)格的喜好也很難達(dá)到統(tǒng)一，面臨不同的企業(yè)，甚至來自同一企業(yè)的不同機(jī)構(gòu)、不同部門、不同的個人，都將會有自己對界面的要求。企業(yè)知識門戶系統(tǒng)同時是企業(yè)員工日常工作所涉及相關(guān)主題內(nèi)容的統(tǒng)一入口，員工可以通過它方便地了解今天的最新消息、今天的工作內(nèi)容、完成這些工作所需的知識等。通過企業(yè)知識門戶系統(tǒng)，任何員工都可以實時地與工作團(tuán)隊中的其他成員取得聯(lián)系、尋找到能夠提供幫助的專家或者快速連接到相關(guān)的門戶。