多媒體數(shù)字檔案管理系統(tǒng)解決方案

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　　a)檔案信息是重要的國家戰(zhàn)略資源

　　人類社會正在從工業(yè)社會向信息社會邁進，目前科學技術(shù)革命的核心和主流是信息技術(shù)革命，21世紀將成為信息社會，這一點已成為世界共識。信息技術(shù)已成為當代社會最具潛力的新的生產(chǎn)力，信息資源已成為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源，信息化水平已成為現(xiàn)代化水平和綜合國力的重要標志。

　　在信息社會，誰掌握了全面、權(quán)威、可靠、及時的信息，誰就占據(jù)了政治、經(jīng)濟、科技、軍事的制高點。因此，世界各國都把建立完善的信息系統(tǒng)和快捷的信息交流作為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮、事業(yè)發(fā)達的戰(zhàn)略舉措，競相加強信息化建設(shè)。信息化的浪潮正以不可阻擋之勢席卷全球。

　　檔案不僅僅是歷史的見證依據(jù)，真實的記錄了歷史，同時更是一種十分重要的信息資源，是關(guān)系國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，我們國家政府十分重視對檔案信息資源的保存和管理，已建立了各級綜合檔案館、專業(yè)檔案館、各行業(yè)部門檔案館，實現(xiàn)對檔案的收集和管理，并為社會公眾提供相關(guān)服務實現(xiàn)對檔案的利用。同時檔案信息資源的重要性正逐步被社會用戶認可，對檔案資源的利用要求正穩(wěn)定而快速的增長。

　　b)檔案資源信息化管理要求的提出

　　我國檔案事業(yè)近幾年來取得了飛快的發(fā)展，但是在前進過程中還存在一些問題，如果不包括涉及到法規(guī)或檔案人才隊伍的建設(shè)問題，則問題主要集中在：

　　1、開發(fā)利用檔案信息資源為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務不夠；

　　2、國家綜合檔案館館藏結(jié)構(gòu)不夠合理，檔案管理現(xiàn)代化水平還不夠高；

　　3、檔案學基礎(chǔ)理論研究與檔案事業(yè)發(fā)展不夠適應；

　　4、一些新的問題，包括電子文件歸檔和電子檔案管理、檔案中介服務、檔案工作如何適應經(jīng)濟體制改革和機構(gòu)改革的深入開展等問題。

　　切實解決好上述問題，才能使檔案事業(yè)在將來有新的更大的發(fā)展。為適應面向21世紀信息社會發(fā)展的需要，檔案部門迫切需要引入信息技術(shù)，實行檔案信息化管理。只有抓住這次既是挑戰(zhàn)也是機遇的機會，我們才能利用信息技術(shù)所帶來的強大力量，挖掘出檔案信息中的價值，實現(xiàn)檔案信息的再增值，以實現(xiàn)推動檔案事業(yè)萬象更新。

　　隨著信息量的爆炸式增長和信息傳播手段的不斷豐富，“如何方便的獲得信息”和“如何獲得所需要的信息”是信息化社會需要迫切解決的兩個問題。而各檔案管理部門尤其是為社會公眾提供服務的檔案管理部門，擁有巨大的檔案資源，而且檔案種類眾多，檔案儲存的方式多種多樣，但是如此巨大的資源卻不能得到充分的利用，但另一方面社會公眾對檔案資源的利用方式和要求卻在不斷發(fā)展，這就造成了“供和需的不平衡”。

　　c)電子政務的發(fā)展要求

　　隨著中國加入WTO正式成為世界貿(mào)易組織成員，我們將直接成為經(jīng)濟全球化的一個重要組成部分，國際競爭將更加激烈。這也對我國政府管理體制和管理職能提出了相當高的要求，只有在政府的管理方式、機制、職能與效率的競爭中獲得優(yōu)勢，才能使我國抓住加入WTO的機遇，促進我國經(jīng)濟的騰飛。其中政府部門和職能單位必須進行職能轉(zhuǎn)變，由原來的管理型向服務型發(fā)展。

　　我國政府為了適應信息化發(fā)展的趨勢，提出了全面發(fā)展電子政務的目標。對于我國各級的檔案管理部門來說，同樣需要采用電子化手段實現(xiàn)對檔案資源的管理，并為社會公眾用戶提供檔案資源信息查閱和咨詢服務。采用信息技術(shù)和手段實現(xiàn)各類檔案管理事務，是檔案管理部門實現(xiàn)電子政務的首要任務，并可在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案管理部門從管理職能項服務職能的轉(zhuǎn)變。

　　產(chǎn)品介紹

　　基于檔案信息資源的重要地位和作用，對這些戰(zhàn)略資源的保護是不容忽視的，蓋特佳公司認為必須采用先進的技術(shù)和科學的方法，尤其是先進的信息技術(shù)來存儲和保管這些珍貴的財富，實現(xiàn)對各類檔案資源的收集、數(shù)字化采集、存儲、管理以及各種檔案利用服務，實現(xiàn)社會公眾對檔案資源的使用要求，解決他們"如何方便的獲得信息"和"如何獲得所需要的信息"的問題，這對于提高檔案資源的利用率，更大的發(fā)揮檔案資源的效用具有重要的意義。

　　基于上述的認識，蓋特佳公司推出了自主開發(fā)的e-Archive檔案管理系統(tǒng)系列產(chǎn)品，以實現(xiàn)對專業(yè)檔案、文書檔案、聲像檔案、實物檔案等各類檔案資源的管理，實現(xiàn)各類檔案的數(shù)字化采集和存儲，檔案或資料從接收、整理、組卷/組盒、調(diào)整，一直到鑒定和銷毀的整個檔案生命周期的管理，為社會公眾或特定用戶提供檔案利用服務。

　　a)技術(shù)框架

　　本產(chǎn)品主要是利用Intranet/Internet網(wǎng)絡(luò)，采用多媒體技術(shù)、多層的Client/Server和Browser/Server技術(shù)、WebService技術(shù)、組件技術(shù)、工作流技術(shù)等多項關(guān)鍵技術(shù)，構(gòu)建一個分布式的現(xiàn)代化檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化采集和各類管理任務，并為社會用戶提供檔案信息服務，以提高我國對檔案的信息化管理和服務的水平。

　　本產(chǎn)品采用Client/Server和Browser/Server結(jié)合的方式，并結(jié)合中間件技術(shù)和組件技術(shù)，實現(xiàn)三層分布式系統(tǒng)構(gòu)架。系統(tǒng)的三層軟件體系結(jié)構(gòu)將包括表示層、業(yè)務邏輯層和數(shù)據(jù)庫層，表示層將主要部署在客戶端，客戶可以通過瀏覽器或開發(fā)的客戶端應用訪問服務器端提供的服務；在特定的功能客戶端還將安裝或嵌入特定功能的應用軟件，如掃描軟件、多媒體制作/編輯軟件等。邏輯層將主要提供各種邏輯功能的封裝，包括檔案調(diào)閱和收費、檔案檢索、檔案組盒/組卷等功能組件。數(shù)據(jù)層將主要提供各類數(shù)據(jù)操作的功能。

　　b)產(chǎn)品功能

　　本產(chǎn)品從功能上實現(xiàn)對檔案信息從接收、整理、檔案數(shù)字采集、存儲、管理、服務，一直到檔案移交或銷毀的整個檔案管理過程的管理，涵蓋了整個檔案生命周期過程中的管理任務；檔案種類可以包括文書檔案、會計檔案、聲像檔案等通用檔案，也可以包括城建檔案、房地產(chǎn)檔案等專業(yè)檔案；檔案類型包括文本、圖紙、圖像、錄音、錄像等，存放的介質(zhì)包括紙質(zhì)、照片、磁盤、光盤、磁帶、錄像帶、縮微膠卷等載體；同時隨著各單位辦公自動化系統(tǒng)、各類信息系統(tǒng)的開發(fā)使用，以及多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展發(fā)展，會產(chǎn)生許多電子文件，本產(chǎn)品還提供了對電子文檔的管理功能。

　　從系統(tǒng)功能上主要分為多媒體檔案采集、檔案管理、檔案服務利用、公共服務四大子系統(tǒng)：

　　1、多媒體檔案采集子系統(tǒng)將包括檔案著錄、著錄校對、檔案錄入、錄入校對、著錄/錄入管理、檔案檢索等功能模塊；

　　2、檔案管理子系統(tǒng)包括檔案接收、檔案整理、組盒/組卷、檔案出/入庫、庫房管理、檔案鑒定/調(diào)整/銷毀、檔案補錄等功能模塊；

　　3、檔案服務利用子系統(tǒng)包括檔案利用、檔案查詢、借閱管理、檔案統(tǒng)計分析、遠程查詢服務等功能模塊；

　　4、公共服務子系統(tǒng)主要提供組織設(shè)置、權(quán)限劃分、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、日志管理、用戶管理、數(shù)據(jù)維護、數(shù)據(jù)導入/導出、多媒體數(shù)字檔案庫管理、統(tǒng)計報表等功能模塊。

　　c)產(chǎn)品特性

　　本產(chǎn)品提供了以下的特性：

　　1、海量檔案數(shù)據(jù)庫：

　　可實現(xiàn)對幾十萬卷甚至是上百萬卷的海量檔案的存儲、檢索和統(tǒng)計，并根據(jù)系統(tǒng)庫的大小進行數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、查詢和統(tǒng)計方式的優(yōu)化，以保證系統(tǒng)使用的效率；

　　2、靈活強大的查詢、統(tǒng)計方式：

　　提供強大而方便的查詢和統(tǒng)計功能，既提供用戶定制過的查詢和統(tǒng)計功能，又可以使用戶根據(jù)需求自行定制查詢和統(tǒng)計，功能強大，使用方便；

　　3、強大的多媒體檔案處理功能：

　　提供了對A0、A1、A3、A4等多種文本或圖紙格式的檔案信息的輸入、掃描；各類視頻、音頻檔案的采集和編輯；提供對檔案的縮微管理功能；對電子文檔的管理功能。

　　4、完整的檔案管理功能：

　　實現(xiàn)檔案接收到銷毀的整個過程檔案管理，提供檔案的自動組盒/手工組盒、檔案鑒定和銷毀、檔案信息的各類統(tǒng)計、檔案庫房管理、檔案修裱和縮微管理等完整的檔案管理功能；

　　5、服務式現(xiàn)場查詢：

　　針對系統(tǒng)查詢用戶對計算機不熟悉的特點，提供服務式的查詢功能，由調(diào)閱服務人員協(xié)助用戶查詢檔案，并提供打印、復印等功能；

　　6、完備的日志功能：

　　將各用戶的操作完整的記錄下來，可以查詢用戶的特定操作，并可對日志文件進行管理；

　　7、靈活的檔案信息維護：

　　可以對系統(tǒng)里使用的信息字段進行維護，如收費方式和單價等；

　　8、完備的系統(tǒng)安全性和可靠性：

　　服務器端采用了多種容錯技術(shù)，對系統(tǒng)配備了備份工具并制訂了完備的備份和恢復計劃；提供完備而方便的系統(tǒng)用戶權(quán)限設(shè)置，詳細的日志功能等；

　　通過應用本產(chǎn)品，將可以使我國的檔案管理部門或單位提高對檔案的管理能力和管理效率，提升面向社會公眾的檔案利用服務能力，增強企業(yè)或單位的自身競爭力。

　　d)產(chǎn)品版本

　　蓋特佳公司的e-Archive檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)品主要包括“數(shù)字檔案館”、通用檔案管理和行業(yè)檔案管理三個產(chǎn)品版本，以滿足不同類型客戶的需求。以下是對這三個版本產(chǎn)品的介紹：

　　1、“數(shù)字檔案館”產(chǎn)品版本，主要是面向大中型的國家各級檔案館、檔案管理部門，大型企業(yè)的檔案部門，高校的檔案館等大型客戶，提供了強大的多媒體檔案數(shù)字采集、完善的檔案管理以及便捷的檔案利用服務功能，并可對檔案信息進行挖掘和分析；產(chǎn)品版本中包括多媒體數(shù)字采集子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)、檔案服務子系統(tǒng)幾部分，各子系統(tǒng)之間相對獨立，可以分別獨立運行和使用；

　　2、通用檔案管理產(chǎn)品版本，主要面向小型的檔案管理部門、政府機關(guān)內(nèi)部的檔案部門、中小型企業(yè)的檔案管理部門等中小型客戶，提供了檔案錄入、管理、查詢、統(tǒng)計等一體化的檔案管理功能；通用檔案管理產(chǎn)品版本還分為單機版和網(wǎng)絡(luò)版兩個版本；

　　3、行業(yè)檔案管理產(chǎn)品版本，主要面向?qū)I(yè)檔案的檔案管理部門，目前提供城建檔案和房地產(chǎn)檔案兩大類專業(yè)檔案的檔案管理軟件，可以適用于規(guī)劃局/建設(shè)局、城建檔案館、房地局以及與城建檔案、房地產(chǎn)檔案相關(guān)的部門，將來可能會增加各類案件、軍事、科技等專業(yè)檔案管理產(chǎn)品版本。

　　自動選層檔案柜也會得到越來越廣泛的應用。