如何提高員工的工作效率（下）

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三、利用科技改善工作流程
    從自動(dòng)化表格處理到即時(shí)訊息，今天的科技能夠幫助員工更快更聰明地進(jìn)行工作。
    以下5種方法可以使公司的運(yùn)作更為流暢：
    1、管理職能自動(dòng)化
    許多公司將原來靠人工完成的管理職能——如給員工打考勤、管理支出表格等交由電腦網(wǎng)絡(luò)來完成。這一舉措可以減少員工花在搜集、處理和發(fā)布信息所用的時(shí)間，使員工可以將時(shí)間用在更為重要的公司事務(wù)上。另外，信息流的自動(dòng)化還能減少人工操作所造成的不可避免的錯(cuò)誤。
    2、改進(jìn)公司范圍內(nèi)的信息共享
    電腦網(wǎng)絡(luò)可以用來向員工發(fā)布新聞和信息，這比傳統(tǒng)的打印通知和開會(huì)更為快捷也更為經(jīng)濟(jì)。通過這種方法，公司可以對(duì)市場(chǎng)變化作出快捷的反應(yīng)，員工也能快速地適應(yīng)公司的政策和節(jié)支措施。公司還可以創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)檔案，減少文件歸檔、存放的負(fù)擔(dān)。
    3、共享信息資源
    將日程安排、合同經(jīng)理和信息數(shù)據(jù)庫通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或英特網(wǎng)進(jìn)行共享，可以使員工更快更高效地獲取信息。例如，利用在線日程安排，項(xiàng)目經(jīng)理可以很快看到團(tuán)隊(duì)中每位成員的時(shí)間表，找到合適的開會(huì)時(shí)間，然后利用在線日程安排程序?qū)㈤_會(huì)通知發(fā)給每位與會(huì)者。而在過去，他就得與每位成員協(xié)商，找到合適的時(shí)間后再逐個(gè)通知。
    通過將合同經(jīng)理和客戶數(shù)據(jù)庫進(jìn)行共享，公司可以為客戶提供更高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)。公司的任何員工都可以了解客戶基本情況、訂貨歷史記錄和聯(lián)系方式，使他們能夠立即滿足客戶的需求。
    4、快速、便宜的溝通交流
    即時(shí)訊息工具使員工能夠通過英特網(wǎng)彼此進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通，不受地域限制，而不會(huì)帶來高額的費(fèi)用。過去，不同部門之間要進(jìn)行協(xié)作，就得騰出專門的時(shí)間、打長途電話或是召開電話會(huì)議。
    5、實(shí)時(shí)在線協(xié)作
駐外工作人員也能夠來到網(wǎng)上會(huì)議室，編輯文件或是進(jìn)行演示。例如，利用微軟公司“bCentral”提供的“共享觀點(diǎn)團(tuán)隊(duì)服務(wù)”（SharePoint Team Services），員工可以在一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議室里對(duì)相同的文件進(jìn)行討論和修改，還能夠建立文件檔案館和召開討論會(huì)。這樣做不僅能夠提高工作效率，還減少了由于文件的不同打印版本所造成的混亂。
    四、10種良好的工作習(xí)慣
    一天的工作什么時(shí)候才算完成？對(duì)于許多小公司來說，答案是“永遠(yuǎn)沒完”。
    甚至許多管理人員手頭也有一大堆要做的事情。為了在工作和私 人生活之間保持一種健康的平衡，員工要學(xué)會(huì)在工作時(shí)保持高效，從而得以在合理的時(shí)間離開辦公桌。如果做不到這點(diǎn)，就會(huì)精力不濟(jì)、創(chuàng)造力低下，最終危及健康。
    用以下10種方法，你可以認(rèn)清每天必須完成的工作并找到完成任務(wù)的策略。
    1、每天都以計(jì)劃開始
    在核對(duì)電子郵件或語音郵件之前，每個(gè)工作日的頭15分鐘用于寫下任務(wù)清單。寫出清單后，你就會(huì)清楚地知道，哪些工作是今天必須完成的，哪些工作是今后幾天內(nèi)在完成的，哪些是長遠(yuǎn)的目標(biāo)。這樣你就會(huì)精確地找到需要優(yōu)先處理的問題，從而避免被那些不重要的事情分散精力。這樣，即使你決定在某個(gè)合適的時(shí)候停止工作，工作進(jìn)度也在你的掌握之中，不會(huì)受到影響。
    2、分派任務(wù)
    在寫出了任務(wù)清單后，認(rèn)真考慮一下，哪些任務(wù)是可以分派給團(tuán)隊(duì)中的別的成員的。每天早早就找出了這些任務(wù)，就會(huì)使團(tuán)隊(duì)成員能夠盡早開展工作，從而加快完成任務(wù)的速度。和你一樣，同事也希望對(duì)每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后幾個(gè)小時(shí)才把任務(wù)分派給同事，同事會(huì)不高興的，因?yàn)槟阌锌赡艽騺y了他們的計(jì)劃。
    3、控制干擾
    不要讓料想不到的電子郵件、電話和會(huì)議打亂你的工作計(jì)劃，從而使你不得不加班。為控制干擾，可以這樣做：每隔幾個(gè)小時(shí)而不是每隔10分鐘查看一次電子郵件；將電話轉(zhuǎn)為語音郵件，只回復(fù)那些確有急事的電話；要求將會(huì)議安排在你方便的時(shí)候召開。
    4、早工作早離開
    加班加點(diǎn)工作到很晚可能會(huì)引發(fā)惡性循環(huán)——工作到很晚通常會(huì)使你起得晚，然后又導(dǎo)致你要工作到很晚，如此循環(huán)。在一個(gè)星期內(nèi)強(qiáng)迫自己早點(diǎn)開始工作，早一點(diǎn)離開。開始這樣做很困難，但你會(huì)很快發(fā)現(xiàn)，早點(diǎn)開始工作能夠使你每天有做計(jì)劃的時(shí)間，從而提高了你的工作效率。
    5、不要在工作時(shí)間干私事
    一些員工放任自己，在工作時(shí)間為私人事務(wù)分心。在工作時(shí)完全不考慮私人事務(wù)是不現(xiàn)實(shí)的，因此要對(duì)付帳單、寫感謝卡和其他影響工作效率的事情進(jìn)行統(tǒng)籌安排。這些小事情會(huì)影響你的工作，如果你將很多時(shí)間用于與工作無關(guān)的事情，那么晚上要加班就是不可避免的。
    6、下班一小時(shí)前才將電話鈴聲調(diào)響
    在一天的正常工作結(jié)束后，將打進(jìn)來的電話轉(zhuǎn)到你的語音郵件系統(tǒng)中。這樣做既可以保證你在正常工作時(shí)能夠?qū)Ｐ闹轮咎幚砭o急事務(wù)，又能夠使你不用工作到很晚的時(shí)間。
    7、依靠和信賴電子郵件
    許多日常的交流通過電子郵件就可以完成，不一定非得打電話。使用電子郵件可以使你避免打電話聊天。當(dāng)然，也有一些公司必須直接與人交談才能有效運(yùn)作。但是，絕大多數(shù)員工能夠利用電子郵件處理更多的溝通交流事務(wù)。
    8、檢查你的技術(shù)設(shè)備
    “磨刀不誤砍柴工”，對(duì)電腦和辦公設(shè)備進(jìn)行升級(jí)可以使你更為有效地工作，使你可以按時(shí)回家。例如，一臺(tái)性能強(qiáng)大的電腦可以使你更快地進(jìn)行網(wǎng)頁搜索或是同時(shí)運(yùn)行多個(gè)應(yīng)用程序。
    9、利用自動(dòng)化手段
    充分利用辦公自動(dòng)化設(shè)備和應(yīng)用程來完成工作任務(wù)，這樣會(huì)減少手工操作，使你獲得更多的時(shí)間。
    10、今日事，今日畢
    許多員工由于白天完成不了任務(wù)，養(yǎng)成了熬夜的習(xí)慣。熬夜會(huì)使你工作效率降低，直至危害你的健康。因此，員工要想方設(shè)法提高工作效率，做到“今日事，今日畢”。