中小企業(yè)IT采購(gòu)22條經(jīng)驗(yàn)

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中小企業(yè)的IT采購(gòu)，也有如一場(chǎng)沒有硝煙的戰(zhàn)爭(zhēng)，盡管每個(gè)企業(yè)有著自己不同的采購(gòu)體會(huì)，總結(jié)過(guò)多少采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，但這些心得都與各自心得緊密相關(guān)，雖然能給其他采購(gòu)者以啟發(fā)和借鑒，但卻難以成為實(shí)際的行動(dòng)準(zhǔn)則。

《中小企業(yè)IT采購(gòu)》在這幾年來(lái)，接觸了大量中小企業(yè)的IT采購(gòu)寶貴經(jīng)驗(yàn)，在此《2006中小企業(yè)IT采購(gòu)寶典》推出之際，也整合為22條小心得，為中小企業(yè)用戶提供精練的采購(gòu)指導(dǎo)，22條軍規(guī)是個(gè)潛規(guī)則，中小企業(yè)IT采購(gòu)的22條軍規(guī)，也有著很多理解，只可意會(huì)，難以言傳。

采購(gòu)心態(tài)

1：你是上帝，是因?yàn)槟闶钦麄€(gè)產(chǎn)業(yè)鏈的起點(diǎn)，并不是說(shuō)你無(wú)所不能。

如何看待作為消費(fèi)者的自己與提供商品的服務(wù)者之間的關(guān)系，這決定了你在進(jìn)行采購(gòu)的時(shí)候?qū)⒚媾R怎樣的環(huán)境，而這兩者之間的關(guān)系，更像是一個(gè)翹翹板的兩頭，大部分時(shí)間兩頭都是在最高點(diǎn)和最低點(diǎn)來(lái)回晃蕩，絕對(duì)的平衡沒有，但是卻需要找到最高點(diǎn)和最低點(diǎn)，因?yàn)槌^(guò)了這一點(diǎn)，翹翹板就搖不起來(lái)了。

消費(fèi)者是上帝，這句話聽起來(lái)挺神圣的，但是這句話不是說(shuō)給消費(fèi)者聽的，是說(shuō)給服務(wù)者自己聽的，因此，作為采購(gòu)者，盡管清楚自己是整個(gè)產(chǎn)業(yè)的起點(diǎn)，是接近于上帝的存在，但卻要明白，一旦付了錢，你就會(huì)從云端摔下來(lái)，所以在摔之前，還是盡量告訴自己，這個(gè)世界太復(fù)雜，上帝也會(huì)被下民蒙騙。
（采購(gòu)之前需要擺正心態(tài)，這是一場(chǎng)考驗(yàn)，而不是一次旅行）

2：你是食物鏈的最低點(diǎn)，但并不等于你就只能仰視別人。

關(guān)于"顧客就是上帝"這句話怎么看怎么想，這是個(gè)大家都明白的常識(shí)問題，但是也有很多有著不凡的逆反心理，他們總認(rèn)為，自己無(wú)法保護(hù)自己，因此把每一個(gè)自己面對(duì)的服務(wù)提供者叫"奸商"，并且把屬于自己的決策權(quán)交給朋友推薦或者熟人介紹，然后在這個(gè)世界永遠(yuǎn)當(dāng)個(gè)仰視者。

從IT這個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈來(lái)說(shuō)，消費(fèi)者既是這個(gè)產(chǎn)業(yè)的起點(diǎn)，同時(shí)也是這條食物鏈的最低點(diǎn)，因?yàn)镮T所造就的應(yīng)用環(huán)境，迫使企業(yè)不得不將自己武裝起來(lái)以適應(yīng)這個(gè)環(huán)境，甚至超越它。作為為養(yǎng)活這個(gè)產(chǎn)業(yè)的"食物"，即使是"食物"，也總會(huì)有"食物"的尊嚴(yán)。
（采購(gòu)之前也要避免逃避的心態(tài)，這也是一堂深入淺出的課程）

需求分析

3：你想要的和你需要的總是存在時(shí)間差。

IT應(yīng)用的變化其實(shí)并不是太猛烈，很多企業(yè)多年前的系統(tǒng)還能沿用至今，但I(xiàn)T環(huán)境的變化卻實(shí)在太快，那些還能用的系統(tǒng)不出問題還好，一出問題，開發(fā)者找不到了，源代碼找不到了，會(huì)維護(hù)修改升級(jí)的人更是打著燈籠難找，即使找到，成本比買現(xiàn)在的主流產(chǎn)品還高，這是一種無(wú)奈。

因此，在你衡量自己需要什么東西的時(shí)候，你的規(guī)劃肯定是落后于IT環(huán)境的變化，這并不是說(shuō)需要作多么超前的規(guī)劃，而是要把解決需求的標(biāo)準(zhǔn)，在預(yù)留量上仔細(xì)考慮考慮。比如說(shuō)上馬CRM，你就得想想包括呼叫中心、移動(dòng)信息服務(wù)平臺(tái)等等應(yīng)用，是否會(huì)在CRM應(yīng)用之后這些需求也會(huì)出現(xiàn)？而買存儲(chǔ)也一樣，目前是2T的容量需求，如果備份措施效果顯著，備份需求會(huì)不會(huì)增長(zhǎng)？如果不預(yù)先考慮這些問題，這種時(shí)間差的成本，甚至?xí)У粢粋€(gè)企業(yè)的IT發(fā)展。

4：你不可能和另一個(gè)人智商完全一樣，不管是傻還是聰明。

在很多地方，很多行業(yè)，都有這樣一個(gè)習(xí)慣，那就是按照同業(yè)的IT標(biāo)準(zhǔn)或者選擇來(lái)"仿制"自己的IT建設(shè)，在PC、筆記本電腦和外設(shè)等等產(chǎn)品上，這樣的習(xí)慣是很符合風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)原理的，同時(shí)也降低了采購(gòu)成本，但是對(duì)于更復(fù)雜一些的IT設(shè)備乃至IT系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，這樣的習(xí)慣就不見得是好習(xí)慣了，畢竟，一個(gè)企業(yè)一張面孔，沒有完全一模一樣的人，也沒有完全一模一樣的企業(yè)。

一個(gè)企業(yè)規(guī)劃和執(zhí)行自己的IT采購(gòu)，基本的出發(fā)點(diǎn)始終是自己的需求，這種需求建立在自己與眾不同的實(shí)際情況，因此照搬他們方案和經(jīng)驗(yàn)，雖然會(huì)有同業(yè)的優(yōu)勢(shì)，采購(gòu)更便利，實(shí)施也已有經(jīng)驗(yàn)，但是沒從自身出發(fā)的IT系統(tǒng)，始終是戴著手套抓魚，落不到實(shí)處。

5：當(dāng)你買到一件東西后，通常你會(huì)發(fā)現(xiàn)需要花更多的錢這件東西才能起作用。

如果對(duì)一個(gè)東西不是很熟悉的話，那么對(duì)費(fèi)用模式也會(huì)不熟悉，不同的產(chǎn)品在這方面差異是很大的，PC筆記本可以按照標(biāo)簽上的價(jià)格拿走，再付什么無(wú)非是換個(gè)好點(diǎn)的鼠標(biāo)或者電腦包，但是服務(wù)器就不一樣了，一般服務(wù)器的基本報(bào)價(jià)只針對(duì)基本配置的，而基本配置的服務(wù)器（例如買4路服務(wù)器，但一般報(bào)價(jià)是按裝一個(gè)處理器來(lái)的）一般是無(wú)法承擔(dān)規(guī)劃中的應(yīng)用需求，后面一大堆的內(nèi)存、處理器、硬盤、管理套件、服務(wù)都會(huì)跟上來(lái)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)這些東西加起來(lái)的費(fèi)用會(huì)超過(guò)你的預(yù)想很多。

6：如果按口袋里有多少錢來(lái)買東西，你會(huì)后悔因?yàn)闆]存錢的習(xí)慣，結(jié)果連老本都搭上了。

不少中小企業(yè)有這樣的采購(gòu)習(xí)慣，就是看口袋里有多少錢，然后再看能解決什么IT問題，作為工薪族的中小企業(yè)，量力而行的原則當(dāng)然是必須的，但是另外很重要的一點(diǎn)，就是需要把IT看作一項(xiàng)重大支出，應(yīng)該有長(zhǎng)期的投入規(guī)劃，或者預(yù)算安排。

舉例而言，一對(duì)工薪小夫妻，買房子過(guò)生活是大事，早早就在做安排，對(duì)中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，IT投資固然不比買房子那樣涉及最根本的問題，但是作為未來(lái)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要因素，如果沒有一個(gè)長(zhǎng)期的規(guī)劃，等到需要上馬的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)，可能會(huì)為解決這個(gè)不得不解決的IT問題而讓企業(yè)陷入很大的資金風(fēng)險(xiǎn)中。

7：你總是會(huì)少什么，所以你最好先解決最大的問題。

IT是長(zhǎng)期并且持續(xù)的工程，幻想一次就全部解決問題那是不切實(shí)際的，而關(guān)于IT的問題卻是始終存在的，所以在審視自己的IT需求的時(shí)候，不要把所有的需求都包括進(jìn)來(lái)，先找到最關(guān)鍵和最迫切，影響最大的問題，當(dāng)然，同時(shí)也是相對(duì)獨(dú)立的問題。

信息搜集

8：跟飯館一樣，人總是喜歡湊熱鬧，然后再失望。

IT畢竟不是飯菜，選好的地點(diǎn)開店開公司是商家的商業(yè)策略，與其經(jīng)營(yíng)品質(zhì)和信譽(yù)關(guān)系并不是直接的，光看著地點(diǎn)去找東西的策略不是最好的，曾經(jīng)有用戶在電腦城轉(zhuǎn)了三天想服務(wù)器主板，最后才發(fā)現(xiàn)隔自己一條街的地方是幾家大經(jīng)銷商。

9：商家的名字好壞和長(zhǎng)短不值得你去花心思揣測(cè)。

商家的名字來(lái)源相當(dāng)?shù)膹?fù)雜，可能是隨手取的，可能是費(fèi)盡心思的，但商家在這上面花的心思，跟商家能提供給你的服務(wù)還是不一樣的，難以從這上面得到答案。
搜集信息的第一要點(diǎn)，應(yīng)該是圈定好可供你選擇的商家范圍。

10：火力偵察不要暴露了你的火力。

詢價(jià)是信息搜集的必要階段，但是經(jīng)常有用戶在與對(duì)方開始談價(jià)的時(shí)候就暴露了自己的全部底牌，包括能出多少錢，可以容許多大的產(chǎn)品更換等等，詢價(jià)是談判的開始，相當(dāng)于戰(zhàn)爭(zhēng)的火力偵察，目的是測(cè)試對(duì)方的力量，而不是暴露自己的實(shí)力。

11："貨比三家"的意思是，你至少得淘汰三個(gè)備選對(duì)象，才能開始真正的選擇。

這句話的意思是，你必須要有三個(gè)以上的備選者進(jìn)入第一次的綜合挑選范圍中，然后再進(jìn)行挑選，這可以幫助你把直覺中有問題的對(duì)象淘汰掉，采購(gòu)行為有時(shí)候直覺是很管用的，如果沒有足夠的條件去驗(yàn)證自己的直覺，那就先將感覺不好的商家淘汰掉。

12：沖動(dòng)是魔鬼的意思是，把火力偵察變成強(qiáng)攻基本意味著失敗。

最糟糕的情況是，把火力偵察變成了強(qiáng)攻。真實(shí)的戰(zhàn)場(chǎng)上，經(jīng)常會(huì)有指揮官抓住戰(zhàn)機(jī)，將火力偵察變成強(qiáng)攻從而獲得成功的，但是在中小企業(yè)的IT采購(gòu)中，不可能存在稍縱即失的機(jī)會(huì)，用戶需要足夠的準(zhǔn)備，才能讓自己花錢花得放心，所以，沖動(dòng)的購(gòu)買，對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，是一大忌諱。

采購(gòu)談判

13：你面對(duì)的人總是力圖在你身上榨取最大的價(jià)值。

雖然時(shí)代進(jìn)步到現(xiàn)代，"無(wú)商不奸"這個(gè)說(shuō)法已經(jīng)是不恰當(dāng)?shù)牧?，但是你始終要清楚，和你面對(duì)面的人，代表的企業(yè)，永遠(yuǎn)是希望在你身上實(shí)現(xiàn)最大的價(jià)值，所有言行都緊密圍繞這個(gè)主題展開，當(dāng)然，這一點(diǎn)作為中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，自己就是一個(gè)實(shí)踐者，這個(gè)道理都是深有體會(huì)的。

難點(diǎn)就在于，因?yàn)槟悴皇煜T，因此你不清楚對(duì)方是從哪些方面來(lái)實(shí)現(xiàn)自己的意圖的，這就需要你不僅有好的參謀，更需要你對(duì)這項(xiàng)IT采購(gòu)所能涉及到哪些方面心中有數(shù)。

14：商人永遠(yuǎn)比你知道得多，雖然你經(jīng)常覺得比他知道得多。

可能企業(yè)里有熟悉IT的主管乃至老板，因此在與商家交涉的時(shí)候，總因?yàn)樽约毫私釯T，而覺得占據(jù)了主動(dòng)地位。但實(shí)際上企業(yè)沒有處于IT產(chǎn)業(yè)環(huán)境的話，對(duì)于IT產(chǎn)品之外的信息，自然遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能跟商家相比，對(duì)IT產(chǎn)品了解再多，用戶一般也無(wú)法了解詳細(xì)的IT產(chǎn)品價(jià)格在各渠道的構(gòu)成、原廠商銷售政策、優(yōu)惠措施以及服務(wù)政策，而這些都是IT采購(gòu)的核心要素。

因此不要覺得熟悉IT產(chǎn)品就在商家面前托大，那樣可能會(huì)更影響你對(duì)商家態(tài)度的判斷，在沒掌握足夠的前期情況之前，不要貿(mào)然讓自己站在明處，因?yàn)槟闶冀K知道得比他少。

15：你一旦后退，那就意味著你再?zèng)]可能前進(jìn)。

談判是門很高深的學(xué)問，當(dāng)然IT采購(gòu)所需要運(yùn)用的談判知識(shí)和技巧并不必多高深，關(guān)鍵的一點(diǎn)是，作為中小企業(yè)，資金是有限的，商家也很清楚這一點(diǎn)，因此一旦你后退，商家就能明白你還有繼續(xù)后退的空間，這跟大企業(yè)不同，大企業(yè)的決策是一條鏈，需要有時(shí)間反應(yīng)，而中小企業(yè)的決策，就在少數(shù)幾個(gè)人身上，很多時(shí)候就是跟商家談判的人，商家能夠第一時(shí)間得到反應(yīng)，而你的底牌泄露后，就再難向前進(jìn)了。

16：別把精力放在分辨對(duì)方的微笑是否真誠(chéng)這種事情上。

或許是習(xí)慣的關(guān)系，商家的態(tài)度是很多用戶挑剔的地方，由此連帶，商家的名稱、地點(diǎn)、裝修乃至笑得是否職業(yè)，也成了用戶挑剔的對(duì)象。而這些因素，固然一方面體現(xiàn)了商家的某些信息，但是更多的是與商家與用戶交互的過(guò)程關(guān)系不大的東西，用戶在這些方面挑剔過(guò)多，不僅花費(fèi)了不必要的精力，在對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行審視的時(shí)候，也容易受到這些因素的影響，從而讓自己的判斷偏離正常的軌道。

17：說(shuō)話要大聲，付錢要小氣。

你是消費(fèi)者，所以你的主張要大聲點(diǎn)說(shuō)出來(lái)，包括有些你覺得不妥當(dāng)?shù)?，你也要說(shuō)出來(lái)，看商家的反應(yīng)再來(lái)確定你的策略。

同樣，也因?yàn)槟闶窍M(fèi)者，付錢一定要謹(jǐn)慎，在采購(gòu)和實(shí)施比較大的IT系統(tǒng)的時(shí)候，分期審核和付費(fèi)是必須的流程，掌握好這個(gè)流程可以讓你避免在出現(xiàn)意外的時(shí)候遭受更多的損失。

服務(wù)追蹤

18：口頭承諾比空氣還虛無(wú)，所以要落在紙上，最好是落在錢上。

銷售對(duì)于服務(wù)的承諾從來(lái)都是不吝惜的，但當(dāng)你仔細(xì)傾聽認(rèn)真分析的話，就能發(fā)現(xiàn)，這些承諾基本都是沒時(shí)間沒數(shù)量沒細(xì)節(jié)的"三無(wú)產(chǎn)品"，而當(dāng)你一旦想把這些服務(wù)落實(shí)下來(lái)的時(shí)候，對(duì)方基本也會(huì)希望你對(duì)應(yīng)這些細(xì)節(jié)，把錢也落實(shí)下來(lái)，自然，這個(gè)時(shí)候你之前費(fèi)盡心機(jī)所節(jié)省下來(lái)的費(fèi)用，就會(huì)一一被拉出來(lái)放到這些地方來(lái)。

所以除了在談判的過(guò)程中就先確定好這些細(xì)節(jié)之外，更重要的是，不要將口頭承諾當(dāng)作是整個(gè)銷售體系里應(yīng)該會(huì)出現(xiàn)的東西。

19：東西出了事情再找銷售用處不大，所以事先就得搞清楚誰(shuí)負(fù)責(zé)售后。

銷售的終極追求就是把東西賣了把錢拿到，除此之外，他還能做什么就取決于他個(gè)人，如果售后再找他，即使他很負(fù)責(zé)任，但因?yàn)槭酆蠛退⒉皇且粋€(gè)體系的，所以再怎么也隔了一層，這一層就可能產(chǎn)生很多的麻煩。

越是復(fù)雜的IT系統(tǒng)，越是需要事先就了解對(duì)方的售后體系并且實(shí)際接觸到售后隊(duì)伍，盡管大型企業(yè)的IT系統(tǒng)都有這樣的操作流程作為標(biāo)準(zhǔn)，但是中小企業(yè)在這方面顯然沒有足夠的意識(shí)。

20：扛著東西找售后最傻了，所以售后會(huì)無(wú)視你的存在。

即使再急，也要明白，獲得售后服務(wù)是自己的權(quán)利，不在萬(wàn)不得已的情況下，就不能扛著東西去找售后，那樣不僅會(huì)因?yàn)楸蝗艘谎劭闯瞿愕募鼻行枨蠖a(chǎn)生被敲竹杠的可能，還因?yàn)槟菢訒?huì)顯示出你的IT消費(fèi)力不足，對(duì)方也不大會(huì)重視。

在銷售前就爭(zhēng)取到上門服務(wù)是必須的，即使沒有爭(zhēng)取到，也要通過(guò)你未來(lái)的采購(gòu)規(guī)劃，以及對(duì)同業(yè)的影響，來(lái)再次獲得上門維修的服務(wù)。

21：一定要好好對(duì)待上門的服務(wù)者。

與廠商的關(guān)系，和與廠商具體個(gè)人的關(guān)系并不是渾然一體的。提供上門服務(wù)的廠商都有一套正規(guī)的售后服務(wù)支持體系，上門的服務(wù)者都是經(jīng)過(guò)相當(dāng)訓(xùn)練的專業(yè)人士，和他們保持好良好關(guān)系，不僅可以獲得更好的服務(wù)，還可以獲得更暢通的服務(wù)渠道，這一點(diǎn)相當(dāng)關(guān)鍵。

22：支持一個(gè)維護(hù)計(jì)劃并不比臨時(shí)修東西更花錢。(cbinews)

一般而言，中小企業(yè)受成本限制，在采購(gòu)IT系統(tǒng)的時(shí)候在維護(hù)環(huán)節(jié)特別不愿意做投入，即使有投入，也都放到人員身上，再加一些配件費(fèi)用，并且還跟辦公費(fèi)用一同列入成本。但是長(zhǎng)期追蹤下來(lái)就可以看到，這樣的方針是需要運(yùn)氣來(lái)保證低成本的，而一個(gè)表面上看上去付出較多的維護(hù)費(fèi)用開支規(guī)劃，卻能將運(yùn)氣因素的影響盡量降低，這也是規(guī)避IT風(fēng)險(xiǎn)成本的基本措施。(中小企業(yè)采購(gòu))