10種PowerPoint常見誤用

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誰愿意坐在那里看一個(gè)結(jié)構(gòu)混亂，表達(dá)糟糕的演講稿呢？從下面的內(nèi)容里你可以了解如何避免出現(xiàn)在PowerPoint使用過程中的常見錯(cuò)誤。

我還在參加另外一個(gè)活動(dòng)，這一次我決定看看其他一些會(huì)議，而不僅僅是用我自己的演講稿獲得盡可能多的免費(fèi)午餐。這些經(jīng)歷讓一個(gè)老觀念再次出現(xiàn)在我腦海：“PowerPoint之死”。一些人使用PowerPoint的方式進(jìn)一步驗(yàn)證了這個(gè)說法。Steve Riley把電子郵件形容成“一個(gè)知識(shí)已經(jīng)死亡的地帶”。那么Steve，你錯(cuò)了。沒有什么方式比把知識(shí)放到PowerPoint演講稿之中能夠更快地殺掉它們了。下面是我看到的一些非?？膳碌?、關(guān)于PowerPoint的錯(cuò)誤使用方式，最糟糕的是，這些錯(cuò)誤方式常常出現(xiàn)。

1. PowerPoint 不是一個(gè)字處理軟件！
制作PowerPoint幻燈片并不是要在一張幻燈片上塞進(jìn)盡可能多的內(nèi)容。幻燈片是為了在聽眾記憶里留下印象，引發(fā)人思考的。這意味著你甚至不用在上面寫完整的句子（盡管單詞拼寫正確是很重要的）。簡(jiǎn)單的描述就很好了。

2. 你聽眾中絕大部分的人應(yīng)該知道如何閱讀
把PowerPoint當(dāng)作字處理軟件的一個(gè)必然后果就是太多的演講者站在那里，讀幻燈片上的內(nèi)容。這就產(chǎn)生了一個(gè)誤區(qū)：演講者忘記了他們的聽眾絕大部分是有文化的，完全可以自己閱讀。陳述的目的不是要為聽眾做這些。如果你想要為人們朗讀，那么就去參加本地圖書館舉辦的讀書時(shí)刻活動(dòng)吧。一個(gè)陳述的目的是為了向聽眾解釋那些他們不能夠從幻燈片中了解的內(nèi)容。如果不是這樣，他們完全可以把你的幻燈片帶回去，在他們自己的辦公室、家里、船上、甚至盥洗室里舒舒服服地閱讀就可以了。

3. 一副圖畫值得用千言萬語，甚至更多的語言來講述
僅僅因?yàn)镻owerPoint有很多的頁文字，并不能成為使用它們的理由。一張滿頁文字的幻燈片所含的信息量很難與僅僅有一張圖片的幻燈片相比。在幻燈片上放一張圖片而不是一頁的文字，然后講解這張圖片。人們會(huì)發(fā)現(xiàn)這樣會(huì)有趣的多，而且也更富于信息。而且這樣也讓人們認(rèn)為去聽你的演講更有價(jià)值，而不是僅僅下載幻燈片自己看看就可以了，這讓你能夠成為一個(gè)更重要的人。

4. 充分了解你的演講稿是必須的
諸如“哦！這個(gè)幻燈片放在這里干嗎”或者“我真不知道這個(gè)幻燈片想表達(dá)什么”之類的評(píng)論對(duì)于演講稿來說都不是一件好事?？偟膩碚f，一位聽眾花了時(shí)間和精力來聽你的演講，起碼希望你能夠花同樣的時(shí)間和精力來準(zhǔn)備這次演講。拿別人的演講稿，然后直接站到演講臺(tái)上，開始讀幻燈片上的內(nèi)容并不是一種好的工作方式。

5. 板書并不好，精彩的故事才吸引人
并沒有法律規(guī)定你講的內(nèi)容必須按照板書的方式展現(xiàn)出來。事實(shí)上，就算在學(xué)校，采用板書的方式講課對(duì)于學(xué)生來說也并不是有趣的課程，對(duì)不對(duì)？想想那些讀書的時(shí)候你喜歡過的課程。絕大部分時(shí)候，這些課程的老師是把課程里的內(nèi)容同真實(shí)生活結(jié)合起來，向?qū)W生講述一個(gè)故事來證明一個(gè)觀點(diǎn)。你想聽什么呢？是愿意關(guān)于疏忽的四個(gè)法律案件的引證？這聽起來太痛苦了?；蛘吣愀敢饴犚粋€(gè)關(guān)于某人疏忽的故事，由于他的疏忽，竟然被人起訴。

6. 你陳述的內(nèi)容比你幻燈片選擇的模板重要得多！
每年我平均要在會(huì)議上做80次演講。出于某些原因考慮，每一個(gè)會(huì)議都喜歡用自己獨(dú)特的幻燈片模板。根據(jù)你需要做的演講類型以及你在幻燈片里的做的處理不同，修改模板需要花15分鐘到2個(gè)小時(shí)的時(shí)間不等。這兩個(gè)小時(shí)本來可以用在其他更有意義的工作上——比如說，可以添加些該會(huì)議聽眾關(guān)心的內(nèi)容，而不是把時(shí)間花在修改模板之類聽眾根本不關(guān)心的問題上。我每年平均有兩個(gè)星期的時(shí)間不能創(chuàng)造任何信息，也不能傳遞任何知識(shí)，而是不得不把時(shí)間花在琢磨為什么有人認(rèn)為紅的字體在藍(lán)色的背景上是個(gè)好主意。

7. 三分屏的界面并不是讓你知道下一張幻燈片的內(nèi)容
PowerPoint的三分屏界面對(duì)于編寫幻燈片來說非常有用。但是它的作用并不能夠替代你自己的排練，三分屏的界面的作用并不是讓你在演講的時(shí)候知道下一張幻燈片的內(nèi)容。按“F5”鍵，然后按照設(shè)計(jì)的方式使用PowerPoint'。如果你已經(jīng)在使用三分屏的模式，按“Shift”+“F5”鍵，就能夠從當(dāng)前的幻燈片開始進(jìn)行播放。

8. 不要讓你的聽眾陷入痛苦
OK，陳述的主要目標(biāo)是傳播知識(shí)。如果你用白底黑字的幻燈片，這在光線暗淡的房間里看起來格外讓人痛苦，來折磨聽眾的眼球的話，你就很難將任何觀點(diǎn)傳遞給他們，因?yàn)樗麄冊(cè)谡麄€(gè)演講過程中，一直試圖把目光從屏幕上逃開，望向其他地方。而且……并不需要安排至少一張幻燈片，不能供任何人閱讀。和流行的觀點(diǎn)不同，你不需要安排一張誰也不能閱讀的幻燈片。那是印刷品的工作。如果人們不能閱讀它，為什么要把它放到屏幕上呢？為什么要浪費(fèi)聽眾的時(shí)間？

9. 注意照顧到聽眾中的殘障人士
絕大部分殘障人士都不會(huì)參加演講陳述。但是，有些殘障人士還是會(huì)參加。例如，如果在藍(lán)色的背景上使用紅色的字體對(duì)于某些有色盲的人士來說就看不見內(nèi)容了，因?yàn)樵谒麄兛磥砥聊粫?huì)不停地動(dòng)。紅色的內(nèi)容在黑色的背景上也會(huì)遇到一樣的問題。在他們的眼中，紅色的內(nèi)容在綠色的背景中甚至?xí)Р灰?，除非是完全紅屏的情況，在這種情況下，紅色的內(nèi)容會(huì)突然變大。

10. 12號(hào)字體太小，不適于大量用在演講稿中
12號(hào)字體除非你貼屏幕特別近才能夠看得清，如果是這樣的話，你頭部的運(yùn)動(dòng)似乎就太大了。14號(hào)字體應(yīng)該是最低要求。理想狀況下，不要使用小于18號(hào)的字體。不過，這并不是一場(chǎng)比比看誰用的字體更大的比賽。如果你僅僅在一張幻燈片中使用了12號(hào)字，也沒必要太緊張。一兩張帶有小字體的幻燈片反而會(huì)讓你的演講稿看起來更具有閱讀性——這是個(gè)額外的好處。

本文作者Jesper Johansson是微軟安全技術(shù)部門的高級(jí)安全策略專家。他的工作是幫助用戶指出如何安全地使用微軟的產(chǎn)品。他在全世界進(jìn)行關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全方面的演講，經(jīng)常在大型會(huì)議和定制工作組進(jìn)行演講，特別是在沖刺階段。他和Steve Riley共同編寫了《Protect Your Windows Network》（《保護(hù)你的微軟網(wǎng)絡(luò) 》，Addison-Wesley, 2005, ISBN 0321336437）。你可以訪問他正在建設(shè)中的網(wǎng)站以了解更多關(guān)于此書的信息。Jesper在管理信息系統(tǒng)（Management Information Systems，MIS）領(lǐng)域擁有博士頭銜，他是CISSP（Information Systems Security Professional，信息系統(tǒng)安全專家）以及ISSAP（Information Systems Security Architecture Professional，信息系統(tǒng)安全架構(gòu)專家）。