中小企業(yè)IT采購22條經(jīng)驗

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中小企業(yè)的IT采購，也有如一場沒有硝煙的戰(zhàn)爭，盡管每個企業(yè)有著自己不同的采購體會，總結過多少采購經(jīng)驗，但這些心得都與各自心得緊密相關，雖然能給其他采購者以啟發(fā)和借鑒，但卻難以成為實際的行動準則。

《中小企業(yè)IT采購》在這幾年來，接觸了大量中小企業(yè)的IT采購寶貴經(jīng)驗，在此《2006中小企業(yè)IT采購寶典》推出之際，也整合為22條小心得，為中小企業(yè)用戶提供精練的采購指導，22條軍規(guī)是個潛規(guī)則，中小企業(yè)IT采購的22條軍規(guī)，也有著很多理解，只可意會，難以言傳。

采購心態(tài)

1：你是上帝，是因為你是整個產(chǎn)業(yè)鏈的起點，并不是說你無所不能。

如何看待作為消費者的自己與提供商品的服務者之間的關系，這決定了你在進行采購的時候將面臨怎樣的環(huán)境，而這兩者之間的關系，更像是一個翹翹板的兩頭，大部分時間兩頭都是在最高點和最低點來回晃蕩，絕對的平衡沒有，但是卻需要找到最高點和最低點，因為超過了這一點，翹翹板就搖不起來了。

消費者是上帝，這句話聽起來挺神圣的，但是這句話不是說給消費者聽的，是說給服務者自己聽的，因此，作為采購者，盡管清楚自己是整個產(chǎn)業(yè)的起點，是接近于上帝的存在，但卻要明白，一旦付了錢，你就會從云端摔下來，所以在摔之前，還是盡量告訴自己，這個世界太復雜，上帝也會被下民蒙騙。
（采購之前需要擺正心態(tài)，這是一場考驗，而不是一次旅行）

2：你是食物鏈的最低點，但并不等于你就只能仰視別人。

關于"顧客就是上帝"這句話怎么看怎么想，這是個大家都明白的常識問題，但是也有很多有著不凡的逆反心理，他們總認為，自己無法保護自己，因此把每一個自己面對的服務提供者叫"奸商"，并且把屬于自己的決策權交給朋友推薦或者熟人介紹，然后在這個世界永遠當個仰視者。

從IT這個產(chǎn)業(yè)鏈來說，消費者既是這個產(chǎn)業(yè)的起點，同時也是這條食物鏈的最低點，因為IT所造就的應用環(huán)境，迫使企業(yè)不得不將自己武裝起來以適應這個環(huán)境，甚至超越它。作為為養(yǎng)活這個產(chǎn)業(yè)的"食物"，即使是"食物"，也總會有"食物"的尊嚴。
（采購之前也要避免逃避的心態(tài)，這也是一堂深入淺出的課程）

需求分析

3：你想要的和你需要的總是存在時間差。

IT應用的變化其實并不是太猛烈，很多企業(yè)多年前的系統(tǒng)還能沿用至今，但IT環(huán)境的變化卻實在太快，那些還能用的系統(tǒng)不出問題還好，一出問題，開發(fā)者找不到了，源代碼找不到了，會維護修改升級的人更是打著燈籠難找，即使找到，成本比買現(xiàn)在的主流產(chǎn)品還高，這是一種無奈。

因此，在你衡量自己需要什么東西的時候，你的規(guī)劃肯定是落后于IT環(huán)境的變化，這并不是說需要作多么超前的規(guī)劃，而是要把解決需求的標準，在預留量上仔細考慮考慮。比如說上馬CRM，你就得想想包括呼叫中心、移動信息服務平臺等等應用，是否會在CRM應用之后這些需求也會出現(xiàn)？而買存儲也一樣，目前是2T的容量需求，如果備份措施效果顯著，備份需求會不會增長？如果不預先考慮這些問題，這種時間差的成本，甚至會毀掉一個企業(yè)的IT發(fā)展。

4：你不可能和另一個人智商完全一樣，不管是傻還是聰明。

在很多地方，很多行業(yè)，都有這樣一個習慣，那就是按照同業(yè)的IT標準或者選擇來"仿制"自己的IT建設，在PC、筆記本電腦和外設等等產(chǎn)品上，這樣的習慣是很符合風險分擔原理的，同時也降低了采購成本，但是對于更復雜一些的IT設備乃至IT系統(tǒng)來說，這樣的習慣就不見得是好習慣了，畢竟，一個企業(yè)一張面孔，沒有完全一模一樣的人，也沒有完全一模一樣的企業(yè)。

一個企業(yè)規(guī)劃和執(zhí)行自己的IT采購，基本的出發(fā)點始終是自己的需求，這種需求建立在自己與眾不同的實際情況，因此照搬他們方案和經(jīng)驗，雖然會有同業(yè)的優(yōu)勢，采購更便利，實施也已有經(jīng)驗，但是沒從自身出發(fā)的IT系統(tǒng)，始終是戴著手套抓魚，落不到實處。

5：當你買到一件東西后，通常你會發(fā)現(xiàn)需要花更多的錢這件東西才能起作用。

如果對一個東西不是很熟悉的話，那么對費用模式也會不熟悉，不同的產(chǎn)品在這方面差異是很大的，PC筆記本可以按照標簽上的價格拿走，再付什么無非是換個好點的鼠標或者電腦包，但是服務器就不一樣了，一般服務器的基本報價只針對基本配置的，而基本配置的服務器（例如買4路服務器，但一般報價是按裝一個處理器來的）一般是無法承擔規(guī)劃中的應用需求，后面一大堆的內存、處理器、硬盤、管理套件、服務都會跟上來，你會發(fā)現(xiàn)這些東西加起來的費用會超過你的預想很多。

6：如果按口袋里有多少錢來買東西，你會后悔因為沒存錢的習慣，結果連老本都搭上了。

不少中小企業(yè)有這樣的采購習慣，就是看口袋里有多少錢，然后再看能解決什么IT問題，作為工薪族的中小企業(yè)，量力而行的原則當然是必須的，但是另外很重要的一點，就是需要把IT看作一項重大支出，應該有長期的投入規(guī)劃，或者預算安排。

舉例而言，一對工薪小夫妻，買房子過生活是大事，早早就在做安排，對中小企業(yè)來說，IT投資固然不比買房子那樣涉及最根本的問題，但是作為未來長遠發(fā)展的重要因素，如果沒有一個長期的規(guī)劃，等到需要上馬的時候才發(fā)現(xiàn)，可能會為解決這個不得不解決的IT問題而讓企業(yè)陷入很大的資金風險中。

7：你總是會少什么，所以你最好先解決最大的問題。

IT是長期并且持續(xù)的工程，幻想一次就全部解決問題那是不切實際的，而關于IT的問題卻是始終存在的，所以在審視自己的IT需求的時候，不要把所有的需求都包括進來，先找到最關鍵和最迫切，影響最大的問題，當然，同時也是相對獨立的問題。

信息搜集

8：跟飯館一樣，人總是喜歡湊熱鬧，然后再失望。

IT畢竟不是飯菜，選好的地點開店開公司是商家的商業(yè)策略，與其經(jīng)營品質和信譽關系并不是直接的，光看著地點去找東西的策略不是最好的，曾經(jīng)有用戶在電腦城轉了三天想服務器主板，最后才發(fā)現(xiàn)隔自己一條街的地方是幾家大經(jīng)銷商。

9：商家的名字好壞和長短不值得你去花心思揣測。

商家的名字來源相當?shù)膹碗s，可能是隨手取的，可能是費盡心思的，但商家在這上面花的心思，跟商家能提供給你的服務還是不一樣的，難以從這上面得到答案。
搜集信息的第一要點，應該是圈定好可供你選擇的商家范圍。

10：火力偵察不要暴露了你的火力。

詢價是信息搜集的必要階段，但是經(jīng)常有用戶在與對方開始談價的時候就暴露了自己的全部底牌，包括能出多少錢，可以容許多大的產(chǎn)品更換等等，詢價是談判的開始，相當于戰(zhàn)爭的火力偵察，目的是測試對方的力量，而不是暴露自己的實力。

11："貨比三家"的意思是，你至少得淘汰三個備選對象，才能開始真正的選擇。

這句話的意思是，你必須要有三個以上的備選者進入第一次的綜合挑選范圍中，然后再進行挑選，這可以幫助你把直覺中有問題的對象淘汰掉，采購行為有時候直覺是很管用的，如果沒有足夠的條件去驗證自己的直覺，那就先將感覺不好的商家淘汰掉。

12：沖動是魔鬼的意思是，把火力偵察變成強攻基本意味著失敗。

最糟糕的情況是，把火力偵察變成了強攻。真實的戰(zhàn)場上，經(jīng)常會有指揮官抓住戰(zhàn)機，將火力偵察變成強攻從而獲得成功的，但是在中小企業(yè)的IT采購中，不可能存在稍縱即失的機會，用戶需要足夠的準備，才能讓自己花錢花得放心，所以，沖動的購買，對于中小企業(yè)來說，是一大忌諱。

采購談判

13：你面對的人總是力圖在你身上榨取最大的價值。

雖然時代進步到現(xiàn)代，"無商不奸"這個說法已經(jīng)是不恰當?shù)牧?，但是你始終要清楚，和你面對面的人，代表的企業(yè)，永遠是希望在你身上實現(xiàn)最大的價值，所有言行都緊密圍繞這個主題展開，當然，這一點作為中小企業(yè)來說，自己就是一個實踐者，這個道理都是深有體會的。

難點就在于，因為你不熟悉IT，因此你不清楚對方是從哪些方面來實現(xiàn)自己的意圖的，這就需要你不僅有好的參謀，更需要你對這項IT采購所能涉及到哪些方面心中有數(shù)。

14：商人永遠比你知道得多，雖然你經(jīng)常覺得比他知道得多。

可能企業(yè)里有熟悉IT的主管乃至老板，因此在與商家交涉的時候，總因為自己了解IT，而覺得占據(jù)了主動地位。但實際上企業(yè)沒有處于IT產(chǎn)業(yè)環(huán)境的話，對于IT產(chǎn)品之外的信息，自然遠遠不能跟商家相比，對IT產(chǎn)品了解再多，用戶一般也無法了解詳細的IT產(chǎn)品價格在各渠道的構成、原廠商銷售政策、優(yōu)惠措施以及服務政策，而這些都是IT采購的核心要素。

因此不要覺得熟悉IT產(chǎn)品就在商家面前托大，那樣可能會更影響你對商家態(tài)度的判斷，在沒掌握足夠的前期情況之前，不要貿然讓自己站在明處，因為你始終知道得比他少。

15：你一旦后退，那就意味著你再沒可能前進。

談判是門很高深的學問，當然IT采購所需要運用的談判知識和技巧并不必多高深，關鍵的一點是，作為中小企業(yè)，資金是有限的，商家也很清楚這一點，因此一旦你后退，商家就能明白你還有繼續(xù)后退的空間，這跟大企業(yè)不同，大企業(yè)的決策是一條鏈，需要有時間反應，而中小企業(yè)的決策，就在少數(shù)幾個人身上，很多時候就是跟商家談判的人，商家能夠第一時間得到反應，而你的底牌泄露后，就再難向前進了。

16：別把精力放在分辨對方的微笑是否真誠這種事情上。

或許是習慣的關系，商家的態(tài)度是很多用戶挑剔的地方，由此連帶，商家的名稱、地點、裝修乃至笑得是否職業(yè)，也成了用戶挑剔的對象。而這些因素，固然一方面體現(xiàn)了商家的某些信息，但是更多的是與商家與用戶交互的過程關系不大的東西，用戶在這些方面挑剔過多，不僅花費了不必要的精力，在對產(chǎn)品進行審視的時候，也容易受到這些因素的影響，從而讓自己的判斷偏離正常的軌道。

17：說話要大聲，付錢要小氣。

你是消費者，所以你的主張要大聲點說出來，包括有些你覺得不妥當?shù)?，你也要說出來，看商家的反應再來確定你的策略。

同樣，也因為你是消費者，付錢一定要謹慎，在采購和實施比較大的IT系統(tǒng)的時候，分期審核和付費是必須的流程，掌握好這個流程可以讓你避免在出現(xiàn)意外的時候遭受更多的損失。

服務追蹤

18：口頭承諾比空氣還虛無，所以要落在紙上，最好是落在錢上。

銷售對于服務的承諾從來都是不吝惜的，但當你仔細傾聽認真分析的話，就能發(fā)現(xiàn)，這些承諾基本都是沒時間沒數(shù)量沒細節(jié)的"三無產(chǎn)品"，而當你一旦想把這些服務落實下來的時候，對方基本也會希望你對應這些細節(jié)，把錢也落實下來，自然，這個時候你之前費盡心機所節(jié)省下來的費用，就會一一被拉出來放到這些地方來。

所以除了在談判的過程中就先確定好這些細節(jié)之外，更重要的是，不要將口頭承諾當作是整個銷售體系里應該會出現(xiàn)的東西。

19：東西出了事情再找銷售用處不大，所以事先就得搞清楚誰負責售后。

銷售的終極追求就是把東西賣了把錢拿到，除此之外，他還能做什么就取決于他個人，如果售后再找他，即使他很負責任，但因為售后和他并不是一個體系的，所以再怎么也隔了一層，這一層就可能產(chǎn)生很多的麻煩。

越是復雜的IT系統(tǒng)，越是需要事先就了解對方的售后體系并且實際接觸到售后隊伍，盡管大型企業(yè)的IT系統(tǒng)都有這樣的操作流程作為標準，但是中小企業(yè)在這方面顯然沒有足夠的意識。

20：扛著東西找售后最傻了，所以售后會無視你的存在。

即使再急，也要明白，獲得售后服務是自己的權利，不在萬不得已的情況下，就不能扛著東西去找售后，那樣不僅會因為被人一眼看出你的急切需求而產(chǎn)生被敲竹杠的可能，還因為那樣會顯示出你的IT消費力不足，對方也不大會重視。

在銷售前就爭取到上門服務是必須的，即使沒有爭取到，也要通過你未來的采購規(guī)劃，以及對同業(yè)的影響，來再次獲得上門維修的服務。

21：一定要好好對待上門的服務者。

與廠商的關系，和與廠商具體個人的關系并不是渾然一體的。提供上門服務的廠商都有一套正規(guī)的售后服務支持體系，上門的服務者都是經(jīng)過相當訓練的專業(yè)人士，和他們保持好良好關系，不僅可以獲得更好的服務，還可以獲得更暢通的服務渠道，這一點相當關鍵。

22：支持一個維護計劃并不比臨時修東西更花錢。(cbinews)

一般而言，中小企業(yè)受成本限制，在采購IT系統(tǒng)的時候在維護環(huán)節(jié)特別不愿意做投入，即使有投入，也都放到人員身上，再加一些配件費用，并且還跟辦公費用一同列入成本。但是長期追蹤下來就可以看到，這樣的方針是需要運氣來保證低成本的，而一個表面上看上去付出較多的維護費用開支規(guī)劃，卻能將運氣因素的影響盡量降低，這也是規(guī)避IT風險成本的基本措施。(中小企業(yè)采購)