綜合辦公

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　　醫(yī)藥行業(yè)根據(jù)醫(yī)療市場的需求，通過加工制造過程，轉(zhuǎn)化為可供人們使用的醫(yī)療工業(yè)產(chǎn)品和消費(fèi)品。醫(yī)藥行業(yè)包括醫(yī)藥產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)和銷售。這一系列鏈接中存儲了大量敏感數(shù)據(jù)。隨著市場競爭的日益激烈，知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)戰(zhàn)略、關(guān)鍵數(shù)據(jù)等核心資產(chǎn)急需加密保護(hù)。

　　一、醫(yī)藥行業(yè)綜合辦公管理存在的不足

　　1、信息量較小，重要信息缺失.目前大多數(shù)企業(yè)門戶都存在信息量較少，其一，單個(gè)網(wǎng)頁的信 息內(nèi)容較少，篇幅比較短，影響網(wǎng)頁的設(shè)置和規(guī)劃，并且網(wǎng)頁信息間沒有相關(guān)的鏈接，使信息與信息之間出現(xiàn)斷層。網(wǎng)站的信息總量看似很多，但是無用信息占據(jù)較大比例，一些重要的能真正展示本企業(yè)的信息嚴(yán)重缺失，這就會導(dǎo)致網(wǎng)站的信息內(nèi)容流于形式。

　　2、部門之間的流程割裂.由于部門之間協(xié)作不規(guī)范、責(zé)任意識、流程意識不強(qiáng)，流程和業(yè)務(wù)有脫節(jié)，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部存在著大量的界面沖突。

　　3、醫(yī)藥企業(yè)每個(gè)知識工作者平均每天浪費(fèi)很多的工作時(shí)間在無效的文檔管理上。

　　4、部分辦公部門規(guī)范不足。辦公室屬于一個(gè)集體，一些辦公室沒有完全執(zhí)行相關(guān)的規(guī)章制度，存在一些問題，如職權(quán)模糊，目標(biāo)薄弱，沒有對所有工作人員進(jìn)行合理的任務(wù)分工，導(dǎo)致分配不科學(xué)，工作處理不合理，這些都是由于缺乏健全和規(guī)范的管理制度造成的。它是標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)。要合理制定規(guī)章制度，明確劃分工作人員的工作任務(wù)和目標(biāo)，充分發(fā)揮管理制度的作用。

　　5、缺乏完善的科學(xué)評估體系。管理者的觀念還比較落后，管理層對績效管理重要性的認(rèn)識還比較膚淺。所以很多公司的績效考核體系并不完善，績效考核體系不是建立在工作分析的基礎(chǔ)上，也沒有與公司自身的戰(zhàn)略和發(fā)展目標(biāo)相結(jié)合?？己酥笜?biāo)要么基于同行業(yè)，要么基于主觀感受或印象，與實(shí)際工作脫節(jié)。主要表現(xiàn)在:沒有合理選擇考核人，考核目的不明確，考核中缺乏溝通和反饋

　　6、文檔管理意識不強(qiáng)。針對文檔工作沒有足夠的重視，導(dǎo)致企業(yè)文檔工作在很多企業(yè)中的地位只是口頭上比較重要，過度壓縮檔案工作編制，造成工作人員缺乏。企業(yè)內(nèi)部部門經(jīng)常因?yàn)闆]有及時(shí)進(jìn)行歸檔立卷，造成資料積壓，嚴(yán)重的還會丟失。

　　二、綜合辦公管理軟件的功能有哪些

　　1、信息門戶應(yīng)用

　　提供全面性的門戶，可涵蓋：內(nèi)部門戶、GMP/GSP門戶、質(zhì)檢門戶、客戶會員門戶、供應(yīng)商門戶、電子商務(wù)門戶。

　　2、工作流程管理

　　可建立快速復(fù)制的內(nèi)部運(yùn)營體系(行政/人事/財(cái)務(wù)制度、內(nèi)部審批流程、GMP規(guī)范流程)。

　　3、知識文檔管理

　　可建立快速復(fù)制的經(jīng)驗(yàn)知識體系(知識支持體系、常用知識工具)以及GMP規(guī)范文件的管理。

　　4、綜合事務(wù)辦公

　　提供辦公資產(chǎn)管理、內(nèi)部通訊、計(jì)劃任務(wù)、協(xié)作等統(tǒng)一的管理平臺。

　　5、員工能力評估

　　在綜合辦公管理軟件系統(tǒng)中，每個(gè)人處理事件的痕跡(計(jì)劃上報(bào)和完成情況、有沒有在規(guī)定時(shí)限辦理領(lǐng)導(dǎo)安排事務(wù)、辦理意見、辦理結(jié)果)都有記錄，可以對員工能力評估提供量化的參考。

　　6、文檔管理

　　幾乎我們調(diào)查的每個(gè)部門都反映存在共享型資料不能充分共享，查找紙質(zhì)文件浪費(fèi)時(shí)間，到其他部門查找資料麻煩，人員流動容易造成資料丟失的問題。通過系統(tǒng)實(shí)施，能夠?qū)崿F(xiàn)文檔保密和共享的管理需要。即該共享的文件實(shí)現(xiàn)有效和充分共享，該保密的文件非授權(quán)人員不能查看。同時(shí)提供查詢功能，可以方便查閱授權(quán)范圍文件。

　　三、泛普軟件綜合辦公管理軟件給企業(yè)帶來的影響

　　1、為員工提供幫助

　　綜合辦公管理軟件應(yīng)該作為部門除了生產(chǎn)控制外的信息處理與管理的集合，對于單位的領(lǐng)導(dǎo)來說，辦公自動化系統(tǒng)的決策支持系統(tǒng)，辦公管理軟件能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)，高層決策不再是不了解情況.缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下進(jìn)行，而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學(xué)的決策。

　　2、提升辦公效率

　　很多管理制度的確立，到底員工是否關(guān)心、執(zhí)行沒有、執(zhí)行花費(fèi)多長時(shí)間并沒有得到有效反饋，也就沒有辦法改進(jìn)和提升，所以就會造成管理層的政令很難有效地進(jìn)行執(zhí)行。綜合辦公管理軟件可以有效提升企業(yè)執(zhí)行力的管理。

　　3、群體協(xié)同工作

　　這里所說的群體協(xié)同工作，可以包括在地理上分布的很廣，甚至分布在全球上的各個(gè)地方，以至于工作時(shí)間都不一樣的一群工作人員。辦公管理軟件辦公自動化不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。辦公管理軟件協(xié)同工作意味著要進(jìn)行信息的交流，工作的協(xié)調(diào)與合作。

　　4、提升管理效率

　　最重要的一項(xiàng)功能就是工作流,將日常審批電子化后，可方便協(xié)調(diào)總部與分企業(yè)兩者之間，總部與外地營銷公司兩者之間的工作，降低溝通的成本、提升工作的效率。還可對流程效率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,將大大提高企業(yè)的工作效率和響應(yīng)的速度。

　　5、提高企業(yè)執(zhí)行力

　　手工審批在速度和效率上跟不上時(shí)代的發(fā)展，更重要的是領(lǐng)導(dǎo)者無法有效監(jiān)控到員工日常的工作。對流程的審批不知道停滯在哪個(gè)環(huán)節(jié)?得不到有效反饋，也就沒有辦法改進(jìn)和提升，從而造成指令很難得到有效執(zhí)行，而軟件是規(guī)范制度、提高執(zhí)行力非常好的工具。

　　綜合辦公管理軟件提高工作效率和質(zhì)量、提高數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性、通過軟件來規(guī)范作業(yè)流程、更精精的核算成本、降低辦公費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公、加強(qiáng)項(xiàng)目管理等等。不同的管理軟件起的作用是不一樣的。使企業(yè)的業(yè)務(wù)流程化，規(guī)范化，固定化，使企業(yè)的員工的工作更有效率，更有意義，更專業(yè)，減少出錯(cuò)率，提升企業(yè)的運(yùn)營效率和效果。使企業(yè)的管理者更清晰的了解企業(yè)的運(yùn)營情況，為企業(yè)的管理提供有力支持。使企業(yè)的人事、行政、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售的數(shù)據(jù)統(tǒng)一，使管理者得以在真實(shí)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上做出決策分析，避免盲目決策帶來的風(fēng)險(xiǎn)及損失。